Cập nhật 03.10.2025 | Quản trị
.png)
Triển khai phần mềm du lịch đồng nghĩa với việc phải chuẩn hóa và tái cấu trúc nhiều quy trình trong doanh nghiệp. Các bước xử lý thủ công, rời rạc sẽ được thay thế bằng nhiều quy trình số hóa, tự động.
Do đó, phần mềm yêu cầu nhân viên tuân thủ nghiêm ngặt các quy chuẩn và quy trình đã được thiết kế trong hệ thống. Mỗi bước làm việc đều phải theo đúng luồng, không còn tình trạng “mỗi người một cách” hay xử lý linh hoạt theo thói quen cá nhân. Điều này có thể gây khó khăn cho nhân viên ở giai đoạn đầu, nhưng về lâu dài sẽ tạo nên một văn hóa làm việc kỷ luật và nhất quán.
Nói cách khác, phần mềm du lịch biến quy trình làm việc của doanh nghiệp du lịch từ rời rạc, thủ công và khó kiểm soát trở lên liên thông, tự động và minh bạch. Qua đó đặt nền tảng cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Một trong những tác động rõ rệt nhất khi triển khai phần mềm du lịch là sự thay đổi trong cách các phòng ban và cá nhân giao tiếp, phối hợp với nhau. Trước đây, nhiều doanh nghiệp hoạt động theo cách mỗi bộ phận sử dụng công cụ hoặc hệ thống quản lý riêng. Khi cần trao đổi thông tin, nhân viên phải gửi email, gọi điện, hoặc chia sẻ file thủ công, dẫn đến chậm trễ, sai lệch dữ liệu và giảm hiệu quả làm việc nhóm.
Phần mềm giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một nguồn dữ liệu thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp, từ đó tăng cường sự hợp tác và giao tiếp hiệu quả giữa các phòng ban. Với phần mềm du lịch, mọi thông tin được cập nhật trực tiếp trên hệ thống và các bộ phận liên quan đều có thể truy cập, khai thác ngay lập tức.
Ví dụ, khi bộ phận Sale tạo booking trên phần mềm, dữ liệu sẽ ngay lập tức được cập nhật để bộ phận điều hành kiểm tra danh sách đoàn, dịch vụ,... đồng thời kế toán có thể theo dõi thông tin để thực hiện quyết toán tour.
Mặt khác, thông qua sử dụng chung một nền tảng với dữ liệu chuẩn hóa, các phòng ban có thể cùng làm việc trên một hệ thống số liệu thống nhất, qua đó giảm thiểu sai sót, hạn chế tranh chấp và nâng cao hiệu quả phối hợp trong quá trình làm việc.
>>> Xem thêm: Từ Excel sang TravelMaster - Doanh nghiệp du lịch thay đổi như thế nào?
Trước đây, việc phân bổ công việc trong nhiều doanh nghiệp thường dựa vào sự phân công thủ công hoặc thói quen quản lý, dẫn đến chồng chéo trách nhiệm, thiếu rõ ràng hoặc rơi vào tình trạng “không ai chịu trách nhiệm”.
Trong khi đó, phần mềm du lịch thiết lập một cơ chế phân quyền rõ ràng và chặt chẽ dựa trên vai trò công việc giúp đảm bảo tính an toàn cho dữ liệu, tránh lạm quyền hoặc sai sót do truy cập ngoài phạm vi. Ví dụ, nhân viên Sale chỉ có thể làm việc trong các khu vực như quản lý thông tin nhà cung cấp, tạo báo giá và booking cho khách hàng. Bộ phận Điều hành được phân quyền theo dõi booking, danh sách đoàn, đặt dịch vụ và quản lý tiến độ tour.
Nhờ vào cấu trúc phân quyền chặt chẽ, mỗi nhân viên đều có quyền truy cập phù hợp với nhiệm vụ của mình, đồng thời được gắn trách nhiệm trực tiếp với kết quả đầu ra. Điều này giúp loại bỏ tình trạng “làm thay”, “làm hộ” hoặc “thoái thác” công việc, bởi mọi hoạt động đều được ghi nhận minh bạch trên hệ thống.
Bên cạnh đó, mọi thao tác trên hệ thống đều được ghi lại chi tiết, cho phép nhà quản lý dễ dàng truy xuất khi cần kiểm tra hoặc đối soát. Chính cơ chế này cũng khiến nhân viên ý thức hơn về trách nhiệm đối với dữ liệu và hành động của mình.
Trước khi có phần mềm du lịch, nhiều quyết định trong doanh nghiệp thường dựa vào trực giác, kinh nghiệm cá nhân hoặc những con số rời rạc được tổng hợp thủ công. Cách tiếp cận này tiềm ẩn nhiều rủi ro, bởi dữ liệu thiếu tính cập nhật, dễ sai sót và không phản ánh toàn diện tình hình thực tế.
Tuy nhiên khi triển khai phần mềm, mọi dữ liệu, báo cáo đều được cập nhật theo thời gian thực. Điều này cho phép lãnh đạo và nhân viên ra quyết định dựa trên dữ liệu (Data-Driven Decisions) một cách chuẩn xác, nhanh chóng và phù hợp với tình hình thực tế.
Hơn nữa, với khả năng phân tích xu hướng và khai thác dữ liệu chuyên sâu, lãnh đạo có thể dự đoán nhu cầu thị trường, phát hiện cơ hội và đưa ra những quyết định kinh doanh phù hợp với thực tế.
>>> Xem thêm: 5 cách để khai thác giá trị dữ liệu trên phần mềm du lịch
Trong quá trình triển khai phần mềm du lịch, sự thay đổi không chỉ diễn ra ở quy trình hay công nghệ, mà còn sâu rộng đến tư duy và thói quen làm việc của nhân viên. Hệ thống mới không chỉ giúp chuẩn hóa công việc mà còn thúc đẩy mỗi cá nhân nhìn nhận lại vai trò, trách nhiệm và cách phối hợp với đồng nghiệp.
Cụ thể nhân viên sẽ phát triển những năng lực và thái độ sau:
Nhận thức trách nhiệm cá nhân: Trước đây, nhiều người chỉ tập trung vào nhiệm vụ cá nhân với tư duy “việc của tôi xong là được”, dẫn đến sự rời rạc và thiếu liên kết giữa các bộ phận. Khi sử dụng phần mềm du lịch, nhân viên dần hình thành tư duy “công việc của tôi là đầu vào cho phòng ban tiếp theo”. Từ đó phối hợp hiệu quả hơn và tối ưu hóa hiệu suất chung của doanh nghiệp.
Sẵn sàng tuân thủ và chấp nhận kỷ luật: Phần mềm du lịch giúp chuẩn hóa các quy trình và yêu cầu nhân viên làm việc theo các tiêu chuẩn và quyền hạn đã được quy định. Điều này giúp giảm thiểu thói quen làm việc tùy tiện, nhân viên phải thực hiện đúng quy trình, tuân theo các tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng của hệ thống, từ đó nâng cao tính kỷ luật trong công việc.
Tư duy học tập và cải tiến liên tục: Việc áp dụng phần mềm du lịch đòi hỏi nhân viên cần thường xuyên cập nhật kỹ năng sử dụng hệ thống, nắm bắt các tính năng mới, và cải tiến cách làm việc dựa trên dữ liệu được cung cấp. Điều này giúp doanh nghiệp chuyển từ môi trường “ổn định và duy trì” sang môi trường liên tục học hỏi, thử nghiệm và cải tiến. Quá trình này không chỉ nâng cao năng lực cá nhân mà còn hình thành một văn hóa học tập và cải tiến liên tục trong toàn bộ tổ chức, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả vận hành.
Lãnh đạo thiếu quyết tâm: Khi lãnh đạo thiếu quyết tâm, không tham gia đầy đủ các cuộc họp quan trọng, bỏ qua các giai đoạn quan trọng của dự án hoặc dễ nản lòng khi gặp khó khăn sẽ khiến nhân viên cảm thấy việc triển khai phần mềm không thực sự quan trọng. Điều này có thể dẫn đến nhân viên chậm tiếp nhận hệ thống mới, thậm chí chống đối thay đổi.
Thiếu truyền thông nội bộ về mục tiêu và lợi ích: Lãnh đạo không chủ động truyền đạt một cách rõ ràng và thường xuyên về tầm nhìn, mục tiêu chiến lược và lợi ích lâu dài của phần mềm du lịch khiến nhân viên không hiểu "tại sao" họ phải thay đổi. Đồng thời, coi việc đào tạo và quản lý sự kháng cự chỉ là công việc của phòng nhân sự mà không nhận ra đây là trách nhiệm lãnh đạo để tạo ra văn hóa chấp nhận và ủng hộ sự thay đổi.
Thiếu cơ chế khuyến khích thay đổi: Khi doanh nghiệp không có cơ chế khen thưởng hoặc ghi nhận kịp thời những nhân viên tiên phong, thích nghi nhanh và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình chuyển đổi, nhân viên sẽ ít động lực chủ động tiếp cận và sử dụng. Qua đó, làm chậm quá trình thay đổi văn hóa, kéo dài thời gian nhân viên làm quen với hệ thống và giảm hiệu quả triển khai.
Nhân viên quen với cách làm cũ, ngại tiếp nhận quy trình mới: Nhiều nhân viên đã làm việc theo các thói quen lâu năm và cảm thấy thoải mái với cách vận hành cũ. Khi phải làm quen với phần mềm du lịch, họ thường có tâm lý “cách làm này này trước giờ vẫn ổn”, ngại học các quy trình mới hoặc sử dụng hệ thống mới.
Nhân viên lo ngại mất việc, mất quyền kiểm soát: Các phần mềm du lịch có thể giúp tự động hóa nhiều quy trình trước đây do con người thực hiện. Vì vậy, điều này khiến một số nhân viên lo lắng rằng họ có thể mất việc, dẫn đến thái độ chống đối, làm chậm quá trình triển khai và ảnh hưởng đến tinh thần làm việc chung.
Thiếu sự đồng thuận giữa các phòng ban: Tuy nhiên, nếu các phòng ban không đồng thuận hoặc bảo thủ giữ cách làm cũ, sẽ hình thành các rào cản thông tin. Một số phòng ban sử dụng phần mềm đầy đủ, trong khi phòng ban khác chỉ áp dụng mang tính hình thức có thể khiến quá trình làm việc bị gián đoạn và hiệu quả triển khai giảm sút đáng kể.
>>> Xem thêm: Top 07+ sai lầm thường gặp khi triển khai phần mềm du lịch
Để khai thác tối đa lợi ích, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược hỗ trợ nhân viên thích nghi và làm chủ phần mềm du lịch một cách hiệu quả. Cụ thể:
Ban lãnh đạo cần thể hiện rõ cam kết với dự án, không chỉ về mặt chủ trương mà còn bằng hành động cụ thể.
CEO và các cấp quản lý cao nhất phải chủ động sử dụng phần mềm du lịch nhằm khẳng định rằng việc chuyển đổi sang phần mềm du lịch là cần thiết và rất quan trọng.
Đảm bảo dự án có đủ ngân sách cho việc đầu tư phần mềm, đào tạo nhân viên và các hoạt động hỗ trợ liên quan, để nhân viên cảm thấy được chuẩn bị đầy đủ, tự tin áp dụng vào công việc hàng ngày.
Giải thích tầm nhìn chiến lược: Truyền đạt rõ ràng mục tiêu tầm nhìn, mục tiêu chiến lược và lợi ích lâu dài của việc triển khai phần mềm du lịch để toàn bộ nhân viên hiểu rõ hơn…
Giải thích lợi ích của phần mềm với cá nhân/phòng ban: Bên cạnh việc thể hiện lợi ích với công ty, ban lãnh đạo cũng cần chỉ ra những lợi ích cụ thể cho từng cá nhân hoặc phòng ban, giúp họ không cảm thấy phần mềm du lịch có thể thay thế công việc của họ.
Cập nhật lộ trình và tiến độ triển khai cho nhân viên: Cập nhật thường xuyên về tiến độ dự án, các mốc quan trọng sắp tới như thời gian đào tạo, kiểm thử… và những thay đổi cụ thể sắp diễn ra để nhân viên chuẩn bị tâm lý và sắp xếp công việc.
Tích cực lắng nghe ý kiến của nhân viên và giải đáp: Thông báo rõ ràng về các kênh hỗ trợ, người liên hệ chính (Key Users), và đội ngũ hỗ trợ sau Go-live chủ động trao đổi khi gặp vấn đề trong quá trình triển khai phần mềm du lịch.
Chọn những nhân viên giỏi nghiệp vụ, có thái độ tích cực, tinh thần hợp tác và ảnh hưởng tốt trong phòng ban. Họ sẽ là những người dễ dàng thuyết phục, hướng dẫn và truyền cảm hứng cho đồng nghiệp trong quá trình triển khai phần mềm.
Key User trở thành người hỗ trợ đồng nghiệp trực tiếp trong giai đoạn triển khai và sau Go-live. Họ giúp giải đáp thắc mắc, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm đúng quy trình và chia sẻ các mẹo thao tác hiệu quả.
Key User đóng vai trò trung gian quan trọng, truyền đạt phản hồi, khó khăn và đề xuất từ nhân viên đến đội dự án hoặc IT. Ngược lại, họ cũng truyền đạt thông tin, hướng dẫn và các thay đổi từ đội dự án đến nhân viên, đảm bảo mọi người đều nắm rõ tiến trình và cách áp dụng phần mềm.
Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm du lịch thiết kế chương trình đào tạo phù hợp với từng nhóm nhân viên, từ quản lý, nhân viên vận hành đến bộ phận hỗ trợ. Mỗi nhóm sẽ có nội dung tập trung vào các chức năng phù hợp với công việc hàng ngày của họ.
Có thể xen kẽ tổ chức kết hợp giữa học trực tiếp và đào tạo trực tuyến, bao gồm e-learning, video hướng dẫn và bài tập thực hành. Nhân viên sẽ được trải nghiệm các tình huống mô phỏng thực tế để nâng cao kỹ năng và sự tự tin khi sử dụng phần mềm trong công việc.
Các Key User hoặc chuyên gia sẽ hướng dẫn trực tiếp cho những nhóm nhỏ hoặc cá nhân gặp khó khăn. Hình thức này giúp giải đáp thắc mắc nhanh chóng, đảm bảo nhân viên có thể áp dụng phần mềm một cách chính xác và hiệu quả.
Sau mỗi buổi đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra kiến thức và khả năng thao tác trên phần mềm. Đồng thời, doanh nghiệp sẽ thu thập phản hồi để phối hợp với nhà cung cấp điều chỉnh nội dung, phương pháp đào tạo, đảm bảo chương trình luôn phù hợp với nhu cầu thực tế của nhân viên.
Cung cấp đầy đủ tài liệu hỗ trợ như hướng dẫn thao tác, video minh họa, FAQ và checklist từng bước. Nhân viên có thể truy cập dễ dàng để học tập hoặc tra cứu khi cần, giúp quá trình thích nghi với phần mềm trở nên nhanh chóng và chủ động hơn.
Sau khi phần mềm chính thức đi vào sử dụng, cần có đội hỗ trợ trực tiếp, sẵn sàng tư vấn và giải đáp thắc mắc của nhân viên.
Định kỳ tiến hành khảo sát nhân viên để thu thập ý kiến về mức độ hài lòng, khó khăn gặp phải trong quá trình sử dụng phần mềm nhằm hiểu được những rào cản tâm lý, kỹ năng còn thiếu và mức độ đồng thuận của nhân viên.
Đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức của nhân viên thông qua kết quả các buổi đào tạo, bài kiểm tra thực hành hoặc bài tập tình huống. Việc này giúp nhận diện những nhân viên còn gặp khó khăn, từ đó lên kế hoạch hỗ trợ bổ sung hoặc đào tạo lại các nội dung chưa nắm vững.
So sánh hiệu suất làm việc trước và sau khi triển khai phần mềm, bao gồm thời gian hoàn thành nhiệm vụ, số lỗi thao tác, mức độ phối hợp giữa các phòng ban và năng suất tổng thể. Kết quả đánh giá giúp doanh nghiệp đo lường trực tiếp mức độ thích nghi và hiệu quả thực tế của nhân viên trong việc áp dụng phần mềm vào công việc hàng ngày.
>>> Xem thêm: Cẩm nang lựa chọn và triển khai Phần mềm Du lịch
Triển khai phần mềm du lịch là một bước tiến giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả vận hành. Tuy nhiên, thành công của dự án không chỉ phụ thuộc vào công nghệ, mà còn gắn liền với khả năng thích ứng và thói quen làm việc của nhân viên. Vì vậy, doanh nghiệp cần áp dụng những chương trình đào tạo, hướng dẫn sử dụng và hỗ trợ liên tục để nhân viên nhanh chóng thích nghi và làm chủ phần mềm du lịch, từ đó tạo sự đồng thuận trong nội bộ và khai thác trọn vẹn giá trị mà phần mềm mang lại.
.png)