Cập nhật 22.10.2025 | Quản trị
Trên phần mềm TravelMaster toàn bộ quy trình từ khâu bán hàng đến điều hành tour được kết nối và vận hành một cách tự động. Điều hành viên có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp ngay trên hệ thống. Khi có Booking mới, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo đến điều hành viên phụ trách, giúp quá trình tiếp nhận và xử lý yêu cầu diễn ra nhanh chóng và kịp thời. Điều này đặc biệt hữu ích vào những mùa cao điểm khi lượng Booking có thể tăng cao đột biến.
Tại mỗi Booking, điều hành viên dễ dàng nắm bắt toàn bộ thông tin cần thiết phục vụ cho công tác điều hành tour như: danh sách đoàn, số lượng khách, loại dịch vụ cần đặt, thời gian khởi hành – kết thúc và các yêu cầu đặc biệt của khách. Nhờ đó, công tác điều hành trở nên chủ động, chuyên nghiệp góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và mang lại trải nghiệm trọn vẹn cho khách hàng.
>>> Xem thêm: Từ Excel sang TravelMaster - Doanh nghiệp du lịch thay đổi như thế nào?
2. Đặt dịch vụ nhà cung cấp nhanh chóng & tự động
Trước đây, việc đặt dịch vụ với nhà cung cấp thường được thực hiện bằng cách gọi điện, nhắn tin hoặc soạn email một cách thủ công, vừa tốn thời gian vừa làm giảm hiệu suất làm việc. Đặc biệt, điều này có thể khiến điều hành viên rơi vào tình trạng quá tải, thậm chí bỏ sót dịch vụ khi vào mùa cao điểm.
Với TravelMaster, việc đặt dịch vụ với nhà cung cấp trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn nhờ quy trình được tự động hóa hoàn toàn. Điều hành viên có thể tạo yêu cầu trực tiếp trên hệ thống, gửi Email đặt dịch vụ tự động với nội dung chuẩn hóa, bao gồm thông tin về nhà cung cấp, loại dịch vụ, số lượng, thời gian sử dụng và giá.
Toàn bộ quá trình đặt và theo dõi dịch vụ được quản lý tập trung trên một giao diện duy nhất, giúp điều hành viên dễ dàng nắm bắt tiến độ và tình trạng từng dịch vụ. Hệ thống ghi nhận trạng thái xác nhận, thanh toán và tiến trình hoàn tất, cho phép nhanh chóng xác định dịch vụ nào đã hoàn tất, dịch vụ nào đang chờ xử lý, từ đó nâng cao hiệu quả công tác điều hành.
Một điểm nổi bật khác là khả năng linh hoạt thay đổi dịch vụ theo nhu cầu khách hàng. TravelMaster hỗ trợ thêm mới, chỉnh sửa hoặc hủy dịch vụ một cách nhanh chóng, đảm bảo mọi thay đổi đều được xử lý kịp thời, chính xác và duy trì tính nhất quán trong toàn bộ quy trình điều hành.
Bên cạnh đó, thông qua việc lưu trữ và phân tích toàn bộ lịch sử đặt dịch vụ, doanh nghiệp có thể đánh giá nhà cung cấp, xác định những đối tác thường xuyên cung cấp dịch vụ tốt hoặc được đặt nhiều nhất. Điều này giúp lập kế hoạch thương thảo giá, ưu đãi và lựa chọn đối tác chiến lược hiệu quả trong những kỳ kinh doanh tiếp theo.
Trong hoạt động điều hành xe, TravelMaster hỗ trợ doanh nghiệp quản lý phương tiện một cách thông minh và tự động, từ việc xếp lịch, phân bổ tài xế đến ghép xe. Hệ thống cho phép theo dõi chi tiết từng xe, bao gồm biển số, loại xe, sức chứa, tài xế và tình trạng hoạt động, giúp điều hành viên nắm bắt toàn bộ quá trình vận hành một cách chính xác và thuận tiện.
Đặc biệt, với tính năng tự động ghép xe, TravelMaster hỗ trợ xếp xe một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất. Điều hành viên chỉ cần chọn các đoàn khách cần ghép, hệ thống sẽ tự động tính tổng số khách và đề xuất phương án ghép xe phù hợp nhất với số lượng khách. Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian điều phối mà còn tối ưu hóa hiệu suất sử dụng xe, hạn chế tình trạng thừa ghế hoặc phải bố trí nhiều xe gây lãng phí nguồn lực.
Quản lý và xếp lịch hướng dẫn viên là một trong những khâu then chốt, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng phục vụ và trải nghiệm của du khách. Với TravelMaster, công việc này được tự động hóa và tối ưu nhờ khả năng kết nối đồng bộ với Nền tảng số iTourism.
Doanh nghiệp có thể dễ dàng tìm kiếm Hướng dẫn viên trên toàn quốc thông qua các tiêu chí như ngôn ngữ, khu vực hoạt động hay kinh nghiệm. Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ xác minh thông tin và hồ sơ của Hướng dẫn viên trước khi hợp tác, giúp doanh nghiệp lựa chọn được nhân sự phù hợp, đảm bảo chất lượng phục vụ và hạn chế tối đa rủi ro khi thuê hướng dẫn viên tự do.
Bên cạnh đó, hoạt động điều hành Hướng dẫn viên cũng trở nên đơn giản hơn nhờ khả năng quản lý lịch làm việc của hướng dẫn viên một cách khoa học và linh hoạt. Điều hành viên có thể nhanh chóng lọc lịch theo thời gian để xác định những ngày còn trống hoặc đã được phân công, theo dõi chi tiết công việc và tour mà hướng dẫn viên được sắp xếp,...Nhờ đó, việc xếp lịch và điều phối Hướng dẫn viên không chỉ chính xác, kịp thời mà còn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Đánh giá của khách hàng sau mỗi hành trình là nguồn thông tin quý giá, giúp doanh nghiệp du lịch đo lường mức độ hài lòng và nâng cao chất lượng dịch vụ. TravelMaster hỗ trợ thu thập phản hồi một cách nhanh chóng và tiện lợi thông qua mã QR, cho phép du khách đánh giá tour ngay trong chuyến đi. Mọi phản hồi được tổng hợp trực tiếp trên hệ thống, giúp điều hành viên nhanh chóng phân tích, so sánh và đánh giá chất lượng tour.
Điều này không chỉ tạo điều kiện cho du khách phản hồi và khiếu nại một cách thuận tiện mà còn giúp doanh nghiệp xây dựng cơ sở dữ liệu đánh giá có giá trị, phục vụ cho công tác cải tiến chất lượng dịch vụ và hoạch định lại chiến lược phát triển sản phẩm.
Phần mềm TravelMaster cung cấp một góc nhìn toàn cảnh và trực quan về toàn bộ hoạt động điều hành tour, bao gồm dữ liệu về các tour điều hành mới, tình trạng đặt dịch vụ, tour đã diễn ra, tour đã kết thúc và các tour chưa quyết toán.
Thông qua hệ thống báo cáo, điều hành viên có thể nhanh chóng nắm bắt tiến độ thực tế của từng tour, theo dõi mức độ hoàn thành công việc và phát hiện kịp thời các vấn đề phát sinh để xử lý ngay trên hệ thống.
Ngoài ra, việc theo dõi chặt chẽ các khoản dự chi và thực chi giúp đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính, hỗ trợ cho quá trình quyết toán tour sau đó diễn ra dễ dàng và chuẩn xác hơn.
>>> Xem thêm: 20+ Số liệu Báo cáo Realtime trên TravelMaster Dashboard
Với quy trình làm việc tự động và tối ưu, TravelMaster giúp điều hành viên giảm tải áp lực, không còn phải “ôm đồm” mọi khâu như trước. Mọi tác vụ được xử lý nhanh chóng, sắp xếp khoa học, giúp việc điều hành trở nên nhẹ nhàng, chủ động và hiệu quả hơn mỗi ngày.
Đăng ký dùng thử TravelMaster hôm nay để bắt đầu hành trình điều hành tour thông minh và hiệu quả hơn nhé!
.png)