Cập nhật 02.10.2025 | Quản trị
Một trong những sai lầm phổ biến mà nhiều doanh nghiệp gặp phải khi triển khai phần mềm du lịch là không xác định rõ nhu cầu thực tế và mục tiêu cụ thể.
Mua phần mềm chỉ vì thấy đối thủ dùng: Nhiều doanh nghiệp tin rằng “đối thủ đang dùng, mình cũng phải dùng”, dẫn đến quyết định vội vàng mà không xem xét phần mềm đó có thực sự phù hợp với quy trình vận hành của mình hay không.
Chạy theo trào lưu “chuyển đổi số” mà không có chiến lược: Nhiều lãnh đạo chỉ chú trọng việc sở hữu phần mềm du lịch mà chưa xác định rõ phần mềm sẽ giải quyết vấn đề gì hay tối ưu hóa quy trình nào trong doanh nghiệp. Đồng thời, không xây dựng kế hoạch triển khai dài hạn khiến phần mềm thường chỉ được sử dụng tạm thời, dễ bị bỏ quên sau một thời gian, làm lãng phí nguồn lực.
Hệ quả:
Những hệ lụy từ sai lầm này thường kéo theo nhiều vấn đề, có thể bao gồm:
Phần mềm không phù hợp với quy trình thực tế: Doanh nghiệp không thể khai thác đầy đủ các tính năng, đồng thời phần mềm cũng không giải quyết được những vấn đề cốt lõi trong hoạt động, dẫn đến lãng phí thời gian, công sức và nguồn lực.
Tốn kém chi phí: Mua phần mềm nhưng không đạt được các mục tiêu kinh doanh đặt ra, khiến chi phí đầu tư trở nên lãng phí.
Tác động tiêu cực đến tinh thần nhân viên: Khi việc triển khai phần mềm không mang lại kết quả như mong đợi có thể dẫn đến sự nghi ngờ về tính hiệu quả của công nghệ và làm giảm tinh thần đổi mới trong toàn bộ tổ chức.
Nhân viên chính là những người trực tiếp sử dụng phần mềm du lịch hàng ngày. Vì vậy, nếu phần mềm được áp đặt từ cấp quản lý mà không lấy ý kiến hoặc giải thích rõ ràng về lợi ích, nhiều nhân viên sẽ cảm thấy bị ép buộc và chỉ sử dụng phần mềm một cách hình thức.
Hệ quả:
Từ chối sử dụng: Nhân viên có thể tìm mọi cách để né tránh sử dụng phần mềm. Họ viện lý do phần mềm phức tạp, mất thời gian hơn cách làm cũ hoặc đơn giản là cảm thấy không cần thiết.
Sử dụng đối phó: Nhân viên chỉ sử dụng phần mềm một cách hình thức để báo cáo, còn các công việc thực tế vẫn xử lý thủ công (ghi chép vào sổ sách, Excel, gửi email). Điều này khiến dữ liệu trên hệ thống không chính xác, không phản ánh đúng tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Tốn thời gian: Nhân viên phải làm việc song song trên cả hệ thống mới và cách làm cũ, gây tốn thời gian, giảm năng suất và làm tăng nguy cơ sai sót.
Sợ hãi thay đổi: Trải nghiệm tiêu cực với việc triển khai phần mềm sẽ khiến nhân viên có tâm lý e ngại, sợ hãi khi doanh nghiệp có bất kỳ thay đổi công nghệ nào trong tương lai.
Mất niềm tin: Nhân viên cảm thấy không được tôn trọng, không được lắng nghe ý kiến. Điều này làm giảm tinh thần hợp tác và sự gắn bó với doanh nghiệp.
Một sai lầm phổ biến khác khi triển khai phần mềm du lịch là thiếu một lộ trình triển khai chi tiết hoặc lộ trình được xây dựng không khoa học, gây chồng chéo các công việc và làm gián đoạn quá trình vận hành.
Một số dấu hiệu bao gồm:
Không định rõ thời gian triển khai từng bước: Không lên timeline rõ ràng cho từng bước, khiến các bộ phận không biết khi nào cần tham gia, dẫn đến việc bị động, dồn việc vào phút cuối.
Lộ trình chồng chéo: Các công việc được thực hiện song song một cách thiếu khoa học, không có sự phân bổ thời gian hợp lý giữa các giai đoạn đào tạo, thử nghiệm hệ thống và vận hành chính thức. Thực trạng này có thể khiến doanh nghiệp rơi vào tình trạng “chạy nước rút”, vừa làm vừa sửa, ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ và chất lượng dự án.
Thiếu sự phân công trách nhiệm: Không chỉ định rõ ai là người chịu trách nhiệm cho từng công việc cụ thể, dẫn đến đùn đẩy hoặc bỏ sót công việc.
Hệ quả:
Gây gián đoạn hoạt động kinh doanh: Việc chuyển đổi dữ liệu, đào tạo nhân viên một cách đột ngột có thể làm gián đoạn các quy trình bán hàng, điều hành tour và chăm sóc khách hàng. Từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của toàn doanh nghiệp.
Kéo dài thời gian triển khai: Không có kế hoạch cụ thể, dẫn đến dự án bị kéo dài hơn dự kiến, tốn thêm thời gian và chi phí.
Gây ra sự nhầm lẫn và sai sót: Các bộ phận không hiểu rõ nhiệm vụ của mình, không biết công việc nào cần ưu tiên, dẫn đến sự chồng chéo và sai sót trong quá trình nhập liệu hoặc xử lý công việc.
Làm giảm sự tin tưởng của đội ngũ: Khi dự án triển khai không theo tiến độ rõ ràng, nhân viên dễ cảm thấy bối rối và mất niềm tin vào hiệu quả của việc triển khai phần mềm.
>>> Xem thêm: Cẩm nang lựa chọn và triển khai Phần mềm Du lịch
Triển khai phần mềm du lịch là một quá trình dài và liên quan đến thay đổi cách vận hành của doanh nghiệp, do đó cần trải qua nhiều giai đoạn thử nghiệm, tùy chỉnh và đào tạo. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thiếu kiên nhẫn khi gặp khó khăn hoặc trục trặc kỹ thuật, dẫn đến việc bỏ dở quá trình triển khai, làm lãng phí thời gian và nguồn lực đầu tư.
Các biểu hiện phổ biến:
Dễ nản khi gặp lỗi kỹ thuật hoặc chậm tiến độ, thậm chí muốn bỏ dở dự án.
Bỏ qua đào tạo hoặc vận hành thử nghiệm, khiến nhân viên không nắm được quy trình sử dụng.
Thường rút ngắn các bước quan trọng trong lộ trình triển khai nhằm tiết kiệm thời gian
Hệ quả:
Lãng phí nguồn lực và chi phí đầu tư: Khi dự án triển khai phần mềm bị bỏ dở giữa chừng, toàn bộ chi phí ban đầu cho việc mua phần mềm, tư vấn và tùy chỉnh trở nên vô ích. Đồng thời, thời gian, công sức của ban lãnh đạo và nhân viên trong quá trình làm quen và vận hành hệ thống mới cũng bị lãng phí, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả chung của doanh nghiệp.
Làm giảm niềm tin và động lực của nhân viên: Khi dự án không hiệu quả, nhân viên sẽ cảm thấy hoài nghi về các sáng kiến đổi mới của công ty, làm giảm tinh thần hợp tác trong tương lai. Ngoài ra, việc phải làm quen với một hệ thống mới rồi lại quay về cách làm cũ gây ra sự ức chế, mệt mỏi cho nhân viên.
Trong quá trình triển khai phần mềm du lịch, nhiều doanh nghiệp mắc sai lầm nghiêm trọng khi không đầu tư thời gian để chuẩn hóa dữ liệu cũ trước khi nhập vào hệ thống mới khiến quá trình số hóa gặp nhiều vấn đề.
Một số biểu hiện phổ biến:
Dữ liệu thiếu nhất quán: Cùng một thông tin nhưng được ghi dưới nhiều định dạng khác nhau (ví dụ: "Sài Gòn", "SG", "TPHCM"), gây khó khăn cho việc tìm kiếm và tổng hợp.
Dữ liệu bị trùng lặp: Một khách hàng hoặc một tour du lịch được ghi lại nhiều lần, làm sai lệch số liệu và gây rối cho việc quản lý.
Dữ liệu thiếu chính xác: Thông tin liên hệ của khách hàng bị sai, ngày khởi hành của tour bị nhầm lẫn hoặc chi phí không được cập nhật đầy đủ.
Dữ liệu không đầy đủ: Thiếu các trường thông tin quan trọng như mã tour, thông tin nhà cung cấp hay lịch sử thanh toán.
Hệ quả:
Dữ liệu "rác" trong hệ thống mới: Khi dữ liệu chưa được làm sạch và chuẩn hóa, phần mềm sẽ chứa các thông tin sai lệch hoặc trùng lặp, dẫn đến khó khăn trong việc quản lý, tìm kiếm và phân tích dữ liệu.
Phân tích và báo cáo sai lệch: Các báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, hiệu quả kinh doanh... sẽ không chính xác, dẫn đến việc ban lãnh đạo đưa ra các quyết định sai lầm.
Gây lãng phí thời gian và công sức: Nhân viên phải mất nhiều thời gian nhập liệu các dữ liệu thừa hoặc trùng lặp, đồng thời phải rà soát và chỉnh sửa các thông tin sai sót, khiến quá trình triển khai trở nên kéo dài.
Ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm khách hàng: Dữ liệu sai có thể dẫn đến việc tư vấn nhầm thông tin tour, gửi nhầm email, hoặc không chăm sóc khách hàng đúng lúc, làm giảm sự chuyên nghiệp và uy tín của doanh nghiệp.
Nhân viên là những người trực tiếp sử dụng phần mềm hàng ngày, vì vậy nếu họ không được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng, phần mềm sẽ khó phát huy tối đa hiệu quả. Việc này là một sai lầm phổ biến, khiến quá trình triển khai phần mềm du lịch gặp nhiều khó khăn.
Một số dấu hiệu phổ biến:
Đào tạo sơ sài, qua loa: Chỉ tổ chức một buổi đào tạo duy nhất, mang tính chất giới thiệu chung chung mà không đi sâu vào từng tính năng hoặc quy trình làm việc cụ thể của từng bộ phận (Ví dụ: bộ phận sale cần biết cách tạo báo giá, bộ phận điều hành cần biết cách quản lý dịch vụ).
Thiếu tài liệu hướng dẫn: Không cung cấp các tài liệu, video hướng dẫn hoặc tài liệu FAQ (những câu hỏi thường gặp) để nhân viên tự học và tham khảo khi cần.
Thiếu sự hỗ trợ liên tục: Sau buổi đào tạo, không có đội ngũ hoặc người chịu trách nhiệm hỗ trợ, giải đáp thắc mắc kịp thời khi nhân viên gặp khó khăn.
Hệ quả:
Giảm hiệu quả sử dụng: Nhân viên không nắm vững cách thao tác, dẫn đến sai sót trong quá trình sử dụng phần mềm.
Không khai thác hết tính năng: Nhân viên không hiểu và nắm vững các tính năng, bỏ qua những chức năng hữu ích khác, khiến phần mềm không thể phát huy tối đa giá trị.
Tạo tâm lý tiêu cực: Khi phải vật lộn với một hệ thống mới mà không có sự hỗ trợ, nhân viên sẽ cảm thấy chán nản, mệt mỏi và mất động lực. Họ có thể xem phần mềm là một gánh nặng thay vì một công cụ hữu ích, từ đó tìm cách chống đối hoặc sử dụng mang tính đối phó.
Nhiều doanh nghiệp thường nhầm tưởng rằng sau khi phần mềm vận hành, mọi thứ sẽ tự động ổn định. Thực tế, nếu thiếu sự giám sát và hỗ trợ kịp thời, phần mềm dễ gặp trục trặc, nhân viên gặp khó khăn và dự án có nguy cơ không đạt hiệu quả như kỳ vọng.
Biểu hiện của sai lầm này có thể bao gồm:
Thiếu đội ngũ hỗ trợ nội bộ: Không chỉ định "key user" (người quản lý chủ chốt) để tiếp nhận và giải quyết các vấn đề phát sinh từ nhân viên.
Không có hệ thống phản hồi: Không có cơ chế để nhân viên gửi phản hồi, báo cáo lỗi hoặc đề xuất cải tiến, khiến các vấn đề nhỏ dần tích tụ và trở thành rào cản lớn.
Hệ quả:
Hiệu suất làm việc giảm sút: Nhân viên gặp khó khăn trong việc xử lý các tình huống thực tế (lỗi nhập liệu, xử lý trường hợp đặc biệt của khách hàng), nhưng lại không được hỗ trợ kịp thời. Điều này làm chậm tiến độ công việc, gây thất thoát thời gian và làm giảm năng suất.
Dễ tạo ra thói quen cũ: Khi không thể giải quyết vấn đề bằng hệ thống mới, nhân viên có xu hướng quay lại thói quen làm việc thủ công (dùng Excel, sổ sách) vì đó là cách an toàn và quen thuộc hơn.
Một trong những sai lầm nghiêm trọng mà doanh nghiệp thường mắc phải khi triển khai phần mềm du lịch là không đánh giá hiệu quả sử sựng phần mềm. Nếu Không có sự đo lường, doanh nghiệp sẽ không biết được lợi ích thực sự mà phần mềm mang lại, cũng như những điểm cần cải thiện.
Một số dấu hiệu phổ biến:
Không có các chỉ số đo lường cụ thể (KPIs): Doanh nghiệp không đặt ra các chỉ số rõ ràng để đánh giá hiệu quả, như thời gian xử lý tour, số lượng sai sót trong báo cáo, hay tốc độ phản hồi khách hàng.
Không khảo sát và lấy ý kiến từ nhân viên: Không tổ chức các buổi khảo sát định kỳ hoặc thu thập phản hồi từ nhân viên để hiểu mức độ hài lòng và những khó khăn họ đang gặp phải khi sử dụng phần mềm.
Không đối chiếu số liệu: Không so sánh hiệu suất trước và sau khi triển khai phần mềm để thấy được sự khác biệt về năng suất, doanh thu hay chi phí.
Hệ quả:
Không đánh giá được hiệu quả đầu tư (ROI): Doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc xác định khoản đầu tư vào phần mềm có mang lại lợi nhuận hay tiết kiệm chi phí hay không. Điều này khiến ban lãnh đạo thiếu căn cứ để đánh giá và chứng minh hiệu quả của dự án.
Khó cải tiến quy trình: Nếu không biết phần mềm đang hoạt động hiệu quả ở đâu và kém ở đâu, doanh nghiệp sẽ khó điều chỉnh, tối ưu các quy trình kinh doanh.
Nhiều doanh nghiệp du lịch chỉ tập trung vào chi phí mua hoặc thuê phần mềm ban đầu mà bỏ qua các khoản phí phát sinh khác. Việc này có thể dẫn đến việc thiếu hụt ngân sách, làm gián đoạn toàn bộ quá trình triển khai và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả cuối cùng của dự án.
Một số chi phí phát sinh có thể bao gồm:
Chi phí tùy chỉnh (Customization): Nếu doanh nghiệp có nhu cầu điều chỉnh phần mềm để phù hợp với quy trình riêng, chi phí tùy chỉnh sẽ phát sinh tùy vào mức độ phức tạp của yêu cầu.
Chi phí đào tạo bổ sung: Một số nhà cung cấp tính thêm phí cho các buổi đào tạo mở rộng hoặc nâng cao. Do đó, doanh nghiệp cần dự trù ngân sách cho việc đào tạo nhân sự để đảm bảo nhân viên nắm vững hệ thống.
Chi phí tích hợp: Khi muốn kết nối phần mềm du lịch với các hệ thống hiện có (CRM, ERP, kế toán…), doanh nghiệp sẽ phát sinh chi phí tích hợp, đồng bộ dữ liệu và kiểm thử hệ thống.
Chi phí duy trì sử dụng: Bao gồm phí bản quyền hàng năm, phí nâng cấp phiên bản mới, bảo trì hệ thống, cũng như hỗ trợ kỹ thuật từ nhà cung cấp.
Hệ quả:
Dự án bị đình trệ: Khi ngân sách dự phòng cạn kiệt, các công việc quan trọng như tùy chỉnh, đào tạo nâng cao hoặc nhập liệu sẽ bị trì hoãn, làm ảnh hưởng đến tiến độ chung.
Giảm chất lượng triển khai: Để tiết kiệm chi phí, doanh nghiệp có thể cắt giảm các bước quan trọng như đào tạo sâu, tùy chỉnh theo yêu cầu, hoặc hỗ trợ sau go-live. Điều này khiến phần mềm không được sử dụng hiệu quả.
Ảnh hưởng đến hiệu suất: Nhân viên không được đào tạo đầy đủ và thiếu sự hỗ trợ kỹ thuật kịp thời, dẫn đến làm việc kém hiệu quả, thậm chí quay lại các phương pháp làm việc thủ công, làm lãng phí khoản đầu tư ban đầu.
Để tạo sự đồng thuận khi triển khai phần mềm du lịch, doanh nghiệp nên:
Giải thích rõ lý do triển khai, mục tiêu và lợi ích phần mềm mang lại cho từng bộ phận. Thông tin nên được truyền đạt nhiều kênh như email, group chat nội bộ, các buổi họp nhóm hoặc bản tin nội bộ.
Mời nhân viên tham gia đánh giá nhu cầu, thử nghiệm các tính năng và đóng góp ý kiến trong quá trình triển khai giúp họ cảm thấy được lắng nghe và có trách nhiệm với dự án. Đào tạo tương tác và thực hành: Thay vì chỉ giới thiệu lý thuyết, tổ chức các buổi đào tạo có thực hành trên hệ thống, giải quyết tình huống thực tế, giúp nhân viên tự tin sử dụng phần mềm.
Tạo kênh hỗ trợ và phản hồi để nhân viên dễ dàng đặt câu hỏi và chia sẻ khó khăn trong quá trình sử dụng.
Khen thưởng hoặc ghi nhận những nhân viên tích cực tham gia, học hỏi nhanh hoặc hỗ trợ đồng nghiệp, tạo động lực và tinh thần hợp tác.
Trước khi ra quyết định lựa chọn phần mềm du lịch, doanh nghiệp cần dành thời gian phân tích toàn diện hiện trạng hoạt động và xác định rõ nhu cầu thực tế. Doanh nghiệp nên bắt đầu bằng việc trả lời một số câu hỏi chiến lược:
Mục tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn là gì?
Những “điểm nghẽn” nào đang cản trở hiệu quả vận hành?
Quy mô doanh nghiệp và khả năng mở rộng trong tương lai ra sao?
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu, doanh nghiệp cần tiến hành nghiên cứu và so sánh các nhà cung cấp phần mềm. Những yếu tố quan trọng cần xem xét gồm:
Độ uy tín và kinh nghiệm triển khai: Ưu tiên các nhà cung cấp có kinh nghiệm trong lĩnh vực du lịch, có nhiều dự án thành công
Khả năng đáp ứng nhu cầu tùy chỉnh: Phần mềm phải đủ linh hoạt để phù hợp với quy trình đặc thù của doanh nghiệp
Chính sách triển khai và đào tạo nhân sự: Đánh giá mức độ hỗ trợ trong quá trình cài đặt, đào tạo nhân sự (số buổi, chi phí, hình thức…).
Bảo mật và khả năng tích hợp: Bảo mật và tích hợp hệ thống: Đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng, đồng thời kết nối hiệu quả với các hệ thống khác như kế toán, CRM, thanh toán trực tuyến…
Trải nghiệm người dùng: Giao diện thân thiện, dễ sử dụng để nhân viên nhanh chóng thích nghi và vận hành hiệu quả.
Một kế hoạch triển khai chi tiết và khoa học sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo dự án đi đúng hướng:
Xác định mục tiêu từng giai đoạn: Chia dự án thành các bước cụ thể như chuẩn bị dữ liệu, tùy chỉnh phần mềm, đào tạo nhân viên, vận hành thử nghiệm (pilot), và go-live. Mỗi giai đoạn nên có mục tiêu và kết quả đầu ra rõ ràng.
Phân công trách nhiệm rõ ràng: Chỉ định ai chịu trách nhiệm chính cho từng công việc, đồng thời xác định sự phối hợp giữa các bộ phận để tránh bỏ sót hoặc đùn đẩy công việc.
Thiết lập mốc thời gian cụ thể: Xác định rõ khi nào bắt đầu, kết thúc từng bước và thời hạn hoàn thành các giai đoạn quan trọng. Việc có timeline chi tiết giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, phát hiện sớm các vấn đề và đảm bảo dự án không bị trì hoãn.
Để triển khai phần mềm hiệu quả, doanh nghiệp cần kiên trì trong suốt quá trình, bởi đây là một hành trình phức tạp, đòi hỏi nhiều thử nghiệm, điều chỉnh và thời gian để vận hành trơn tru.
Theo dõi sát sao tiến độ triển khai: Thiết lập các buổi họp định kỳ với nhà cung cấp phần mềm và các bộ phận liên quan để cập nhật tiến độ, kiểm tra kết quả của từng giai đoạn (chuẩn bị dữ liệu, tùy chỉnh, đào tạo, vận hành thử nghiệm). Khi phát hiện vấn đề, cần xử lý ngay để tránh kéo dài hoặc ảnh hưởng đến các giai đoạn tiếp theo.
Thích nghi và điều chỉnh kế hoạch: Hiểu rằng khó khăn, lỗi kỹ thuật hay những điểm chưa phù hợp trong quy trình là điều bình thường. Doanh nghiệp nên linh hoạt điều chỉnh lộ trình triển khai, tinh chỉnh hệ thống và quy trình làm việc để phù hợp với thực tế vận hành
Trước khi nhập dữ liệu vào hệ thống mới, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Kiểm tra và làm sạch dữ liệu: Rà soát toàn bộ dữ liệu hiện có để phát hiện và loại bỏ các thông tin trùng lặp, sai lệch hoặc thiếu sót. Ví dụ, các thông tin về khách hàng, tour, nhà cung cấp cần được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh lỗi nhập liệu và nhầm lẫn trong quá trình vận hành.
Chuẩn hóa dữ liệu: Thiết lập định dạng chung cho các loại dữ liệu, bao gồm cách ghi tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại, mã tour… Điều này giúp dữ liệu đồng nhất, dễ quản lý và giảm thiểu rủi ro lỗi khi phần mềm xử lý thông tin.
Sắp xếp và phân loại: Phân loại dữ liệu theo nhóm, ví dụ dữ liệu khách hàng, dữ liệu tour, dữ liệu đối tác… để việc nhập liệu và tra cứu trở nên nhanh chóng, chính xác.
Kiểm thử trước khi nhập liệu: Thực hiện nhập thử một phần dữ liệu vào hệ thống để kiểm tra tính tương thích và xác thực, đảm bảo mọi thông tin được xử lý đúng và phần mềm vận hành ổn định.
>>> Xem thêm: Phương pháp số hóa dữ liệu trong doanh nghiệp du lịch
Đào tạo theo nhóm chức năng: Thay vì tổ chức một buổi đào tạo chung chung, doanh nghiệp nên phân nhóm nhân viên theo bộ phận để tập trung hướng dẫn những tính năng và quy trình liên quan trực tiếp đến công việc hàng ngày của từng nhóm, giúp họ nhanh chóng làm chủ phần mềm và áp dụng hiệu quả vào công việc.
Cung cấp tài liệu và hướng dẫn: Doanh nghiệp cần chuẩn bị tài liệu hướng dẫn chi tiết, video hướng dẫn hoặc FAQ để nhân viên có thể tra cứu khi cần, giúp họ tự học và giảm thiểu sai sót.
Hỗ trợ liên tục sau go-live: Sau khi phần mềm đi vào vận hành chính thức, cần có một đội ngũ hỗ trợ để giải đáp kịp thời các thắc mắc, xử lý sự cố, đồng thời theo dõi mức độ sử dụng và hiệu quả của nhân viên.
Kiểm tra và đánh giá: Thực hiện các bài kiểm tra hoặc đánh giá định kỳ để đảm bảo nhân viên nắm vững các tính năng quan trọng và sử dụng phần mềm đúng cách.
Đo lường và đánh giá hiệu quả định kỳ là bước không thể thiếu trong quá trình triển khai phần mềm du lịch, bởi đây chính là cơ sở để doanh nghiệp hiểu rõ mức độ hiệu quả của khoản đầu tư đã bỏ ra.
Dưới đây là một số bước cần thực hiện:
Thiết lập các chỉ số KPIs: Xác định các chỉ số cụ thể để đánh giá lợi ích mà phần mềm mang lại, ví dụ: thời gian xử lý tour, số lượng sai sót trong báo cáo, tốc độ phản hồi khách hàng, mức độ hài lòng của nhân viên và khách hàng.
Đánh giá định kỳ: Thường xuyên so sánh kết quả trước và sau khi triển khai phần mềm để nhận diện những cải thiện và những vấn đề còn tồn tại.
Điều chỉnh và tối ưu: Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể cải thiện quy trình, bổ sung đào tạo hoặc tối ưu các tính năng của phần mềm để đảm bảo đầu tư mang lại hiệu quả cao nhất.
>>> Xem thêm: 4 nhóm chỉ số đo lường hiệu quả chuyển đổi số doanh nghiệp du lịch
Để triển khai phần mềm du lịch thành công, việc quản lý ngân sách chặt chẽ là rất quan trọng. Doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:
Lập ngân sách tổng thể: Xác định toàn bộ chi phí liên quan đến dự án, không chỉ bao gồm chi phí mua phần mềm mà còn tính toán các khoản phát sinh như chi phí tùy chỉnh phần mềm theo yêu cầu doanh nghiệp, chi phí đào tạo nhân viên để sử dụng phần mềm hiệu quả, chi phí bảo trì và nâng cấp hệ thống trong thời gian sử dụng, chi phí tích hợp phần mềm với các hệ thống khác).
Dự trù ngân sách phát sinh: Luôn chuẩn bị một khoản ngân sách dự phòng để xử lý các tình huống không lường trước, như lỗi hệ thống, dữ liệu cần chuẩn hóa thêm, hoặc nhu cầu đào tạo bổ sung. Điều này giúp tránh gián đoạn quá trình triển khai và đảm bảo dự án được thực hiện trọn vẹn, đúng tiến độ.
Theo dõi và điều chỉnh: Trong suốt quá trình triển khai, liên tục theo dõi chi phí thực tế so với ngân sách đã lập. Điều chỉnh kịp thời để đảm bảo dự án không vượt quá chi phí dự kiến và tối ưu hóa hiệu quả đầu tư.
Cung cấp quyền truy cập và hướng dẫn cho toàn bộ nhân viên.
Liên tục giám sát việc sử dụng phần mềm, đặc biệt trong những tuần đầu tiên.
Ghi nhận các lỗi phát sinh, các vấn đề về hiệu suất hoặc khó khăn của người dùng.
Xác định các phòng ban hoặc cá nhân đang gặp trở ngại để có sự hỗ trợ kịp thời.
Luôn có đội ngũ hỗ trợ túc trực (key users hoặc IT nội bộ, hoặc từ nhà cung cấp) để giải đáp thắc mắc và xử lý sự cố ngay lập tức.
Triển khai phần mềm du lịch là một hành trình phức tạp, đòi hỏi kế hoạch rõ ràng, dữ liệu chuẩn hóa và đào tạo nhân viên bài bản. Việc nắm rõ những sai lầm thường gặp khi triển khai phần mềm du lịch sẽ giúp doanh nghiệp chủ động phòng tránh, tối ưu chi phí và đảm bảo hệ thống vận hành hiệu quả ngay từ đầu.
Xem thêm:
>>> Top 10 phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch hiệu quả nhất 2025
>>> Phần mềm du lịch TravelMaster - Giải pháp quản trị Doanh nghiệp Du lịch thông minh
.png)
.png)