Cập nhật 17.11.2025 | Kiến thức
NỘI DUNG
Vai trò của mở bán tour trong hoạt động kinh doanh lữ hành
Quy trình mở bán tour du lịch tiêu chuẩn cho doanh nghiệp du lịch
Những vấn đề thường gặp trong quá trình mở bán tour du lịch
Mở bán tour thông minh với Phần mềm du lịch TravelMaster
Mở bán tour là hoạt động doanh nghiệp lữ hành công bố chính thức một chương trình du lịch ra thị trường và bắt đầu nhận booking (đặt chỗ) từ khách hàng hoặc đại lý. Đây là thời điểm tour chuyển từ giai đoạn xây dựng sản phẩm sang kinh doanh – bán hàng, đồng thời đánh dấu việc tour đã sẵn sàng để bán với đầy đủ thông tin: lịch trình, giá, ngày khởi hành, chính sách và số lượng chỗ.
Nói cách khác, mở bán tour = công bố tour + cho phép khách đặt chỗ + quản lý tồn chỗ theo thời gian thực.
Các thành phần cốt lõi của “mở bán tour” gồm:
Thông tin tour đã hoàn chỉnh: chương trình chi tiết, điểm đến, dịch vụ bao gồm/không bao gồm.
Giá bán cuối cùng: giá lẻ, giá đoàn, chính sách ưu đãi (nếu có).
Ngày khởi hành & số chỗ sẵn sàng bán: số lượng chỗ tối đa (allocation) được phép mở.
Chính sách bán: đặt cọc, thanh toán, hoàn/hủy.
Kênh bán hàng: website du lịch, OTA, mạng xã hội, đại lý, đội sales nội bộ.
Phân biệt “mở bán tour” với các khái niệm dễ nhầm lẫn
Mở bán tour: Tour chính thức sẵn sàng bán, có giá – tồn chỗ – chính sách – đặt chỗ được ngay.
Đăng tour lên website: Chỉ là hiển thị thông tin; có thể chưa có giá hoặc chưa cho phép đặt ngay.
Giới thiệu/tung teaser sản phẩm tour: Giai đoạn “pre-launch”, nhằm thăm dò nhu cầu trước khi mở bán thật sự.
Trong quy trình kinh doanh tour, giai đoạn mở bán luôn được xem là “bản thử nghiệm thực tế” đầu tiên của sản phẩm. Từ cách thị trường phản hồi, đến khả năng kiểm soát tồn chỗ hay mức độ phối hợp nội bộ — tất cả đều bộc lộ rất rõ trong giai đoạn này. Vì vậy, cách mở bán tour không chỉ đơn thuần là đưa sản phẩm lên website du lịch; nó giữ nhiều vai trò quan trọng hơn thế.
Giúp doanh nghiệp nhận diện sức hút thực tế của sản phẩm
Ngay khi tour được công bố, những phản hồi đầu tiên từ khách hàng sẽ cho thấy sản phẩm có đang đi đúng hướng hay không. Đó có thể là số lượng khách để lại thông tin, tốc độ inbox hỏi chi tiết, hay lượng booking tour trong những ngày đầu. Những tín hiệu này giúp doanh nghiệp:
Nhận biết tour có đủ hấp dẫn để triển khai mạnh hơn hay không,
Điều chỉnh nội dung mô tả, thông điệp quảng cáo hoặc mức giá nếu cần,
Hiểu rõ kênh truyền thông nào đang hoạt động hiệu quả nhất.
Việc quan sát và đọc vị thị trường từ giai đoạn mở bán giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng “đẩy mạnh truyền thông nhưng không đúng sản phẩm”.
Kiểm soát tồn chỗ hiệu quả hơn và giảm rủi ro trong bán tour
Tồn chỗ là một trong những yếu tố nhạy cảm nhất của ngành lữ hành. Khi mở bán tour, doanh nghiệp có cơ hội sắp xếp và phân bổ chỗ rõ ràng, thay vì quản lý bằng ghi chép hoặc file rời rạc.
Việc này giúp hạn chế tình trạng bán vượt chỗ (overbooking), tránh việc để trống nhiều chỗ gây ảnh hưởng đến chi phí bình quân cũng như chủ động hơn trong việc chốt đoàn và đặt dịch vụ với nhà cung cấp.
Một đợt mở bán được kiểm soát tốt luôn đi kèm với sự cân bằng giữa doanh số và chất lượng vận hành.
Tạo sự thống nhất thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp
Mở bán tour diễn ra suôn sẻ chỉ khi Sales, Marketing và Điều hành cùng nắm bắt thông tin chung. Điều này bao gồm: giá, lịch trình, chính sách ưu đãi, điều kiện hủy,… và cả số lượng chỗ được phép bán.
Nhờ sự thống nhất đó, doanh nghiệp tránh được những tình huống thường gặp như:
Sales báo giá một kiểu, Marketing chạy quảng cáo một kiểu khác,
Điều hành chưa chốt xong dịch vụ nhưng tour đã được bán rộng rãi,
Khách nhận thông tin không đồng nhất giữa các kênh.
Góp phần cải thiện trải nghiệm khách hàng
Trải nghiệm của khách không bắt đầu từ ngày khởi hành, mà bắt đầu từ khoảnh khắc họ nhìn thấy tour. Một đợt mở bán tour được chuẩn bị chỉn chu, thông tin rõ ràng, quy trình đặt chỗ thuận tiện sẽ giúp khách dễ đưa ra quyết định hơn.
Điều này tạo ra sự tin tưởng ban đầu, cảm giác yên tâm khi đặt cọc và hình thành mối quan hệ tốt đẹp trước khi tour bắt đầu. Một trải nghiệm tốt từ sớm cũng góp phần tăng tỷ lệ khách quay lại.
Là cơ sở để chốt đoàn và đưa tour vào vận hành
Hiệu quả mở bán tour cung cấp căn cứ quan trọng để doanh nghiệp xác định thời điểm thích hợp để chốt đoàn. Khi số lượng khách đạt mức tối thiểu, doanh nghiệp có thể triển khai đặt dịch vụ, phân công nhân sự điều hành và chuẩn bị các khâu tiếp theo mà không lo rủi ro chi phí.
Ngược lại, nếu tốc độ đặt chỗ chậm hơn dự kiến, doanh nghiệp vẫn còn thời gian điều chỉnh giá, đẩy chiến dịch marketing hoặc thậm chí thay đổi kế hoạch trước khi phát sinh chi phí lớn.
Quy trình mở bán tour không phải là một tập hợp các bước cứng nhắc, mà là chuỗi hành động giúp Sales, Marketing và Điều hành “ăn khớp” với nhau, tránh sai lệch thông tin và hạn chế rủi ro trong giai đoạn nhận booking.
Dưới đây là quy trình 7 bước được sử dụng phổ biến nhất trong doanh nghiệp lữ hành Việt Nam:
Trước khi nghĩ đến việc tung tour ra thị trường, sản phẩm phải đạt mức sẵn sàng. Điều này giúp đội sales tư vấn nhất quán và khách hàng không gặp tình huống “đang xem thì thông tin bị sửa lại”. Ở bước này, doanh nghiệp cần:
Chốt lịch trình đầy đủ theo dạng itinerary chuẩn.
Xác nhận dịch vụ chính: phòng khách sạn, xe, vé máy bay/di chuyển, bữa ăn, vé tham quan.
Rà soát điểm khác biệt, điểm mạnh, các lưu ý của tour.
Chuẩn hóa mô tả tour để chuẩn bị đăng lên website và các kênh truyền thông.
>> Xem thêm: Quy trình xây dựng và thiết kế chương trình Tour du lịch
Giá tour là thông số quan trọng nhất khi mở bán. Một mức giá rõ ràng giúp tránh tranh luận nội bộ và giúp Sales tự tin hơn khi tư vấn.
Tổng hợp và tính toàn bộ chi phí cố định – biến động.
Xác định biên lợi nhuận theo từng phân khúc khách.
Thiết lập mức giá theo mùa, theo giai đoạn hoặc theo ngày khởi hành.
Khóa giá để thống nhất trên toàn bộ kênh bán.
Chính sách bán chính là “khung vận hành” cho đội sales. Khi chính sách được thống nhất từ đầu, quá trình tư vấn và chốt cọc diễn ra nhanh, ít sai lệch. Tùy mỗi tour, nội dung chính sách thường bao gồm:
Mức đặt cọc – thời hạn thanh toán – điều kiện hoàn/hủy.
Chính sách giá nhóm, trẻ em, phụ thu phòng đơn.
Ưu đãi mở bán: early bird, flash sale theo ngày, voucher.
Quy định về chốt danh sách khách theo hạn.
>> Xem thêm: Phần mềm tính giá Tour du lịch: Giải pháp quản lý & tối ưu giá thành tour
Giai đoạn này giúp doanh nghiệp biết rõ mình có bao nhiêu “khả năng bán” để phân bổ cho các kênh. Bước này đặc biệt quan trọng với tour đoàn, tour lớn hoặc tour có nhu cầu cao theo mùa.
Chốt ngày khởi hành cho từng đoàn.
Xác định số chỗ có thể bán (allocation).
Phân bổ chỗ theo từng kênh bán: website - sales - đại lý - đối tác.
Thiết lập số chỗ giữ, số chỗ confirm và số chỗ mở bán công khai.
Khi thông tin đã hoàn chỉnh, doanh nghiệp bắt đầu công bố tour. Việc đăng bán cần đồng bộ để khách không gặp thông tin sai lệch giữa các kênh. Thông thường, các kênh được ưu tiên là:
Website du lịch (đầy đủ nhất, là nơi chuẩn thông tin).
Fanpage, Zalo OA, email marketing.
Hệ thống nội bộ cho sales.
Đại lý và đối tác phân phối.
Các OTA nếu doanh nghiệp có bán đa kênh.
>> Xem thêm: 7 kênh quảng bá & phân phối sản phẩm Tour du lịch hàng đầu
Đây là giai đoạn kiểm tra năng lực vận hành của doanh nghiệp. Booking đến từ nhiều nguồn nên việc ghi nhận cần được thực hiện ngay lập tức để tránh trùng chỗ.
Ghi nhận booking ngay khi có thông tin.
Thu cọc và gửi xác nhận cho khách.
Cập nhật tồn chỗ theo thời gian thực.
Lưu thông tin khách theo mã tour, ngày khởi hành và nguồn kênh.
Ở bước này, nếu doanh nghiệp vẫn dùng Excel, rủi ro trùng booking hoặc nhầm chỗ xảy ra rất thường xuyên. Đây cũng là lý do nhiều đơn vị chuyển sang dùng phần mềm quản lý booking tour để kiểm soát tồn chỗ.
Mở bán tour không phải hoạt động “đăng lên rồi để đó”. Doanh nghiệp cần theo dõi tốc độ bán và phản ứng của thị trường để quyết định đẩy mạnh, điều chỉnh hay chốt đoàn. Những chỉ số nên theo dõi:
Tốc độ đặt chỗ từng ngày.
Kênh mang lại booking hiệu quả nhất.
Tỷ lệ khách hỏi → đặt cọc.
Phản hồi của khách về nội dung tour, lịch trình hoặc giá.
Dựa vào dữ liệu này, doanh nghiệp có thể tăng ưu đãi, điều chỉnh giá, bổ sung thông tin mô tả, hay thậm chí mở thêm ngày khởi hành nếu nhu cầu cao.
Trong giai đoạn mở bán, nhiều doanh nghiệp lữ hành thường gặp những vướng mắc lặp đi lặp lại, đặc biệt khi quy trình vận hành vẫn dựa trên Excel, tin nhắn nội bộ hoặc hệ thống rời rạc. Những vấn đề này không chỉ làm chậm tốc độ bán, mà còn ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng và khả năng kiểm soát doanh thu.
Dưới đây là những tình huống phổ biến nhất mà các đội Sales – Marketing – Điều hành thường phải xử lý.
Thông tin tour không thống nhất giữa các kênh: Website bán tour một kiểu, bảng giá sales một kiểu, bài đăng mạng xã hội lại một kiểu khác khiến khách dễ nhầm lẫn và doanh nghiệp mất thời gian giải thích lại.
Kiểm soát tồn chỗ thủ công dẫn đến oversell: Khi nhiều sales cùng nhận booking nhưng không dùng chung hệ thống, khả năng trùng chỗ hoặc bán vượt số lượng xảy ra rất cao.
Sales và đại lý báo giá không đồng nhất: Giá lưu trong nhiều file hoặc bản cũ khiến mỗi người dùng một phiên bản khác nhau, dẫn đến báo giá sai hoặc gây mất niềm tin với khách.
Booking rải rác trên nhiều kênh, khó tổng hợp: Yêu cầu đặt tour đến từ fanpage, hotline, website, Zalo… nhưng không có nơi tập trung dữ liệu khiến việc theo dõi và xử lý gặp nhiều gián đoạn.
Không theo dõi được tốc độ mở bán theo thời gian thực: Do thiếu số liệu cập nhật, doanh nghiệp khó biết tour bán nhanh hay chậm, kênh nào hiệu quả, hoặc có cần điều chỉnh ưu đãi hay không.
Xác nhận booking và lưu thông tin khách còn rời rạc: Quy trình thu cọc và xác nhận thủ công dễ xảy ra nhầm lẫn, sót thông tin hoặc mất thời gian tổng hợp khi chuyển sang giai đoạn điều hành.
Hầu hết những vấn đề trên đều đến từ việc thiếu một hệ thống quản lý mở bán tour tập trung và quy trình mở bán chưa được số hóa. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp lữ hành đang chuyển sang sử dụng các giải pháp công nghệ để kiểm soát giá, tồn chỗ và booking ngay từ đầu.
Khi quá trình mở bán tour trở nên phức tạp hơn: nhiều kênh bán, nhiều đội sales, nhiều đoàn khởi hành - việc quản lý thủ công bằng các file rời hoặc tin nhắn nội bộ sẽ nhanh chóng bộc lộ những hạn chế. Phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch TravelMaster được phát triển để thay thế toàn bộ những quy trình rời rạc đó bằng một hệ thống thống nhất, nơi tất cả thông tin tour, giá, tồn chỗ và booking được quản lý tập trung theo thời gian thực.
Dưới đây là cách Phần mềm du lịch TravelMaster giúp doanh nghiệp mở bán tour nhanh hơn - chính xác hơn - hiệu quả hơn.
Tồn chỗ là điểm gây nhầm lẫn nhiều nhất trong giai đoạn mở bán. TravelMaster xử lý bài toán này bằng hệ thống cập nhật chỗ theo thời gian thực:
Xác định số chỗ bán, chỗ giữ, chỗ dành cho đại lý và chỗ công khai ngay khi tạo tour.
Mỗi booking được ghi nhận ở bất kỳ kênh nào đều tự động trừ vào số chỗ còn lại.
Sales nhìn thấy tình trạng chỗ chính xác từng phút, không cần “kiểm tra lại với điều hành”.
Nhờ đó, doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn rủi ro trùng booking hoặc bán vượt số lượng.
Thay vì lưu giá trong nhiều file, Phần mềm TravelMaster cho phép thiết lập toàn bộ giá bán ngay trong hệ thống:
Giá theo ngày khởi hành, theo mùa hoặc theo giai đoạn mở bán.
Giá người lớn, trẻ em, phụ thu, đại lý.
Giá ưu đãi early bird, flash sale hoặc giảm giá theo nhóm.
Khi giá được cập nhật ở một nơi, toàn bộ sales – đại lý – website đều dùng đúng phiên bản. Điều này đảm bảo tính minh bạch và sự nhất quán trong quá trình tư vấn.
Phần mềm TravelMaster tích hợp công cụ đặt tour trực tuyến, giúp khách tự thao tác mà không cần chờ nhân viên phản hồi:
Hiển thị lịch khởi hành, giá và số chỗ còn lại theo thời gian thực.
Khách có thể đặt chỗ – thanh toán – nhận xác nhận tự động.
Giảm tải công việc cho Sales và tăng tỷ lệ chuyển đổi trên website.
Đối với các tour mùa cao điểm hoặc tour bán nhanh, điều này tạo ra khác biệt rất lớn về tốc độ chốt đơn.
>> Xem thêm: Chiến lược quản trị và kinh doanh du lịch mùa cao điểm
Mọi thông tin tour chỉ tồn tại ở một nguồn dữ liệu duy nhất. Khi điều hành điều chỉnh dịch vụ hoặc ngày khởi hành, Sales thấy ngay; khi Marketing cập nhật mô tả tour trên website, thông tin đó vẫn khớp với dữ liệu sản phẩm.
Mô hình “một nguồn – nhiều kênh” này giúp doanh nghiệp tránh sai lệch nội dung, giảm thời gian đính chính thông tin cho khách và hạn chế rủi ro do cập nhật chậm giữa các bộ phận.
Dù khách đặt qua website, fanpage, hotline hay đại lý, tất cả booking đều được gom về một màn hình quản lý. Doanh nghiệp có thể theo dõi luồng booking rõ ràng, tránh bỏ sót khách và dễ thống kê nguồn hiệu quả nhất.
Không còn cảnh tìm booking trên nhiều nguồn hoặc mất thời gian ghép thông tin thủ công.
Phần mềm quản lý du lịch TravelMaster cung cấp báo cáo theo thời gian thực để doanh nghiệp chủ động nắm tình hình kinh doanh. Các báo cáo về tốc độ đặt chỗ theo ngày, kênh mang lại booking tốt nhất, doanh thu theo tour hoặc theo ngày khởi hành, tỷ lệ chuyển đổi,... giúp doanh nghiệp dễ dàng đánh giá và đưa ra quyết định phù hợp.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang muốn nâng cấp quy trình mở bán tour, kiểm soát tồn chỗ chính xác hơn và giảm tải khối lượng công việc cho đội ngũ sales, Phần mềm du lịch TravelMaster là một lựa chọn đáng để cân nhắc. Một hệ thống được thiết kế riêng cho doanh nghiệp lữ hành sẽ giúp quá trình mở bán tour trở nên nhanh hơn, minh bạch hơn và dễ mở rộng hơn khi doanh nghiệp tăng trưởng.
Mở bán tour là một hoạt động chiến lược trong kinh doanh du lịch, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mọi mặt, từ sản phẩm, chính sách đến quy trình vận hành.
Để duy trì hiệu suất cao và loại bỏ những rủi ro thường gặp trong quá trình tổ chức mở bán tour, việc ứng dụng công nghệ là yếu tố then chốt. Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công cụ quản lý mở bán tour thông minh, Phần mềm TravelMaster là một giải pháp rất đáng để cân nhắc.
Danh mục
.png)