Cập nhật 22.03.2024 | Quản trị
Lo sợ trước những thay đổi mới luôn là tâm lý rất dễ hiểu và phổ biến.
Các cấp lãnh đạo doanh nghiệp cần là những người tiên phong trong việc tích cực trải nghiệm, tiếp xúc với việc số hóa trong hoạt động quản trị. Từ đó bạn sẽ nhận ra rằng chuyển đổi số sẽ là “con đường” giúp doanh nghiệp của mình nâng cao được hiệu suất kinh doanh và tăng cường lợi thế cạnh tranh.
Một số nhân viên có tâm lý lo sợ bị mất việc nếu doanh nghiệp áp dụng số hóa, hay chỉ đơn giản là họ ngại học hỏi và tiếp nhận công nghệ mới. Vì thế, đội ngũ nhân viên có thể phản đối việc doanh nghiệp triển khai phần mềm du lịch. Để cải thiện tình trạng này và chuẩn bị một tâm lý sẵn sàng cho nhân viên, ban lãnh đạo cần nhấn mạnh về những lợi ích mà phần mềm mang lại. Đặc biệt, việc ứng dụng phần mềm có thể giúp họ giảm thiểu các công việc thủ công lặp đi lặp lại, tập trung vào chuyên môn nhiều hơn, từ đó nâng cao hiệu suất X2, X3.
Đây là bước bắt buộc trước khi triển khai phần mềm và tạo nền móng cho các bước tiếp theo. Do đó, nếu không thực hiện bước này, doanh nghiệp có thể sẽ phải đối mặt với nhiều khó khăn trong quá trình thực hiện, dẫn đến quy trình bị lệch hướng.
Thực hiện đánh giá hiện trạng hoạt động quản trị của doanh nghiệp du lịch bao gồm việc xác định rõ những vấn đề mà phần mềm cần giải quyết khi đưa vào vận hành, một số vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp là:
- Quản lý dữ liệu nhà cung cấp, khách hàng, đại lý không đồng bộ.
- Làm việc thủ công tốn nhiều thời gian từ việc tạo tour sản phẩm, chiết tính giá cho tới đặt dịch vụ, điều hành.
- Quy trình làm việc không thống nhất, hoạt động giữa các phòng ban thiếu sự liên kết chặt chẽ
- Không đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên dẫn đến quên việc triền miên, tiến độ chậm trễ.
- Không có hệ thống báo cáo, khó khăn trong việc nắm bắt tình trạng kinh doanh của doanh nghiệp.
- Quy trình chăm sóc khách hàng trước, trong và sau bán thiếu chuyên nghiệp, tỷ lệ khách hàng sử dụng lại dịch vụ thấp.
- …
Thông qua việc xác định những vấn đề trong hoạt động quản trị, doanh nghiệp sẽ có căn cứ rõ ràng hơn về nhu cầu của mình và đưa ra những quyết định lựa chọn phù hợp.
Khi thực hiện công việc này, quan trọng là bạn phải đánh giá cẩn thận mục tiêu và nhu cầu cụ thể trong công tác quản trị, dựa trên các vấn đề thực tế mà doanh nghiệp đang phải đối mặt. Để xác định rõ, bạn cần trả lời một số câu hỏi chi tiết dưới đây:
- Mục tiêu chính của doanh nghiệp trong việc triển khai phần mềm là gì?
- Những vấn đề và thách thức chính hiện đang gặp phải trong quản lý doanh nghiệp du lịch?
- Đối tượng sử dụng phần mềm là ai và họ có yêu cầu gì về tính năng và giao diện?
- Những yêu cầu cụ thể nào về tính năng và khả năng tích hợp của phần mềm?
- Doanh nghiệp tạo được những lợi thế cạnh tranh gì so với đối thủ khi sử dụng phần mềm?
Ví dụ, nếu công ty đang gặp vấn đề về quản lý hoạt động của các bộ phận, phần mềm cần tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình báo cáo, thống kê hiệu suất công việc để cải thiện kết quả đầu ra của từng cá nhân.
Ngoài ra, mục tiêu của việc ứng dụng phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch cũng phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với chiến lược phát triển của công ty trong từng giai đoạn cụ thể. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập đang trong giai đoạn phát triển, yêu cầu cho phần mềm quản trị có thể đơn giản, tập trung vào việc quản lý thông tin dữ liệu và thực hiện các nghiệp vụ quản lý tour.
Cân đối ngân sách luôn là một bước quan trọng để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Khi lập ngân sách cho việc triển khai phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch, có 3 hạng mục chi phí chính mà bạn cần chú ý đến:
- Chi phí cho gói phần mềm chính (thường áp dụng theo tháng)
- Chi phí setup phần mềm
- Chi phí cho dịch vụ tư vấn và đào tạo
Bên cạnh đó, cũng cần xem xét các yếu tố biến đổi như các chi phí bổ sung, phí duy trì và nâng cấp phần mềm trong tương lai. Thông qua việc lập ngân sách, doanh nghiệp có thể xác định nguồn tài chính cần thiết, xác định rõ những ưu tiên quan trọng trong dự án và lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm với mức giá phù hợp.
Xem thêm: Bạn Nên Dành Bao Nhiêu Ngân Sách Cho Phần Mềm Du Lịch?
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch đòi hỏi sự cân nhắc kỹ lưỡng. Bởi, trên thị trường hiện nay có vô số đơn vị cung cấp giải pháp Quản trị doanh nghiệp du lịch khác nhau, vậy làm sao để có thể lựa chọn một công ty cung cấp và triển khai uy tín? Dưới đây là một số yếu tố mà bạn nên xem xét:
- Phân tích chi phí của các phần mềm trên thị trường và so sánh chúng với ngân sách dự chi của bạn.
- So sánh các tính năng được cung cấp bởi các sản phẩm khác nhau dựa trên nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Đánh giá giải pháp phần mềm từ các khía cạnh như mức độ tùy chỉnh, khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có và những hạn chế có thể xuất hiện khi áp dụng.
- Xem xét các dịch vụ hỗ trợ khách hàng từ nhà cung cấp phần mềm có đáp ứng được nhu cầu của bạn hay không.
- Nhà cung cấp phần mềm là một đơn vị uy tín, được kiểm chứng bởi những khách hàng đã sử dụng thành công.
Một phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch uy tín, chất lượng mà bạn có thể tham khảo là TravelMaster - Giải pháp chuyển đổi số thông minh, giúp khách hàng giải quyết những bài toán khó trong hoạt động quản trị.
Sau khi bạn đã chắc chắn với quyết định lựa chọn phần mềm và ký hợp đồng với nhà cung cấp. Giai đoạn tiếp theo sẽ đi vào bước triển khai và đào tạo cách sử dụng phần mềm. Đơn vị cung cấp phần mềm sẽ chuyển giao cho doanh nghiệp công nghệ, cung cấp tài liệu, hướng dẫn chi tiết để đảm bảo phần mềm được ứng dụng thành công vào quy trình quản lý.
Các hình thức hỗ trợ triển khai và đào tạo cơ bản gồm: Hướng dẫn qua online hoặc trực tiếp đến cơ sở doanh nghiệp để hỗ trợ. Trong suốt quá trình trải nghiệm phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch, người dùng có thể thường xuyên trao đổi với đội ngũ hỗ trợ để được tư vấn và giải đáp những thắc mắc một cách tốt nhất.
Đối với cấp quản lý, sẽ có các khóa đào tạo liên quan đến quy trình quản lý hoạt động của nhân sự và xử lý các đơn từ trên phần mềm. Họ cũng sẽ được hướng dẫn về cách phân tích dữ liệu, lập báo cáo, và các kỹ năng quản lý khác để tối ưu hóa việc sử dụng phần mềm trong công tác Quản trị doanh nghiệp du lịch.
Nếu doanh nghiệp lựa chọn các gói dịch vụ cao cấp, có khả năng tùy biến sâu thì việc phát triển và tùy chỉnh các tính năng nghiệp vụ trong phần mềm để hệ thống phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp sẽ mất từ 3-4 tháng, thậm chí là hơn tùy thuộc vào năng lực của nhà cung cấp phần mềm.
Trong giai đoạn này, cần xác định cụ thể những yêu cầu tùy chỉnh. Điều này có thể bao gồm việc thêm hoặc sửa đổi các chức năng, giao diện người dùng, báo cáo tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống khác trong tổ chức.
Sau đó, nhóm phát triển phần mềm của nhà cung cấp sẽ tiến hành các công việc lập trình và chạy thử nghiệm để đảm bảo rằng các yêu cầu tùy chỉnh được thực hiện đúng cách và không xảy ra sai sót. Quá trình này thường diễn ra liên tục và đòi hỏi sự tương tác chặt chẽ giữa các bên liên quan, bao gồm cả người dùng cuối và nhóm phát triển.
Thông thường, doanh nghiệp sẽ lưu trữ hồ sơ, thông tin của khách hàng, các đối tác, nhà cung cấp hay những tư liệu về quá trình kinh doanh, tài sản vật chất,… dưới nhiều định dạng và phần mềm khác nhau. Do đó, trước khi bắt tay vào việc chuyển đổi dữ liệu, bạn cần cẩn thận kiểm tra, phân loại và xem xét loại bỏ những dữ liệu dư thừa, không quan trọng.
Khi toàn bộ thông tin, dữ liệu đã được cập nhật và xác minh một cách hoàn chỉnh, bên cung cấp phần mềm sẽ tiến hành nhập dữ liệu sang hệ thống mới. Điều này đòi hỏi quá trình chuyển đổi có kế hoạch và được kiểm soát chặt chẽ để tránh mất mát thông tin quan trọng.
Sau khi toàn bộ dữ liệu trên hệ thống đã sẵn sàng đi vào vận hành, doanh nghiệp sẽ có một khoảng thời gian để chạy thử nghiệm các tính năng và quy trình triển khai của hệ thống phần mềm. Nếu có bất kỳ vấn đề nào phát sinh, thì cần phải báo lại với nhà cung cấp để tiến hành rà soát và điều chỉnh lại.
Trong một quy trình triển khai phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình phát triển phần mềm đã được hoàn tất, tiến đến việc chuyển từ khâu thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.
Quá trình go-live cũng đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và quản lý chặt chẽ từ phía nhà cung cấp phần mềm cũng như bên doanh nghiệp. Các hoạt động như đào tạo nhân viên, xử lý vấn đề về tương thích dữ liệu và đảm bảo tính ổn định của hệ thống trong những ngày đầu sau khi go-live là rất quan trọng để đảm bảo rằng quá trình chuyển đổi diễn ra một cách suôn sẻ và không gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh.
Sau khi hoàn thành giai đoạn go-live, công việc triển khai không kết thúc mà tiếp tục với việc theo dõi và hỗ trợ người dùng, xử lý các vấn đề phát sinh và tiếp tục cải thiện hệ thống để đáp ứng được nhu cầu sử dụng lâu dài.
Nghiệm thu và đánh giá dự án là bước kết thúc quá trình chuyển giao giải pháp phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch của đơn vị cung cấp và doanh nghiệp theo hợp đồng đã được hai bên ký kết.
Thông thường việc bàn giao hệ thống phần mềm sẽ bao gồm các mục:
- Các module tính năng đã được phát triển theo yêu cầu người sử dụng và quy trình nghiệp vụ.
- Tài khoản users quản trị phần mềm và các tài khoản khác liên quan.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống phần mềm.
- Kịch bản và data test phục vụ việc nghiệm thu.
- Tài liệu hướng dẫn triển khai, cài đặt hệ thống phần mềm.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần tiến hành đánh giá mức độ thành công của dự án, dựa theo một số tiêu chí sau:
- Các tính năng nghiệp vụ đảm bảo đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp.
- Khả năng tương thích và kết nối giữa các module khác nhau của phần mềm.
- Khả năng mở rộng và linh hoạt với khối lượng công việc lưu trữ lớn.
- Trải nghiệm sử dụng dễ dàng, thân thiện với người dùng.
- Khả năng kiểm soát và hoạch định báo cáo cho các cấp quản lý.
- Tính bảo mật cao, cơ sở dữ liệu riêng.
- Hỗ trợ nâng cấp, update thường xuyên.
- Cơ sở hạ tầng lưu trữ dữ liệu (vật lí hoặc điện toán đám mây) hoàn thiện.
- Tổng chi phí dự án: chi phí hợp đồng, đào tạo, sửa đổi - tuỳ chỉnh, triển khai,…
Trong quá trình vận hành phần mềm, khi khách hàng gặp bất kỳ vấn đề hoặc sự cố nào, nhà cung cấp sẽ thực hiện các biện pháp sau để bảo hành và hỗ trợ:
- Hỗ trợ từ xa qua điện thoại hoặc Internet để hướng dẫn khách hàng khắc phục sự cố hoặc lỗi trên phần mềm đã được cài đặt.
- Trong trường hợp gặp những lỗi, sự cố phức tạo, đơn vị cung cấp phần mềm sẽ cử đội ngũ đến doanh nghiệp để thực hiện việc khắc phục trực tiếp.
Tùy thuộc vào thỏa thuận của hai bên khi ký kết hợp đồng mà khoảng thời gian bảo hành thường từ 12 - 24 tháng (tùy thuộc vào nhà cung cấp), việc khắc phục sự cố và lỗi sẽ được hỗ trợ miễn phí. Sau khi thời gian bảo hành kết thúc, doanh nghiệp sẽ cần ký thêm hợp đồng bảo trì, gia hạn nếu muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ hỗ trợ.
Chúng tôi sẽ tiến hành xây dựng hồ sơ tư vấn giải pháp cho từng khách hàng trước khi chính thức triển khai phần mềm. Để có được một giải pháp phù hợp và tối ưu nhất cho doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị các thông tin sau:
- Liệt kê các vấn đề doanh nghiệp đang gặp phải.
- Danh sách các biểu mẫu, tài liệu đang sử dụng tại doanh nghiệp.
- Thông tin về quy trình kinh doanh, quy trình làm việc hiện tại.
- Số lượng users trực tiếp sử dụng phần mềm.
Đội ngũ chuyên môn của chúng tôi sẽ hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp và phối hợp với doanh nghiệp để có thể tổng hợp thông tin yêu cầu một cách đầy đủ và hiệu quả nhất.
Doanh nghiệp Du lịch cung cấp thông tin để phục vụ việc cài đặt, bao gồm: - Logo - File danh sách thông tin người dùng (Họ tên, Email, SĐT, chức vụ)
*Lưu ý: Về danh sách thông tin người dùng, bộ phận hỗ trợ sẽ gửi trực tiếp qua email hoặc zalo file mẫu có nội dung về tư vấn phân quyền trên phần mềm để quý đơn vị có thể dễ dàng hơn trong việc tổ chức sắp xếp nhân sự theo phòng ban.
Sau khi tiếp nhận đầy đủ thông tin từ quý đơn vị, VietISO sẽ tiến hành cài đặt như sau: - Khởi tạo môi trường - Cấp license bản quyền với thông tin sở hữu của quý đơn vị - Xử lý hệ thống và cài đặt kỹ thuật - Kiểm thử phần mềm - Cấu hình thông tin chung (Logo, thông tin doanh nghiệp, phân quyền user, tài khoản ngân hàng...) - Thời gian cài đặt trong khoảng thời gian 2-5 ngày làm việc tùy theo phiên bản đặt mua của quý đơn vị.
Bộ phận dự án tiến hành bàn giao hệ thống cho quý khách thông qua email đã đăng ký với chúng tôi. Các thông tin sẽ được bàn giao tới doanh nghiệp gồm: - Đường link truy cập hệ thống TravelMaster - Thông tin Tài khoản và mật khẩu của Giám đốc/thủ trưởng đơn vị/quản lý cấp cao được ủy quyền - Danh sách thông tin các tài khoản khác được đính kèm theo dạng file
Tài liệu đào tạo và chuyển giao bao gồm:
- Tài liệu hướng dẫn quản trị hệ thống.
- Tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm.
- Video clip hướng dẫn sử dụng phần mềm.
Phương thức đào tạo:
- Đào tạo trực tiếp tại cơ sở làm việc của khách hàng hoặc văn phòng của VietISO.
- Đào tạo online qua Google Meet dựa trên tài liệu hướng dẫn sử dụng chi tiết.
Phương thức hỗ trợ:
- Hỗ trợ thông qua email info@vietiso.com.
- Hỗ trợ qua thông qua số điện thoại đường dây nóng 024 3829 3838.
- Hỗ trợ thông qua trung tâm hỗ trợ được tích hợp trên phần mềm.
Đội ngũ chăm sóc khách hàng sẵn sàng đồng hành cùng quý khách trong suốt quá trình sử dụng phần mềm.
- Thời gian phản hồi: 24h kể từ thời điểm tiếp nhận
- Kênh hỗ trợ khách hàng: Ticket: Ngay trong hệ thống phần mềm TravelMaster có hệ thống ticket để hỗ trợ tiếp nhận và phản hồi trực tiếp với doanh nghiệp.
Thông qua bài viết này, chúng tôi đã cung cấp cho bạn chi tiết các bước trong quy trình triển khai phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch hiệu quả. Hy vọng với các thông tin trên có thể giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt hơn khi bắt đầu công cuộc chuyển đổi số toàn diện. Nếu bạn đang có nhu cầu triển khai phần mềm Quản trị doanh nghiệp du lịch, đừng ngần ngại liên hệ với VietISO để được tư vấn chi tiết!
.png)