Cập nhật 15.11.2025 | Phần mềm du lịch
NỘI DUNG
Tại sao cần tính giá tour du lịch?
Các trường hợp tính giá tour du lịch
Thực trạng tính giá tour du lịch hiện nay
Công thức tính giá tour du lịch chuẩn
Phần mềm tính giá tour du lịch: Giải pháp quản lý & tối ưu giá thành tour hiệu quả
Tính năng chính của Phần mềm tính giá tour du lịch
Tiêu chí lựa chọn phần mềm tính giá tour du lịch
Phần mềm du lịch TravelMaster – Giải pháp tính giá tour du lịch thông minh
Tính giá tour là bước nền tảng để xác định giá bán, biên lợi nhuận và tính khả thi của một chương trình du lịch. Với mỗi sản phẩm tour, doanh nghiệp du lịch cần đánh giá đầy đủ các cấu phần chi phí, đảm bảo mức giá cuối cùng vừa đáp ứng kỳ vọng lợi nhuận, vừa phù hợp với thị trường mục tiêu.
Việc tính giá tour đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ chuỗi vận hành. Một hệ thống giá chuẩn giúp doanh nghiệp quản lý chi phí chặt chẽ, dễ dàng điều chỉnh theo mùa vụ hoặc yêu cầu khách hàng, đồng thời duy trì mức giá cạnh tranh trong bối cảnh chi phí dịch vụ luôn biến động. Khi giá được xây dựng đúng ngay từ đầu, doanh nghiệp cũng giảm thiểu rủi ro tài chính, hạn chế sai lệch khi triển khai tour thực tế.
Nhìn rộng hơn, tính giá tour chính xác giúp doanh nghiệp đạt được ba lợi ích cốt lõi: minh bạch chi phí, chuẩn hóa giá bán giữa các bộ phận, và ra quyết định nhanh dựa trên cơ sở dữ liệu rõ ràng. Đây là điều kiện quan trọng để xây dựng sản phẩm ổn định, tăng hiệu quả vận hành và đáp ứng kỳ vọng của khách hàng trong mọi phân khúc du lịch.
Tính giá tour là nghiệp vụ diễn ra liên tục trong doanh nghiệp lữ hành, không chỉ giới hạn ở bước xây dựng sản phẩm du lịch mẫu mà xuất hiện ở nhiều tình huống khác nhau trong quá trình kinh doanh và vận hành. Dưới đây là bốn trường hợp phổ biến nhất mà doanh nghiệp du lịch cần thực hiện tính giá tour theo đúng quy trình.
Xây dựng tour mới để ban hành giá bán chuẩn
Khi xây dựng một chương trình tour mới, doanh nghiệp cần thực hiện quy trình tính giá tour du lịch chuẩn bao gồm đầy đủ các cấu phần chi phí để thiết lập giá bán chính thức. Đây là cơ sở để đội sales tư vấn khách, marketing niêm yết giá và doanh nghiệp đảm bảo biên lợi nhuận ổn định. Việc có mức giá chuẩn cũng giúp hạn chế tình trạng mỗi nhân viên báo một mức giá khác nhau.
Báo giá tour theo yêu cầu khách hàng
Đây là trường hợp phổ biến trong các phân khúc inbound (khách quốc tế) và MICE (đoàn doanh nghiệp, hội nghị – hội thảo), nơi khách hàng thường yêu cầu tùy chỉnh dịch vụ theo tiêu chuẩn riêng. Doanh nghiệp cần tính giá dựa trên số lượng khách, mức dịch vụ, hành trình và ngân sách của đoàn. Việc báo giá nhanh, chính xác và linh hoạt quyết định trực tiếp đến khả năng chốt tour trong những thị trường này.
Điều chỉnh giá tour khi chi phí dịch vụ hoặc mùa vụ thay đổi
Chi phí khách sạn, vận chuyển, vé máy bay và các dịch vụ khác có thể biến động theo mùa cao điểm - thấp điểm hoặc do thay đổi từ nhà cung cấp. Doanh nghiệp cần tính lại giá tour để đảm bảo giá bán luôn cập nhật, tránh rủi ro giảm lợi nhuận do dùng bảng giá cũ hoặc dữ liệu lỗi thời.
Báo giá đấu thầu, ký hợp đồng hoặc hợp tác với đại lý
Trong các gói du lịch quy mô lớn như tour cho cơ quan, hợp đồng năm hoặc đấu thầu dịch vụ, doanh nghiệp cần tính giá chi tiết và minh bạch để đưa ra mức giá cạnh tranh. Tính giá chuẩn theo từng hạng mục giúp đảm bảo tính thuyết phục trong hồ sơ dự thầu và hạn chế sai lệch chi phí khi triển khai thực tế.
Ở nhiều công ty lữ hành, việc tính giá tour vẫn dựa trên Excel và các bảng tính do từng nhân sự tự xây dựng. Cách làm này quen thuộc nhưng thiếu tính thống nhất; mỗi bộ phận dùng một phiên bản khác nhau nên mức giá dễ lệch nhau dù cùng một chương trình tour.
Giá dịch vụ của nhà cung cấp thường xuyên thay đổi theo mùa hoặc theo chính sách mới, nhưng không phải lúc nào doanh nghiệp cũng kịp cập nhật vào hệ thống bảng tính. Khi cần báo giá nhanh, nhân viên thường phải dựa vào dữ liệu cũ hoặc chỉnh sửa tạm thời, khiến khả năng sai chi phí khá cao.
>> Xem thêm: Biểu mẫu chiết tính giá Tour du lịch
Không ít doanh nghiệp cũng gặp tình trạng dữ liệu nằm rời rạc: điều hành có một bảng giá, sales dùng một bảng khác, kế toán lại tổng hợp theo số liệu riêng. Khi ghép lại, các con số không khớp, buộc đội ngũ phải rà soát lại từ đầu và mất thời gian kiểm tra từng hạng mục.
Những hạn chế này khiến việc tính giá tour trở nên nặng nề, thiếu ổn định và khó đảm bảo độ chính xác, nhất là trong những giai đoạn thị trường biến động nhanh. Đây cũng là lý do nhiều doanh nghiệp bắt đầu tìm một cách làm tối ưu hơn - nơi dữ liệu được tập trung, giá cập nhật theo thực tế và quá trình tính toán không còn phụ thuộc quá nhiều vào bảng Excel thủ công.
Để tính giá tour một cách chính xác, doanh nghiệp cần bắt đầu từ Giá Vốn (Cost Price) - tức toàn bộ chi phí thực tế để tổ chức tour. Đây là con số phản ánh đúng mức chi mà doanh nghiệp phải bỏ ra cho mỗi đoàn khách trước khi tính lợi nhuận hay áp dụng chính sách giá bán.
Trong thực tế vận hành, Giá Vốn của tour được hình thành từ ba nhóm chi phí chính:
Chi phí dịch vụ mua từ nhà cung cấp: Bao gồm khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, vé tham quan, hướng dẫn viên, bảo hiểm... Nhóm chi phí này chiếm tỷ trọng lớn nhất và thường xuyên biến động theo mùa nên cần được cập nhật liên tục.
Chi phí tổ chức và điều hành: Đây là phần chi phí dành cho quá trình phối hợp dịch vụ, chăm sóc đoàn, quản lý rủi ro và xử lý các phát sinh (thường gọi là overhead được phân bổ). Nếu không đưa vào công thức, doanh nghiệp dễ bị hụt chi phí so với thực tế.
Chi phí dự phòng (Contingency): Tour luôn có khả năng phát sinh những chi phí nhỏ như thay đổi bữa ăn, điều chỉnh thời gian xe, phụ thu,... Chi phí dự phòng là khoản giúp doanh nghiệp giữ tour ở mức chi phí an toàn và không “bị âm” khi có thay đổi.
Sau khi tổng hợp đầy đủ các khoản chi, doanh nghiệp sẽ phân bổ chi phí theo số lượng khách để xác định Giá Vốn trên mỗi khách, theo công thức:
Giá vốn/khách = (Chi phí dịch vụ + Chi phí điều hành + Dự phòng) / Số khách
Con số này giúp doanh nghiệp nhìn rõ cấu phần chi phí, đánh giá mức độ khả thi của tour và điều chỉnh dịch vụ phù hợp với ngân sách của khách.
Giá Bán chỉ được tính sau khi đã có Giá Vốn, bằng cách áp dụng mức lợi nhuận mong muốn (Markup) hoặc tính toán để đảm bảo giá NET B2B (Commission) tùy theo chiến lược kinh doanh và phân khúc khách hàng.
Nhờ có công thức rõ ràng, doanh nghiệp du lịch tránh được tình trạng mỗi nhân viên “tự tính một kiểu”, đồng thời dễ dàng kiểm soát lợi nhuận khi số lượng khách hoặc dịch vụ thay đổi.
>> Xem thêm: Xác định chi phí cố định và chi phí biến đổi trong tính giá Tour du lịch
Phần mềm tính giá tour du lịch là công cụ giúp doanh nghiệp xây dựng giá vốn tour dựa trên dữ liệu chi phí thực tế và bộ công thức đã được chuẩn hóa. Khi toàn bộ cấu phần dịch vụ được quản lý trong một hệ thống tập trung, doanh nghiệp không còn phụ thuộc vào các bảng Excel rời rạc hay kinh nghiệm của từng cá nhân. Việc tính giá trở nên rõ ràng, nhất quán và dễ kiểm soát hơn.
Điểm mạnh của phần mềm tính giá tour nằm ở khả năng tổ chức dữ liệu và duy trì một chuẩn tính giá chung cho toàn doanh nghiệp. Giá dịch vụ của hệ thống nhà cung cấp (khách sạn, vận chuyển, nhà hàng, du thuyền,...) đều được cập nhật theo thực tế, giúp các nhân viên sử dụng cùng một dữ liệu khi lập giá. Khi số lượng khách hoặc tiêu chuẩn dịch vụ thay đổi, hệ thống tính lại giá vốn ngay lập tức mà không cần thao tác thủ công.
Vai trò của phần mềm tính giá tour du lịch:
Chuẩn hóa quy trình tính giá và đảm bảo sự thống nhất giữa các bộ phận.
Kiểm soát chính xác giá vốn và chi phí thực tế theo từng thời điểm.
Giảm rủi ro tài chính và sai số khi xử lý các tour theo yêu cầu phức tạp.
Tăng tốc độ báo giá tour và khả năng cạnh tranh trong quá trình chốt khách.
Tối ưu biên lợi nhuận nhờ dữ liệu chi phí tập trung và khả năng phân tích minh bạch.
Đảm bảo báo giá tour chuyên nghiệp, đồng bộ dưới dạng PDF hoặc Excel theo chuẩn thương hiệu.
Với vai trò này, phần mềm báo giá tour không chỉ xử lý bài toán tính toán mà còn giúp doanh nghiệp thiết lập một hệ thống giá ổn định, dễ kiểm soát và phù hợp với tốc độ thay đổi của thị trường. Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp du lịch vận hành hiệu quả và giữ được lợi thế cạnh tranh dài hạn.
Phần mềm tính giá tour du lịch tích hợp các chức năng cốt lõi nhằm kiểm soát toàn diện luồng dữ liệu chi phí và quy tắc định giá tour. Hệ thống quản lý dữ liệu chi phí đầu vào, tự động hóa bảng tính giá vốn và thiết lập các mức giá linh hoạt theo loại hình tour, nhóm khách và kênh bán. Những chức năng này là công cụ thiết yếu để duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu và đảm bảo sự nhất quán trong mọi cấu trúc định giá tour.
Quản lý hệ thống Nhà cung cấp: lưu trữ và cập nhật dữ liệu dịch vụ, bảng giá và chính sách từ nhà cung cấp.
Bảng tính giá vốn tự động: tự bóc tách dịch vụ theo chương trình tour và đồng bộ giá mới nhất vào bảng tính.
Tính giá theo khoảng khách: thay đổi giá vốn theo quy mô đoàn, phù hợp tour đoàn, inbound, MICE.
Tính giá theo thời gian áp dụng: thiết lập giá theo mùa vụ, giai đoạn cao điểm – thấp điểm hoặc thời điểm đặc thù.
Tính giá theo hạng sao dịch vụ: xây dựng bảng giá theo nhiều tiêu chuẩn khách sạn/dịch vụ để so sánh phương án.
Thay đổi tiền tệ: quy đổi và tính giá theo nhiều loại tiền tệ phục vụ outbound/inbound.
Thiết lập giá đại lý - giá khách lẻ: tách biệt chính sách giá theo kênh bán và nhóm đối tượng.
Thiết lập giá cho nhóm trẻ em: cài đặt giá theo từng nhóm tuổi đúng nghiệp vụ lữ hành.
Thiết lập Markup Rate: quản lý biên lợi nhuận và mức lợi nhuận theo thị trường hoặc theo sản phẩm.
Xuất bảng giá: tạo bảng giá tour chuyên nghiệp dưới dạng PDF/Excel theo mẫu thương hiệu.
Lựa chọn phần mềm tính giá tour du lịch cần dựa trên khả năng đáp ứng nghiệp vụ thực tế, mức độ ổn định của hệ thống và khả năng mở rộng theo quy mô vận hành của doanh nghiệp. Một giải pháp phù hợp không chỉ hỗ trợ lập bảng giá tour chính xác, mà còn phải giúp doanh nghiệp quản lý dữ liệu dịch vụ, kiểm soát biên lợi nhuận và đảm bảo sự nhất quán trong toàn bộ quy trình tính giá tour du lịch.
Dưới đây là các tiêu chí quan trọng cần xem xét khi lựa chọn công cụ tính giá tour tự động:
Hệ thống quản lý dữ liệu Nhà cung cấp rõ ràng: Cho phép lưu trữ, cập nhật và chuẩn hóa toàn bộ dịch vụ – chi phí mua vào của doanh nghiệp.
Khả năng tự động hóa bảng tính giá vốn: Hỗ trợ bóc tách dịch vụ, đồng bộ giá, tính lại giá vốn theo số lượng khách hoặc thay đổi dịch vụ.
Linh hoạt trong thiết lập mức giá: Bao gồm: khoảng khách, thời gian áp dụng, hạng sao, giá đại lý – khách lẻ, giá trẻ em, Markup Rate.
Tính ổn định và độ chính xác cao: Đảm bảo công thức tính giá không bị thay đổi ngoài ý muốn như khi sử dụng Excel thủ công.
Khả năng tạo nhiều phiên bản giá: Phù hợp với tour đoàn, inbound hoặc MICE cần so sánh nhiều phương án.
Hỗ trợ xuất bảng giá chuyên nghiệp: Đúng mẫu nhận diện thương hiệu, dễ gửi khách, giảm thời gian chỉnh sửa.
Phân quyền và kiểm soát dữ liệu: Đảm bảo sales, điều hành và kế toán làm việc trên cùng một hệ thống, hạn chế sai lệch số liệu.
Khả năng tích hợp với hệ thống quản lý tour: Giúp doanh nghiệp quản lý vận hành thống nhất từ giá vốn – điều hành – báo giá – bán hàng.
Độ ổn định và khả năng mở rộng: Phần mềm phải đáp ứng nhu cầu dài hạn, không bị giới hạn khi doanh nghiệp tăng số lượng sản phẩm hoặc mở rộng thị trường.
>> Xem thêm: Phần mềm quản lý Tour du lịch: Lợi ích, tính năng và hướng dẫn lựa chọn
TravelMaster là phần mềm quản lý công ty du lịch toàn diện, trong đó mô-đun tính giá tour được thiết kế để xử lý toàn bộ nghiệp vụ định giá trên một nền tảng thống nhất. Dữ liệu dịch vụ và giá từ nhà cung cấp được quản lý tập trung, giúp doanh nghiệp tính giá tour dựa trên thông tin đúng và được cập nhật theo thời gian thực.
Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp tính giá vốn trong mọi tình huống vận hành, từ xây dựng sản phẩm mới, lập báo giá theo yêu cầu khách cho đến cập nhật giá theo mùa vụ hoặc chiết tính chi phí cho các dự án thầu. Khả năng đồng bộ giá NET trực tiếp từ kho dữ liệu nhà cung cấp giúp hệ thống tính giá tour theo chi phí thực tế, xử lý nhanh những yêu cầu tính giá phức tạp và hạn chế sai lệch trong quá trình tổng hợp chi phí.
Tour Module cho phép ghép và điều chỉnh hành trình theo cơ chế trực quan, đồng thời tự động tính lại giá vốn khi thay đổi số lượng khách hoặc cấu phần dịch vụ. Doanh nghiệp có thể thiết lập mức Markup Rate theo từng thị trường hoặc sản phẩm để đảm bảo biên độ lợi nhuận luôn được kiểm soát.
Nhờ quy trình định giá được chuẩn hóa trên một hệ thống tập trung, Phần mềm du lịch TravelMaster giúp doanh nghiệp duy trì sự nhất quán trong cách tính giá, rút ngắn thời gian xử lý báo giá và kiểm soát hiệu quả giá vốn trong mọi loại tour.
Tính giá tour là một trong những nghiệp vụ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp lữ hành. Khi dữ liệu dịch vụ liên tục thay đổi và yêu cầu báo giá ngày càng đa dạng, việc chuẩn hóa quy trình và kiểm soát giá vốn dựa trên hệ thống trở thành yêu cầu tất yếu. Ứng dụng phần mềm tính giá tour du lịch giúp doanh nghiệp đảm bảo tính chính xác, duy trì biên lợi nhuận ổn định và rút ngắn thời gian phản hồi khách hàng.
Nếu doanh nghiệp đang tìm một giải pháp phù hợp để chuẩn hóa quy trình tính giá tour theo mô hình tập trung, TravelMaster là nền tảng có thể đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ thực tế, từ quản lý chi phí đến tự động hóa bảng tính giá vốn.
Danh mục
