Cập nhật 20.09.2025 | Quản trị
.png)
Bước 1: Xác định loại hình kinh doanh và vấn đề đang gặp phải
Trong quá trình lựa chọn phần mềm du lịch, điều quan trọng nhất không phải là chọn giải pháp “có nhiều tính năng nhất”, mà là chọn giải pháp phù hợp nhất với mô hình kinh doanh và những thách thức thực tế mà doanh nghiệp đang gặp phải. Mỗi một loại hình doanh nghiệp như doanh nghiệp lữ hành inbound (đón khách quốc tế), doanh nghiệp lữ hành outbound (tổ chức tour ra nước ngoài), doanh nghiệp lữ hành domestic (tour nội địa) hay doanh nghiệp lữ hành tổng hợp đều có đặc thù riêng về nghiệp vụ, quy trình điều hành và nhóm khách hàng mục tiêu. Vì vậy, phần mềm cần “ăn khớp” với hoạt động cụ thể của từng doanh nghiệp.
Ngoài việc phân loại mô hình, doanh nghiệp cũng cần xác định rõ lý do vì sao cần một giải pháp phần mềm mới. Đó có thể là do quy trình vận hành hiện tại còn nhiều thủ công, mất thời gian và dễ xảy ra sai sót hay vì doanh nghiệp muốn mở rộng sản phẩm, kênh bán mới, nhưng hệ thống hiện tại không đáp ứng được.
Để khoanh vùng chính xác vấn đề, ban lãnh đạo có thể tự đặt ra một số câu hỏi:
Những khâu nào trong quy trình kinh doanh và điều hành đang gây ra sự trì trệ hoặc sai sót nhiều nhất?
Dữ liệu khách hàng và booking có được quản lý tập trung, minh bạch và dễ khai thác không?
Nhân viên mất bao nhiêu thời gian cho công việc thủ công (nhập liệu, tổng hợp số liệu, đối soát…) thay vì tập trung bán hàng và chăm sóc khách?
Các phòng ban có gặp khó khăn khi phối hợp, chia sẻ dữ liệu hay báo cáo không?
Khách hàng có hài lòng với tốc độ phản hồi, quy trình đặt dịch vụ và chăm sóc sau bán không?
Hệ thống hiện tại có cản trở việc mở rộng quy mô, thêm dịch vụ mới hoặc tích hợp công nghệ mới (ví dụ: OTA, thanh toán trực tuyến, CRM…) không?
Khi đã có câu trả lời rõ ràng, doanh nghiệp nên xếp hạng mức độ ưu tiên của từng vấn đề để xác định đâu là “điểm đau” cần được phần mềm giải quyết trước tiên. Điều này giúp tránh tình trạng chọn một giải pháp có quá nhiều tính năng dư thừa nhưng lại không thực sự giải quyết được nhu cầu trọng tâm.
Bước 2: Khoanh vùng hệ thống phần mềm phù hợp
Sau khi đã xác định rõ nhu cầu và mục tiêu của mình, doanh nghiệp có thể bắt đầu tìm kiếm và sàng lọc các phần mềm trên thị trường. Dưới đây là các tiêu chí chi tiết để bạn khoanh vùng phần mềm phù hợp.
Lựa chọn theo chức năng và nghiệp vụ
Để lựa chọn phần mềm phù hợp, trước tiên doanh nghiệp phải đảm bảo rằng phần mềm đó có khả năng đáp ứng ít nhất 80% nhu cầu vận hành của mình. Điều này sẽ giúp hạn chế rủi ro triển khai một giải pháp không phù hợp, gây tốn thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Ngoài ra, khi đánh giá các phần mềm trên thị trường, điều quan trọng là cần phân biệt rõ giữa tính năng cốt lõi và tính năng bổ sung, bởi đây sẽ là cơ sở để doanh nghiệp xác định đâu là những yêu cầu bắt buộc và đâu là những tiện ích nâng cao.
Tính năng cốt lõi: Những chức năng bắt buộc phải có, giúp giải quyết các vấn đề cấp bách và ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh. Nếu phần mềm không có những tính năng này, nó sẽ khó đáp ứng nhu cầu vận hành cơ bản của doanh nghiệp.
Tính năng bổ sung: Những chức năng giúp tối ưu hóa quy trình nhưng không phải là điều kiện bắt buộc. Doanh nghiệp có thể cân nhắc nếu phần mềm không sở hữu những tính năng này.
Hơn nữa, để chọn được phần mềm phù hợp, doanh nghiệp có thể tổng hợp các tính năng cốt lõi và bổ sung vào một bảng, đồng thời đánh dấu mức độ đáp ứng của từng phần mềm. Cách làm này giúp doanh nghiệp dễ dàng so sánh, nhận diện giải pháp đáp ứng tốt nhất các yêu cầu quan trọng và đưa ra quyết định lựa chọn chính xác.
Lựa chọn mô hình triển khai
Trên thị trường hiện nay, phần mềm du lịch có hai mô hình triển khai chính, mỗi mô hình đều có ưu nhược điểm riêng. Doanh nghiệp nên cân nhắc lựa chọn dựa trên nhu cầu và điều kiện thực tế.
Phần mềm trên nền tảng SaaS: Phù hợp với các doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) có ngân sách hạn chế. Mô hình này cho phép triển khai nhanh, làm việc linh hoạt từ xa mọi lúc mọi nơi, đồng thời không yêu cầu đội ngũ IT riêng để quản lý hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
Phần mềm tại chỗ (On-premise): Thích hợp với các doanh nghiệp lớn, có đủ ngân sách và cơ sở hạ tầng IT sẵn có. Mô hình này đảm bảo bảo mật dữ liệu cao và cho phép doanh nghiệp kiểm soát hoàn toàn hệ thống, từ cài đặt, vận hành đến quản lý dữ liệu.
Xác định nguồn gốc phần mềm (lựa chọn phần mềm Việt Nam hay quốc tế)
Doanh nghiệp cần cân nhắc lựa chọn phần mềm Việt Nam hay quốc tế dựa trên nhu cầu, ngân sách và định hướng phát triển.
Chọn phần mềm Việt Nam khi:
Ngân sách hạn chế: Các phần mềm trong nước thường có chi phí hợp lý, phù hợp với doanh nghiệp siêu nhỏ, nhỏ và vừa.
Ưu tiên hỗ trợ nhanh chóng: Với cùng múi giờ và ngôn ngữ, đội ngũ hỗ trợ của nhà cung cấp Việt Nam có thể phản hồi và xử lý các vấn đề kỹ thuật ngay lập tức.
Nghiệp vụ đặc thù: Nếu doanh nghiệp có quy trình làm việc hoặc yêu cầu nghiệp vụ riêng của thị trường du lịch Việt Nam, phần mềm trong nước thường được thiết kế để đáp ứng tốt các đặc thù này, giúp triển khai và sử dụng dễ dàng hơn.
Cần tùy chỉnh linh hoạt: Doanh nghiệp yêu cầu tùy biến sâu theo quy trình riêng sẽ dễ dàng nhận được hỗ trợ từ các nhà cung cấp trong nước.
Chọn phần mềm quốc tế khi:
Mở rộng thị trường quốc tế: Nếu doanh nghiệp có kế hoạch làm việc với khách hàng và đối tác nước ngoài, phần mềm quốc tế thường hỗ trợ giao dịch đa quốc gia, đa tiền tệ hiệu quả.
Yêu cầu tính năng chuyên sâu: Khi cần những chức năng đặc biệt mà các phần mềm trong nước chưa đáp ứng được.
Ưu tiên quy trình chuẩn quốc tế: Phần mềm quốc tế được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn quản lý quốc tế, giúp doanh nghiệp áp dụng quy trình chuyên nghiệp ngay từ đầu.
Xem xét chi phí và ngân sách
Trước khi lựa chọn phần mềm du lịch, điều quan trọng là doanh nghiệp phải xác định rõ ngân sách đầu tư và tính toán đầy đủ tất cả các loại chi phí để tránh những phát sinh không mong muốn.
Xác định các loại chi phí:
Chi phí ban đầu: Bao gồm phí bản quyền, phí cài đặt và phí tùy chỉnh (nếu có).
Chi phí định kỳ: Gồm phí duy trì, phí nâng cấp, phí hỗ trợ, cũng như phí thuê bao hàng tháng hoặc hàng năm đối với các phần mềm SaaS.
Chi phí ẩn: Bao gồm chi phí đào tạo nhân viên và chi phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
Nghiên cứu và dự trù ngân sách:
So sánh các nhà cung cấp: Lập bảng so sánh chi phí giữa các giải pháp khác nhau, bao gồm chi phí ban đầu, chi phí định kỳ và các chi phí ẩn.
Dự trù chi phí phát sinh: Thường chiếm khoảng 10–20% tổng ngân sách, dành cho những nhu cầu nâng cấp, thay đổi quy trình hoặc tích hợp thêm tính năng mới.
Đảm bảo khả năng duy trì ngân sách:
Lập kế hoạch dài hạn: Xác định ngân sách hàng năm cho việc vận hành, nâng cấp và hỗ trợ phần mềm, tránh bị áp lực tài chính khi phần mềm đã triển khai.
Đánh giá khả năng mở rộng: Khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm có đáp ứng được số lượng người dùng tăng lên hoặc tích hợp thêm tính năng không? Ngân sách cần linh hoạt cho việc mở rộng này.
Bước 5: Thử nghiệm demo/trial
Sau khi đã đánh giá và sàng lọc phần mềm du lịch dựa trên các tiêu chí trên, doanh nghiệp sẽ có một số các giải pháp tiềm năng nhất. Lúc này, có thể tiến hành liên hệ trực tiếp với nhà cung cấp để yêu cầu demo và thực hiện đánh giá chi tiết hơn trước khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Mục tiêu thử nghiệm:
Giao diện và trải nghiệm người dùng: Kiểm tra tính trực quan, dễ sử dụng và mức độ phù hợp với nhân viên.
Tính năng cốt lõi: Thử chạy các quy trình quan trọng như booking, tạo báo giá, theo dõi công nợ và xuất báo cáo.
Khả năng tùy chỉnh: Xem xét việc điều chỉnh mẫu biểu, trường thông tin và quy trình làm việc theo nhu cầu doanh nghiệp.
Dịch vụ hỗ trợ: Đánh giá thời gian phản hồi, thái độ chuyên nghiệp và các kênh hỗ trợ.
Thu thập phản hồi nội bộ: Cho phép nhân viên chủ chốt tham gia thử nghiệm, tổng hợp ý kiến để đánh giá mức độ phù hợp và hiệu quả của phần mềm.
Bước 6: Quyết định và triển khai
Để đưa ra quyết định cuối cùng, doanh nghiệp nên tổ chức một cuộc họp với các bên liên quan để đánh giá tổng thể và lựa chọn ra phần mềm phù hợp nhất. Quá trình này có thể bao gồm các bước sau:
So sánh và đánh giá phần mềm:
Sử dụng bảng so sánh đã lập từ trước, kết hợp với kết quả thử nghiệm thực tế, để đánh giá từng phần mềm một cách khách quan.
Xem xét mức độ đáp ứng tính năng cốt lõi (must-have) và tính năng bổ sung (nice-to-have), xác định phần mềm nào thực sự giải quyết được các vấn đề quan trọng nhất của doanh nghiệp.
Đánh giá sự phù hợp về mô hình triển khai (SaaS hay On-premise), nguồn gốc phần mềm (Việt Nam hay quốc tế) và ngân sách để đảm bảo lựa chọn cuối cùng khả thi về mặt vận hành và tài chính.
Đánh giá nhà cung cấp:
Kiểm tra cam kết đồng hành lâu dài: Nhà cung cấp có hỗ trợ cập nhật, bảo trì, và tư vấn khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi quy trình hay không.
Đánh giá chất lượng hỗ trợ dựa trên quá trình demo/trial: thời gian phản hồi, thái độ chuyên nghiệp, và khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh.
Dự báo ROI (Return on Investment - Lợi tức đầu tư):
Ước tính các lợi ích mà phần mềm mang lại, bao gồm tiết kiệm chi phí vận hành, tăng doanh thu, nâng cao hiệu suất làm việc và cải thiện trải nghiệm khách hàng.
So sánh các lợi ích này với tổng chi phí đầu tư (bao gồm chi phí ban đầu, chi phí định kỳ, chi phí ẩn) để đánh giá hiệu quả kinh tế và đưa ra quyết định hợp lý.
Việc đánh giá toàn diện theo các bước trên sẽ giúp doanh nghiệp lựa chọn phần mềm không chỉ phù hợp với nhu cầu hiện tại mà còn đảm bảo khả năng mở rộng, vận hành hiệu quả và tối ưu chi phí trong dài hạn.
Lựa chọn đơn vị cung cấp phần mềm uy tín
Một nhà cung cấp phần mềm du lịch uy tín cần đáp ứng các tiêu chí cơ bản sau đây:
Lựa chọn phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Một phần mềm dù có nhiều tính năng đến đâu cũng sẽ không hiệu quả nếu nhân viên không thể sử dụng dễ dàng. Phần mềm có giao diện thân thiện cần bao gồm các yếu tố:
Giao diện cần được thiết kế rõ ràng, dễ hiểu, các chức năng được bố trí hợp lý
Dễ học và thao tác với nhân viên (ngay cả những người không thạo công nghệ) có thể nhanh chóng làm quen và thực hiện các tác vụ cơ bản mà không tốn quá nhiều thời gian đào tạo
Có chức năng tìm kiếm nhanh để tìm tour, khách hàng hay booking
Màu sắc và ký hiệu giúp nhận biết trạng thái: ví dụ booking đã xác nhận, đang chờ, hay bị hủy
Quy trình thao tác ngắn gọn, ít bước nhưng hiệu quả, tránh rườm rà
Phần mềm không bị chậm, lag, giật khi thao tác
Cảnh báo và thông báo rõ ràng khi có lỗi hoặc các hành động cần lưu ý
Có nút “hỗ trợ” hoặc chat trực tiếp với nhà cung cấp khi gặp lỗi hoặc cần hướng dẫn nhanh
Có hướng dẫn sử dụng trong hệ thống như: tooltips, video hướng dẫn, hoặc FAQ
Đảm bảo bảo mật và an toàn dữ liệu
Mã hóa dữ liệu: Dữ liệu cần được mã hóa cả khi đang lưu trữ và khi đang truyền tải để ngăn chặn việc đánh cắp thông tin.
Kiểm soát truy cập: Hệ thống phải có cơ chế phân quyền người dùng chặt chẽ, đảm bảo mỗi nhân viên chỉ có thể truy cập vào những thông tin và chức năng cần thiết cho công việc của họ.
Xác thực đa yếu tố (MFA/2FA): Đây là lớp bảo mật bổ sung, yêu cầu người dùng xác minh danh tính bằng nhiều cách (ví dụ: mật khẩu + mã OTP gửi về điện thoại) khi đăng nhập.
Sao lưu định kỳ (Backup): Thường xuyên sao lưu toàn bộ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp một cách tự động và tại nhiều khu vực khác nhau nhằm đảm bảo doanh nghiệp có thể phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra.
Phục hồi dữ liệu (Disaster Recovery): Nhà cung cấp cần có kế hoạch phục hồi dữ liệu nhanh chóng và hiệu quả trong trường hợp xảy ra sự cố (hỏng hóc máy chủ, thiên tai, tấn công mạng).
Bảo mật dữ liệu quốc tế: Đối với các doanh nghiệp có khách hàng quốc tế, phần mềm nên tuân thủ bảo mật ISO 27001 cho hệ thống quản lý an ninh thông tin chung, ISO 27018 cho bảo vệ thông tin cá nhân trên đám mây, GDPR cho dữ liệu cá nhân của người dùng EU, HIPAA nếu liên quan đến dữ liệu sức khỏe, và SOC 2 để đảm bảo các biện pháp kiểm soát bảo mật nghiêm ngặt.
Bảo mật tiêu chuẩn thanh toán: Đảm bảo phần mềm tuân thủ các tiêu chuẩn PCI DSS (Payment Card Industry Data Security Standard) nếu có xử lý trực tiếp thông tin thẻ tín dụng.
>>> Xem thêm: 4 mẹo bảo mật dữ liệu khi triển khai phần mềm CRM cho doanh nghiệp du lịch
Hỗ trợ khả năng tích hợp và mở rộng
Một phần mềm du lịch hiệu quả không nên hoạt động độc lập mà cần có khả năng kết nối với các hệ thống khác, đồng thời phát triển cùng doanh nghiệp trong tương lai.
Tích hợp với website và cổng thanh toán: Phần mềm phải dễ dàng tích hợp với website của bạn để đồng bộ thông tin tour, booking và cho phép khách hàng thanh toán trực tuyến.
Tích hợp với các phần mềm khác: Khả năng tích hợp với CRM, phần mềm kế toán (ví dụ: Misa, Fast), hoặc các công cụ marketing automation giúp tạo ra một hệ sinh thái quản lý toàn diện.
Ngoài ra, phần mềm du lịch cũng cần đáp ứng khả năng tăng trưởng và có khả năng mở rộng. Cụ thể:
Đáp ứng tăng trưởng: Xử lý hiệu quả khi số lượng booking, khách hàng và tour tuyến của doanh nghiệp tăng lên đáng kể. Điều này đòi hỏi phần mềm phải có khả năng mở rộng (scale up/scale out) để đáp ứng nhu cầu phát triển mà không làm giảm hiệu suất vận hành.
Khả năng mở rộng tính năng: Nhà cung cấp phải cam kết thường xuyên cập nhật và bổ sung các tính năng mới, tiên tiến. Lộ trình phát triển sản phẩm của họ cần phù hợp với các xu hướng thị trường mới nổi và kế hoạch phát triển dài hạn của doanh nghiệp.
Lập kế hoạch triển khai chi tiết
Phân công đội ngũ phụ trách và xác định người quản lý dự án: Để triển khai hiệu quả, cần thành lập một đội ngũ triển khai gồm đại diện từ các phòng ban có liên quan. Trong đó, phải có một người được giao vai trò quản lý dự án, chịu trách nhiệm điều phối giữa nội bộ doanh nghiệp và phía nhà cung cấp phần mềm. Người này sẽ là “đầu mối” để đảm bảo mọi vấn đề phát sinh đều được xử lý nhanh chóng, đúng hướng.
Đặt ra các mốc thời gian và mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn: Chia dự án thành các giai đoạn nhỏ, có thời hạn rõ ràng dễ theo dõi tiến độ và kịp thời điều chỉnh. Ví dụ: tuần 1 là đào tạo, tuần 2 là nhập liệu, tuần 3 là chạy thử nghiệm... Mỗi giai đoạn đều phải có mục tiêu cụ thể, có thể đo lường được.
Chuẩn bị cơ sở hạ tầng
Tùy theo loại phần mềm (SaaS hay On-premise), doanh nghiệp cần chuẩn bị cơ sở hạ tầng phù hợp.
Với phần mềm cloud: Cần kết nối internet ổn định và thiết bị truy cập (máy tính, smartphone)
Với phần mềm on-premise: Cần chuẩn bị server, máy trạm, đường truyền và có đội ngũ IT hỗ trợ
Đào tạo và số hóa dữ liệu
Phối hợp với nhà cung cấp để đào tạo chuyên sâu cho từng phòng ban: Nhà cung cấp phần mềm sẽ chịu trách nhiệm hướng dẫn chi tiết cách sử dụng phần mềm. Doanh nghiệp cần sắp xếp thời gian để nhân viên tham gia đầy đủ, đúng giờ và có thể chia nhỏ theo từng phòng ban để việc đào tạo mang tính chuyên sâu hơn.
Lên kế hoạch nhập dữ liệu ban đầu (danh sách khách hàng, tour, nhà cung cấp): Trước khi đưa phần mềm vào sử dụng, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các nhóm dữ liệu quan trọng và xác định rõ các trường thông tin sẽ được nhập lên hệ thống. Việc chuẩn hóa và sắp xếp dữ liệu ngay từ đầu không chỉ giúp quá trình nhập liệu diễn ra nhanh chóng, chính xác, mà còn tạo nền tảng vững chắc để hệ thống vận hành ổn định và hiệu quả ngay từ ngày đầu.
Hướng dẫn sử dụng phần mềm và các tài liệu đi kèm: Xuyên suốt quá trình đào tạo, doanh nghiệp nên lưu lại toàn bộ tài liệu mà nhà cung cấp cung cấp, bao gồm file hướng dẫn, video demo, hoặc tài liệu mô tả quy trình thao tác. Những tài liệu này có thể dùng làm cẩm nang tham khảo nội bộ, giúp nhân viên mới dễ dàng làm quen với hệ thống mà không cần đào tạo lại từ đầu.
Đưa vào vận hành
Vận hành cho toàn bộ công ty: Khi tất cả công tác đào tạo, nhập dữ liệu và kiểm thử đã hoàn tất, doanh nghiệp có thể chính thức đưa phần mềm vào sử dụng trên phạm vi toàn công ty.
Thu thập phản hồi từ người dùng để phát hiện và khắc phục các vấn đề: Ngay khi hệ thống bắt đầu được áp dụng thực tế, ban lãnh đạo nên khuyến khích nhân viên ở từng bộ phận đưa ra phản hồi về quá trình sử dụng. Những ý kiến này giúp nhận diện nhanh các vướng mắc, lỗi kỹ thuật hoặc thao tác chưa hợp lý, từ đó phối hợp với nhà cung cấp để kịp thời khắc phục. Việc thu thập phản hồi có thể thực hiện qua khảo sát nội bộ, họp định kỳ hoặc kênh trao đổi trực tuyến.
Đánh giá hiệu suất và so sánh với mục tiêu ban đầu: Doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ để đo lường hiệu quả triển khai so với mục tiêu ban đầu, như: thời gian xử lý booking có rút ngắn không, sai sót nhập liệu có giảm không, hay quản lý khách hàng và nhà cung cấp có tối ưu hơn không. Kết quả này sẽ cho thấy giá trị thực tế của phần mềm và định hướng cho việc tối ưu, bổ sung tính năng sau này.
Duy trì liên hệ với nhà cung cấp để nhận hỗ trợ kịp thời
Hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp không chỉ trong giai đoạn đầu mà còn trong suốt quá trình sử dụng để nhận được hỗ trợ, cập nhật tính năng mới khi cần thiết.
Tạo sự đồng thuận từ toàn thể nhân viên
Phần mềm đóng vai trò như một công cụ hỗ trợ trực tiếp trong công việc hàng ngày của từng nhân viên. Do đó, khi họ hiểu rõ được những giá trị và lợi ích mà hệ thống mang lại, họ sẽ dễ dàng chủ động tiếp cận, tích cực học hỏi và có thái độ cởi mở hơn trước sự thay đổi. Để tạo được sự đồng thuận, ban lãnh đạo cần:
Truyền thông rõ ràng mục tiêu triển khai: Giải thích lý do tại sao doanh nghiệp cần thay đổi, những vấn đề hiện tại đang gây khó khăn và phần mềm sẽ giải quyết chúng như thế nào.
Nhấn mạnh lợi ích trực tiếp cho từng phòng ban: Nhấn mạnh rõ ràng rằng phần mềm không thay thế vai trò hay công việc của họ mà là công cụ hỗ trợ và giảm tải khối lượng công việc cho các cá nhân và phòng ban. Khi thấy rõ lợi ích gắn liền với công việc hàng ngày, nhân viên sẽ dễ dàng đón nhận và sử dụng tích cực hơn.
Tạo cơ hội cho nhân viên đóng góp ý kiến: Khuyến khích nhân viên chia sẻ khó khăn, góp ý về tính năng, hoặc đề xuất cải tiến. Điều này giúp họ cảm thấy mình là một phần của dự án, từ đó gắn bó và tích cực sử dụng phần mềm.
Công nhận và khích lệ sự thay đổi: Trong giai đoạn đầu, cần ghi nhận nỗ lực của nhân viên khi học hỏi cái mới, khen thưởng hoặc động viên để tạo động lực cho toàn bộ công ty.
Kiên trì trong giai đoạn sử dụng phần mềm
Trong giai đoạn đầu sử dụng phần mềm, doanh nghiệp thường gặp không ít khó khăn như nhân viên chưa quen thao tác, tốc độ xử lý công việc có thể chậm hơn so với trước. Hay phần mềm cũng có thể phát sinh một số lỗi nhỏ, yêu cầu điều chỉnh hoặc phối hợp với nhà cung cấp để khắc phục.
Tuy nhiên, đây là quá trình tất yếu khi chuyển đổi sang công nghệ mới. Cần tránh tâm lý nản lòng hoặc quay lại cách làm cũ. Sự kiên trì trong giai đoạn này sẽ tạo nền tảng vững chắc để hệ thống phát huy tối đa hiệu quả về lâu dài.
Chuẩn hóa dữ liệu trước khi số hóa
Trước khi phần mềm chính thức đi vào vận hành, doanh nghiệp nên kiểm tra và chuẩn hóa toàn bộ dữ liệu hiện có để đảm bảo thông tin nhập vào hệ thống chính xác, đầy đủ và nhất quán. Cụ thể:
Loại bỏ dữ liệu trùng lặp hoặc không còn sử dụng: Xóa các bản ghi thừa hoặc không còn sử dụng trong Excel, Docs hoặc các hệ thống cũ để đảm bảo cơ sở dữ liệu gọn gàng, tránh rối loạn khi chuyển sang phần mềm mới.
Xác định các quy chuẩn về định dạng thông tin trên phần mềm. Hoặc tự quy định nội bộ về định dạng thông tin để số hóa dữ liệu, giúp hệ thống xử lý chính xác, dễ dàng tra cứu và truy xuất.
Đảm bảo phân quyền rõ ràng
Một trong những yếu tố quan trọng khi triển khai phần mềm du lịch là xác định và thiết lập quyền hạn cho từng bộ phận và từng cá nhân trong doanh nghiệp. Việc phân quyền rõ ràng giúp đảm bảo bảo mật dữ liệu, tránh thao tác sai, đồng thời duy trì quy trình làm việc hiệu quả.
Xác định vai trò và quyền hạn: Phân loại quyền truy cập theo chức năng của từng bộ phận và cá nhân, đảm bảo mỗi người chỉ thao tác với dữ liệu liên quan đến công việc của mình, hạn chế rủi ro thao tác ngoài phạm vi.
Phối hợp với nhà cung cấp phần mềm: Khi cài đặt hoặc tùy chỉnh hệ thống, cần làm việc trực tiếp với nhà cung cấp để đảm bảo quyền hạn được cấu hình chính xác, đồng thời hỗ trợ khi có thay đổi vai trò, bổ sung nhân sự mới hoặc nâng cấp hệ thống.
Định kỳ rà soát và điều chỉnh: Theo dõi việc sử dụng quyền truy cập, cập nhật quyền khi có thay đổi trong cơ cấu nhân sự hoặc quy trình, đảm bảo hệ thống luôn vận hành an toàn và hiệu quả.
Khuyến khích phản hồi từ nhân viên
Trong quá trình triển khai và sử dụng phần mềm du lịch, nhân viên trực tiếp thao tác trên phần mềm thường là những người phát hiện sớm các vấn đề, bất cập trong quy trình hoặc các lỗi nhỏ mà nhà quản lý có thể chưa nhận thấy. Vì vậy, việc khuyến khích phản hồi từ nhân viên là rất quan trọng để doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh, tối ưu hóa hệ thống và cải thiện hiệu quả vận hành.
Để thực hiện điều này, doanh nghiệp có thể khuyến khích nhân viên phản hồi các các nhóm chat nội bộ, các cuộc họp định kỳ để thảo luận trực tiếp về các vấn đề, khó khăn và đề xuất cải tiến.
Lập kế hoạch dự phòng khi có sự cố xảy ra
Doanh nghiệp cần xây dựng sẵn các kịch bản ứng phó cho những tình huống có thể xảy ra như mất kết nối internet, lỗi hệ thống, hay sự cố bảo mật dữ liệu. Quan trọng hơn, cần quy định rõ quy trình xử lý và liên hệ lập tức với nhà cung cấp phần mềm để được hỗ trợ kỹ thuật kịp thời.
Song song đó, doanh nghiệp nên có phương án tạm thời như nhập liệu thủ công, sử dụng bản sao lưu dữ liệu, hoặc phân công nhân sự phụ trách xử lý sự cố.
Việc chuẩn bị đầy đủ kịch bản và phối hợp chặt chẽ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu gián đoạn và duy trì hoạt động trơn tru ngay cả trong tình huống bất ngờ.
Trên đây là những hướng dẫn chi tiết giúp doanh nghiệp hiểu rõ quy trình lựa chọn và triển khai phần mềm du lịch. Để thực hiện thành công, doanh nghiệp không chỉ cần đầu tư thời gian, sự nghiên cứu kỹ lưỡng mà còn cần sự đồng thuận và phối hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban cùng nhà cung cấp. Khi triển khai bài bản, phần mềm sẽ trở thành công cụ hữu ích, tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu quả kinh doanh và hỗ trợ doanh nghiệp phát triển bền vững.
.png)
