Cập nhật 12.11.2025 | Phần mềm du lịch
NỘI DUNG
Thực trạng điều hành tour của doanh nghiệp du lịch lữ hành hiện nay
Những thách thức khi điều hành tour thủ công
Phần mềm điều hành tour du lịch là gì?
Lợi ích của Phần mềm điều hành Tour
12 Tính năng chính của Phần mềm điều hành Tour du lịch
Tiêu chí lựa chọn phần mềm điều hành tour phù hợp
Phần mềm TravelMaster - Giải pháp điều hành tour du lịch toàn diện cho doanh nghiệp du lịch Việt
Phần lớn doanh nghiệp du lịch Việt Nam vẫn đang vận hành quy trình điều hành tour dựa trên các công cụ thủ công như Excel, email và trao đổi qua Zalo hoặc Messenger. Mặc dù quen thuộc và dễ sử dụng, các công cụ này chỉ phù hợp khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ, lượng tour ít và nhân sự gọn nhẹ.
Khi hoạt động mở rộng, lượng booking và đối tác tăng lên, mô hình này bắt đầu bộc lộ hàng loạt hạn chế: dữ liệu rời rạc, thông tin thiếu nhất quán giữa các bộ phận, dễ sai sót trong tính chi phí – công nợ – dịch vụ và đặc biệt là việc tổng hợp báo cáo mất nhiều thời gian. Không ít doanh nghiệp phải mất hàng giờ, thậm chí hàng ngày để rà soát lại thông tin tour, hợp đồng hoặc chi phí thực tế sau mỗi chương trình.
>> Xem thêm: 10 Lý do để bạn sẵn sàng “Say Goodbye” Excel
Một thách thức khác là việc thiếu kết nối giữa bộ phận điều hành tour, kinh doanh và kế toán khiến quy trình xử lý chậm, phản hồi khách hàng không kịp thời, ảnh hưởng đến uy tín và trải nghiệm dịch vụ. Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, mô hình điều hành thủ công không còn đáp ứng được yêu cầu mở rộng quy mô và tối ưu hiệu quả vận hành.
Điều hành tour là một khâu then chốt, đảm bảo tour được tổ chức trọn vẹn và đạt chất lượng cam kết với khách hàng. Tuy nhiên, khi còn quản lý bằng thủ công, doanh nghiệp du lịch thường gặp phải nhiều vướng mắc trong quá trình thực hiện nghiệp vụ điều hành tour du lịch:
Khó kiểm soát toàn bộ quy trình tour: Việc theo dõi tình trạng tour, xác nhận dịch vụ, điều phối hướng dẫn viên hoặc phương tiện thường diễn ra qua nhiều kênh khác nhau, khiến thông tin thiếu đồng bộ và dễ sai lệch.
Tốn thời gian trong đặt và theo dõi dịch vụ: Điều hành viên phải liên hệ, xác nhận từng nhà cung cấp (khách sạn, nhà hàng, xe, vé tham quan…), tốn nhiều giờ cho những công việc lặp lại, đặc biệt khi có thay đổi đột xuất.
Thiếu kết nối liên phòng ban: Dữ liệu khách, lịch trình và chi phí không được cập nhật tức thời giữa điều hành – kinh doanh – kế toán, dẫn đến chậm phản hồi và thiếu chính xác khi đối soát.
Khó kiểm soát chi phí và công nợ tour: Các khoản chi phát sinh, bồi hoàn hoặc phụ thu thường được ghi rời rạc, dẫn đến sai lệch giữa chi phí thực tế và dự toán, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Thiếu dữ liệu phản hồi và đánh giá sau tour: Phản hồi khách hàng, báo cáo của hướng dẫn viên chưa được lưu trữ hệ thống, khiến doanh nghiệp không có căn cứ để cải thiện dịch vụ hay đánh giá đối tác.
Rủi ro trong bảo mật và lưu trữ dữ liệu: Khi toàn bộ thông tin tour phụ thuộc vào file cá nhân, chỉ cần một sự cố mất dữ liệu hay nhân sự nghỉ việc là doanh nghiệp mất đi toàn bộ lịch sử vận hành.
Những hạn chế này khiến hoạt động điều hành trở nên rời rạc, kém hiệu quả và khó mở rộng quy mô. Chính vì vậy, nhu cầu về một công cụ giúp quản lý tập trung, chuẩn hóa dữ liệu và tự động hóa quy trình điều hành đang trở thành xu hướng tất yếu của doanh nghiệp du lịch hiện nay. Và Phần mềm điều hành tour chính là giải pháp cốt lõi.
Phần mềm điều hành tour du lịch là hệ thống hoặc module chuyên biệt giúp doanh nghiệp lữ hành quản lý toàn bộ quy trình tổ chức tour từ lên kế hoạch đến khi kết thúc tour, đồng thời đảm bảo chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng tốt nhất.
Được coi là “bộ não” của bộ phận điều hành tuy nhiên phần mềm điều hành tour thường không hoạt động đơn lẻ mà là nền tảng trung tâm kết nối các bộ phận phòng ban khác như bộ phận sản phẩm, kinh doanh, marketing, kế toán, quản lý,... giúp mọi dữ liệu liên quan tới tour được kế thừa, đồng bộ, dễ dàng khai thác.
Trong bối cảnh ngành du lịch ngày càng năng động và yêu cầu tốc độ phản ứng cao, phần mềm điều hành tour đóng vai trò xương sống trong quản lý vận hành, cho phép giám sát tiến độ, trạng thái và chất lượng tour mọi lúc mọi nơi. Đây cũng là cơ sở để xây dựng quy trình chuẩn hóa, kiểm soát rủi ro và đảm bảo dịch vụ được cung cấp đúng cam kết với khách hàng.
Hệ thống này phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp lữ hành, từ tour nội địa, outbound, inbound cho đến các tour MICE hay DMC và có thể áp dụng cho các doanh nghiệp với quy mô từ nhỏ, vừa đến lớn, có nhiều chi nhánh và đại lý.
Sử dụng phần mềm điều hành tour mang lại giá trị thực tiễn và trực tiếp cho doanh nghiệp lữ hành, giúp tối ưu hóa vận hành, nâng cao hiệu suất và kiểm soát chất lượng dịch vụ:
Tối ưu hóa quy trình vận hành
Phần mềm số hóa toàn bộ các bước từ quản lý booking tour, lên kế hoạch dịch vụ, phân công nhân sự, điều hành tour đến quyết toán. Điều này giúp giảm thời gian và công sức thủ công, đồng thời hạn chế sai sót và trùng lặp dữ liệu.
Quản lý tập trung và minh bạch
Toàn bộ thông tin về tour, khách hàng, chi phí, dịch vụ và đối tác được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giúp các bộ phận dễ dàng phối hợp, kiểm soát thông tin và truy xuất dữ liệu nhanh chóng. Tính minh bạch này cũng hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác dựa trên dữ liệu thực tế.
Tiết kiệm thời gian và nhân lực
Nhờ tự động hóa quy trình điều hành tour, điều hành viên và bộ phận liên quan có thể giảm 30–50% khối lượng công việc thủ công, tập trung vào các nhiệm vụ chiến lược như tối ưu trải nghiệm khách và phát triển sản phẩm tour.
Nâng cao chất lượng dịch vụ và trải nghiệm khách hàng
Các thay đổi trong tour được cập nhật tức thì, thông tin về lịch trình, dịch vụ và yêu cầu khách hàng được đồng bộ giữa các bộ phận. Điều này giúp phản hồi nhanh, xử lý sự cố kịp thời và đảm bảo khách hàng có trải nghiệm trọn vẹn.
Hỗ trợ phân tích và ra quyết định
Phần mềm cung cấp báo cáo trực quan về doanh thu, chi phí, hiệu suất nhân sự và các chỉ số KPI liên quan đến tour. Doanh nghiệp có thể theo dõi hiệu quả hoạt động và tối ưu hóa quy trình vận hành dựa trên dữ liệu chính xác.
Điều hành tour là một chuỗi nghiệp vụ phức tạp, liên kết chặt chẽ giữa nhiều bộ phận và luôn có những biến động theo thực tế vận hành. Vì vậy, các nhà cung cấp phần mềm điều hành tour phải nghiên cứu chuyên sâu và thực sự “có nghề” thì giải pháp mới đáp ứng được nhu cầu vận hành thực tế của doanh nghiệp.
Dưới đây là những tính năng chính của Phần mềm điều hành Tour tốt nhất 2025:
Quản lý hệ thống Tour điều hành
Phần mềm cho phép doanh nghiệp quản lý toàn bộ tour điều hành một cách tập trung, giúp điều hành viên nắm bắt nhanh tiến độ và tình trạng từng tour.
Theo dõi tổng thể số lượng tour, số lượng khách, trạng thái điều hành.
Kiểm soát đồng thời nhiều tour đang diễn ra, tránh trùng lặp và sai sót.
Điều hành dịch vụ và đặt dịch vụ nhà cung cấp
Quản lý, đặt và theo dõi tất cả dịch vụ trong tour giúp đảm bảo chất lượng và tiến độ thực tế.
Quản lý danh sách dịch vụ sử dụng trong từng tour (khách sạn, nhà hàng, vận chuyển, điểm tham quan,…).
Đặt dịch vụ tự động với nhà cung cấp và cập nhật trạng thái tức thời.
Kiểm soát các trường hợp phát sinh, thay đổi dịch vụ hoặc hủy dịch vụ.
Tự động tính toán phụ thu hoặc hoàn tiền khi có thay đổi.
>> Xem thêm: Tự động hóa quy trình Đặt dịch vụ Nhà cung cấp với TravelMaster
Điều hành Hướng dẫn viên – Xếp lịch Hướng dẫn viên
Tối ưu phân công hướng dẫn viên, đảm bảo tour được vận hành trơn tru và đúng chuyên môn.
Xếp lịch hướng dẫn viên theo tour, địa điểm và thời gian thực tế.
Theo dõi công tác điều phối HDV, cập nhật tình trạng sẵn sàng.
Quản lý tạm ứng, chi phí phát sinh cho HDV.
Lưu trữ đánh giá HDV sau tour để nâng cao chất lượng nhân sự.
Điều hành Xe – Xếp lịch xe
Quản lý xe và điều phối phương tiện nhằm đảm bảo di chuyển an toàn, đúng lịch.
Xếp xe theo nhu cầu tour và lịch trình thực tế.
Kiểm tra tình trạng xe, số lượng chỗ, và lịch bảo dưỡng định kỳ.
Quản lý lái xe, theo dõi tạm ứng, chi phí phát sinh.
Tối ưu lộ trình di chuyển để tiết kiệm chi phí và thời gian.
Quản lý hệ thống chi phí của tour
Theo dõi toàn bộ chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát ngân sách, tối ưu lợi nhuận cho mỗi tour.
Lập dự toán chi phí tour.
Quản lý chi phí tạm ứng, chi phí phát sinh, tạo phiếu chi tự động.
Theo dõi công nợ, quản lý thanh toán và quyết toán tour.
Đồng bộ dữ liệu chi phí với bộ phận kế toán để giảm sai sót.
Quản lý danh sách đoàn
Hệ thống quản lý khách và đoàn giúp điều hành viên theo dõi mọi thông tin khách hàng và nhóm tham gia tour.
Quản lý danh sách khách, thông tin liên hệ và nhu cầu đặc biệt.
Theo dõi số lượng khách theo đoàn, tình trạng tham gia và check-in.
Quản lý đánh giá và chất lượng dịch vụ
Tối ưu chất lượng tour thông qua đánh giá và phản hồi thực tế từ khách và nhân sự.
Thu thập đánh giá và phản hồi khách hàng về chất lượng dịch vụ
Tổng hợp đánh giá chất lượng dịch vụ từng nhà cung cấp và từng tour.
Hỗ trợ ra quyết định lựa chọn đối tác và cải thiện quy trình vận hành.
>> Xem thêm: Tiêu chí đánh giá chất lượng tour du lịch
Cập nhật, thay đổi và hủy dịch vụ
Cho phép điều hành viên linh hoạt theo biến động thực tế của tour.
Thêm, thay đổi hoặc hủy dịch vụ trong tour dễ dàng.
Tự động tính toán phụ thu hoặc hoàn tiền khi có thay đổi.
Ghi nhận lịch sử thay đổi để truy vết và báo cáo.
Báo cáo và xuất dữ liệu Tour điều hành
Xuất danh sách đoàn, chương trình tour, danh sách dịch vụ điều hành.
Tạo phiếu điều động Hướng dẫn viên, phiếu tạm ứng và chứng từ dịch vụ.
Báo cáo doanh thu, chi phí, hiệu suất tour theo thời gian thực.
Phân tích KPI điều hành, hiệu quả nhân sự và chất lượng dịch vụ.
Thông báo và nhắc nhở tự động
Nhắc nhở tiến độ đặt dịch vụ, xác nhận nhà cung cấp.
Thông báo các thay đổi lịch trình, tạm ứng hoặc chi phí phát sinh.
Đồng bộ thông tin tức thì với Hướng dẫn viên, lái xe và bộ phận liên quan.
Quản lý dữ liệu và bảo mật
Lưu trữ tập trung toàn bộ dữ liệu liên quan tới tour điều hành
Phân quyền truy cập theo vai trò, quyền hạn với từng nghiệp vụ cụ thể
Hỗ trợ lập kế hoạch dài hạn và tối ưu vận hành
Phân tích dữ liệu giúp nâng cao hiệu quả vận hành và chất lượng tour theo thời gian.
Phân tích lịch sử điều hành tour và chi phí để tối ưu hóa kế hoạch.
Đề xuất cải tiến quy trình vận hành, nâng cao chất lượng tour và trải nghiệm khách hàng.
Chọn được phần mềm điều hành tour du lịch tốt nhất 2025 là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp lữ hành vận hành chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí.
>> Xem thêm: Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý và điều hành tour du lịch
Khi đánh giá phần mềm du lịch, doanh nghiệp nên cân nhắc các tiêu chí sau:
Phù hợp với mô hình kinh doanh
Mỗi doanh nghiệp có quy mô, loại hình và cách vận hành khác nhau. Phần mềm cần đáp ứng đặc thù nghiệp vụ của từng mô hình:
Doanh nghiệp inbound, outbound, nội địa hay kết hợp nhiều loại hình.
Khả năng quản lý tour theo nhóm khách hoặc dịch vụ lẻ.
Linh hoạt mở rộng khi số lượng tour, khách và đối tác tăng.
Đầy đủ tính năng đáp ứng nghiệp vụ điều hành
Phần mềm nên bao quát toàn bộ chuỗi nghiệp vụ điều hành tour, từ quản lý dịch vụ, hướng dẫn viên, phương tiện, chi phí đến báo cáo và phân tích:
Quản lý danh sách tour, đặt dịch vụ tự động, theo dõi tiến độ.
Điều hành hướng dẫn viên, xe, tạm ứng, chi phí phát sinh và quyết toán.
Báo cáo KPI, đánh giá chất lượng dịch vụ và phản hồi khách hàng.
Khả năng tích hợp và mở rộng
Một phần mềm điều hành tour toàn diện là phần mềm có thể kết nối với các hệ thống của bộ phận khác trong doanh nghiệp:
Kết nối bộ phận sản phẩm, dịch vụ để đồng bộ dữ liệu Nhà cung cấp
Kết nối bộ phận Sale - Marketing để đồng bộ dữ liệu booking, khách hàng
Kết nối với kế toán để quản lý chi phí, công nợ và quyết toán tự động.
Hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo
Sự ổn định và hiệu quả của phần mềm điều hành tour phụ thuộc vào chất lượng hỗ trợ từ nhà cung cấp:
Hướng dẫn triển khai, đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm thành thạo.
Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng khi có sự cố hoặc cần tùy chỉnh tính năng.
Cập nhật phiên bản mới liên tục, cải thiện tính năng và bảo mật.
Chi phí và hình thức triển khai linh hoạt
Doanh nghiệp cần cân nhắc chi phí đầu tư so với lợi ích nhận được và khả năng triển khai:
Tính toán chi phí license, dịch vụ hỗ trợ và chi phí phát sinh.
Hình thức triển khai cloud/on-premise phù hợp với hạ tầng và chính sách bảo mật.
Khả năng nâng cấp gói dịch vụ theo quy mô và nhu cầu vận hành thực tế.
Tóm lại, một phần mềm điều hành tour lý tưởng là giải pháp vừa đáp ứng toàn bộ nghiệp vụ chuyên môn, vừa linh hoạt mở rộng, tích hợp sâu vào hệ thống vận hành và được hỗ trợ tốt bởi nhà cung cấp. Lựa chọn phần mềm đúng sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót và nâng cao năng lực cạnh tranh.
Phần mềm điều hành tour TravelMaster là giải pháp công nghệ toàn diện, giúp doanh nghiệp lữ hành quản lý và điều hành tour một cách hiệu quả.
Phần mềm TravelMaster được phát triển bởi Công ty Cổ phần VietISO - doanh nghiệp có hơn 17 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công nghệ du lịch và chuyển đổi số du lịch.
Khác với những giải pháp khác, nghiệp vụ Điều hành Tour trên phần mềm TravelMaster được xử lý một cách chuyên sâu, tối ưu, đáp ứng trọn vẹn nhu cầu vận hành đặc thù của doanh nghiệp Lữ hành Việt.
Hiện có hơn 1.000 doanh nghiệp du lịch và 22 trường Đại học, Cao đẳng có chuyên ngành du lịch trên toàn quốc đã lựa chọn Phần mềm du lịch TravelMaster. Đây là bảo chứng rõ ràng cho uy tín, độ ổn định và hiệu quả vận hành của hệ thống.
>> Xem thêm: Đăng ký dùng thử Phần mềm điều hành Tour TravelMaster
Phần mềm điều hành tour du lịch là công cụ không thể thiếu để các doanh nghiệp lữ hành vận hành hiệu quả, đồng bộ và chuyên nghiệp. Bằng việc số hóa quy trình, kiểm soát dịch vụ, hướng dẫn viên, phương tiện và chi phí, phần mềm giúp giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất toàn bộ hệ thống.
Đối với các doanh nghiệp muốn duy trì tính cạnh tranh trên thị trường, lựa chọn một giải pháp chuyên biệt, uy tín và phù hợp với đặc thù vận hành là bước đi chiến lược. Phần mềm TravelMaster là giải pháp điều hành tour tốt nhất 2025, đáp ứng trọn vẹn nhu cầu quản lý và vận hành tour từ nhỏ đến lớn, giúp doanh nghiệp tự tin mở rộng quy mô và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Điều hành Tour thông minh - Chọn Phần mềm Điều hành Tour TravelMaster!
Danh mục
