Cập nhật 24.11.2025 | Phần mềm du lịch
NỘI DUNG
Quy trình lập dự toán tour chuẩn
Bước 1: Thu thập & phân tích dữ liệu đầu vào
Bước 2: Xác định danh sách khoản mục chi phí
Bước 3: Tính toán chi phí từng khoản mục
Bước 4: Kiểm tra giá vốn & đánh giá biên lợi nhuận thực tế
Bước 5: Rà soát và hoàn thiện dự toán
Những sai sót phổ biến khi lập dự toán tour
Ứng dụng phần mềm trong lập dự toán tour du lịch
Lập dự toán tour (Tour Costing) là quy trình bóc tách dịch vụ theo hành trình và tính toán toàn bộ chi phí cần thiết cho một chương trình du lịch dựa trên giá NET của nhà cung cấp. Dự toán giúp doanh nghiệp xác định giá vốn chính xác, kiểm soát rủi ro chi phí và đảm bảo tour được triển khai đúng chất lượng.
Việc lập dự toán đúng chuẩn giữ vai trò quyết định trong hiệu quả vận hành tour. Một sai lệch nhỏ trong tính toán có thể dẫn đến âm tour, khó kiểm soát biên lợi nhuận hoặc phát sinh vướng mắc khi đối soát – quyết toán với nhà cung cấp. Dự toán chuẩn xác cũng là căn cứ quan trọng để Điều hành đặt dịch vụ và Kế toán kiểm soát chi phí thực tế so với chi phí dự kiến.
Nói cách khác, lập dự toán tour không chỉ là thao tác tính tiền, mà là bước nền tảng đảm bảo tour được triển khai đúng chi phí – đúng chất lượng – đúng lợi nhuận, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và duy trì sức cạnh tranh trên thị trường.
Trong mỗi doanh nghiệp lữ hành, quy trình lập dự toán tour có thể khác nhau tùy mô hình và cách thức vận hành. Tuy nhiên, phần lớn đều xoay quanh ba nhóm hoạt động chính: thu thập dữ liệu – tính toán chi phí – kiểm tra sai lệch.
Dưới đây là quy trình lập dự toán tour du lịch thường được áp dụng trong các doanh nghiệp du lịch:
Mục đích của bước này là đảm bảo Điều hành viên có đầy đủ dữ liệu để tính đúng chi phí tour, tránh các sai số về dịch vụ hoặc thời điểm. Một bộ dự toán chính xác bắt đầu bằng việc hiểu rõ khách hàng, lịch trình và các yếu tố biến động.
Thông tin cần xác định bao gồm:
Số lượng khách: người lớn – trẻ em – trẻ nhỏ (ảnh hưởng tới chi phí chia sẻ)
Thời điểm khởi hành: mùa cao điểm/thấp điểm, phụ phí lễ Tết
Số lượng dịch vụ: Xe ô tô, vé máy bay, hướng dẫn viên, khách sạn, nhà hàng, vé thắng cảnh, du thuyền, land tour,...
Tiêu chuẩn dịch vụ: hạng khách sạn, loại xe, suất ăn
Lịch trình chi tiết: số ngày – số đêm, điểm tham quan, số bữa ăn
Yêu cầu đặc biệt: HDV ngoại ngữ, ăn chay, phòng đơn
Yếu tố rủi ro: phụ thu điểm đến, chính sách NCC thay đổi
👉 Kết quả của bước 1: Một bộ thông tin đầy đủ giúp việc tính chi phí ở bước sau chính xác và hạn chế phát sinh.
>> Xem thêm: Nghiệp vụ quản lý hệ thống nhà cung cấp dịch vụ du lịch
Điều hành thực hiện bóc tách toàn bộ dịch vụ theo hành trình tour thành các khoản chi phí cụ thể. Mục đích là đảm bảo không bỏ sót dịch vụ và phân loại rõ ràng các nhóm chi phí để dễ tính toán và đối soát.
Chi phí được chia thành 3 nhóm:
Chi phí biến đổi (Variable Cost – theo đầu khách)
Vé tham quan
Land Tour
Suất ăn
Nước uống
Bảo hiểm du lịch
Dịch vụ khác tính theo pax
→ Nhóm dịch vụ này thay đổi theo số lượng khách, phải nắm rõ chính sách trẻ em.
Chi phí cố định / Chi phí chia sẻ (Fixed/Share Cost – theo đoàn)
Xe ô tô
Hướng dẫn viên
Dịch vụ tổ chức trọn gói như gala/teambuilding,...
→ Đây là chi phí không phụ thuộc vào số khách nhưng phải phân bổ đúng.
Chi phí dự phòng
Dự phòng rủi ro: 3–5%
Dự phòng trượt giá theo mùa
***Trường hợp đặc biệt:
Dịch vụ Phòng khách sạn có thể được xếp vào Variable Cost hoặc Fixed/Share Cost, tùy theo cách tính của từng doanh nghiệp du lịch:
Cách 1 – Tính theo pax (phổ biến tại Việt Nam)
Chia phòng theo tiêu chuẩn twin/double/triple
→ Khi đó, phòng khách sạn = Variable Cost
Cách 2 – Tính theo room/night (chuẩn quốc tế)
Báo giá tính theo phòng/đêm
→ Khi đó, phòng khách sạn = Fixed/Share Cost
👉 Kết quả của bước 2: Một bộ khung chi phí đầy đủ – không bỏ sót khoản mục.
Mục tiêu của bước này là đảm bảo mọi khoản chi được tính đủ, đúng và nhất quán. Các nguyên tắc tính phổ biến:
Tính theo đầu khách
Dùng cho: vé, suất ăn, bảo hiểm
Cách tính: Đơn giá × số khách
Tính theo đoàn
Dùng cho: xe trọn gói, HDV, dịch vụ tổ chức
Chia đều: Chi phí gói ÷ số khách
Tính theo block dịch vụ
Dùng cho: phòng khách sạn, combo dịch vụ
***Lưu ý:
Luôn yêu cầu báo giá NET từ nhà cung cấp tại thời điểm book để có offer tốt hơn giá contract
Kiểm tra phụ phí: phòng đơn, lễ Tết, overtime xe
Ghi lại hạn hiệu lực báo giá dịch vụ của nhà cung cấp
Kiểm tra chính sách trẻ em của từng nhà cung cấp
Không tính thiếu các ngày HDV, ngày xe
👉 Kết quả bước 3: Toàn bộ chi phí tour được tính rõ ràng, minh bạch và chính xác.
>> Xem thêm: Phần mềm tính giá Tour du lịch: Giải pháp quản lý & tối ưu giá thành tour
Sau khi tính xong toàn bộ chi phí, Điều hành tour thực hiện kiểm tra giá vốn để đảm bảo dự toán chính xác, đầy đủ và phản ánh đúng điều kiện của từng dịch vụ. Đây cũng là giai đoạn đánh giá mức lợi nhuận thực tế của tour nhằm phát hiện các rủi ro dẫn đến âm tour hoặc sai lệch so với chuẩn công ty.
Rà soát lại toàn bộ giá vốn (Total Cost Price Review)
Mục tiêu là xác định giá vốn đã tính đúng đơn giá – đúng số lượng – đúng phạm vi dịch vụ và không bỏ sót khoản mục nào.
Variable Cost: suất ăn, vé tham quan, bảo hiểm, dịch vụ tính theo pax
Fixed/Share Cost: xe trọn gói, HDV, dịch vụ theo đoàn
Contingency: dự phòng rủi ro, phụ phí mùa vụ,...
Kiểm tra giá vốn trong phạm vi ngân sách đã chốt
Bản chất của bước này là kiểm chứng chi phí, đảm bảo tour không tăng giá ngoài dự kiến hoặc làm giảm biên lợi nhuận khi triển khai thực tế.
Giá vốn có nằm trong ngưỡng chi phí phù hợp với tour đã chốt hay không.
Có khoản chi nào bất thường hoặc vượt mức do NCC thay đổi.
Có rủi ro nào khiến tổng chi phí vượt giới hạn an toàn.
Kiểm tra biên lợi nhuận thực tế
Dựa trên giá vốn đã được xác nhận, Điều hành tính mức lợi nhuận thực tế của tour:
Gross Profit = Selling Price – Cost Price
Gross Margin (%) = Gross Profit ÷ Selling Price
Việc kiểm tra biên lợi nhuận giúp xác định:
Tour có đạt mức lợi nhuận theo tiêu chuẩn công ty hay không
Mức lợi nhuận có đủ an toàn trước biến động giá dịch vụ hay không
Có khoản nào có nguy cơ “ăn mòn” margin (ví dụ: phụ phí, chi phí biến động theo mùa)
>> Xem thêm: Markup Rate là gì? Tất cả những gì cần biết về Markup Rate trong doanh nghiệp du lịch
Kiểm tra rủi ro & các chi phí tiềm ẩn
Điều hành tiến hành rà soát các yếu tố có thể làm thay đổi tổng chi phí thực tế, giúp Điều hành chuẩn bị phương án điều chỉnh phù hợp trong quá trình triển khai.
Phụ phí lễ/Tết, cuối tuần
Overtime xe hoặc giờ phục vụ vượt khung
Biến động giá theo mùa (seasonality)
Chính sách trẻ em của từng NCC
Trượt giá dịch vụ trong thời gian cao điểm
Các khoản overhead nếu công ty yêu cầu xem xét,...
👉 Kết quả của bước 4: Điều hành xác nhận được giá vốn chính xác, mức lợi nhuận thực tế, những rủi ro chi phí cần kiểm soát, đảm bảo tour có thể triển khai đúng chất lượng, hạn chế tối đa phát sinh có thể ảnh hưởng tới lợi nhuận tour.
Trước khi chốt dự toán để triển khai tour, Điều hành Tour cần thực hiện một bước rà soát cuối cùng nhằm đảm bảo bảng tính chính xác, đầy đủ và khớp hoàn toàn với chương trình tour.
Đảm bảo toàn bộ khoản mục đã được thể hiện đầy đủ theo phạm vi dịch vụ.
Rà soát số liệu, đơn giá và điều kiện báo giá để loại bỏ sai sót kỹ thuật.
Đảm bảo các khoản mục, mô tả dịch vụ và logic số liệu thống nhất với chương trình tour.
Chuẩn hóa cấu trúc, cách trình bày và xác nhận dự toán sẵn sàng chuyển sang bước triển khai.
👉 Kết quả của bước 5: Dự toán được đưa về trạng thái “hoàn chỉnh – rõ ràng – sẵn sàng sử dụng”, hỗ trợ Điều hành triển khai tour mượt mà, giảm rủi ro phát sinh và đảm bảo quy trình đối soát – quyết toán diễn ra minh bạch và hiệu quả.
Việc lập dự toán tour dễ phát sinh sai sót do mỗi tour có nhiều khoản chi mang tính biến động. Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn và lợi nhuận của tour.
Bỏ sót dịch vụ trong chương trình tour: Sai sót này xảy ra khi dự toán không phản ánh đủ dịch vụ mà sale đã cam kết với khách. Thường gặp ở các tour nhiều ngày hoặc có nhiều hoạt động.
Nhầm lẫn giữa chi phí theo pax và chi phí theo đoàn: Chi phí của xe, HDV hoặc phòng khách sạn dễ bị tính sai nếu không phân biệt rõ đâu là chi phí chia theo pax, đâu là chi phí tính theo đoàn. Điều này làm lệch đơn giá và giá vốn.
Không kiểm tra phụ phí và điều kiện báo giá: Phụ thu lễ, cuối tuần, overtime hoặc chính sách trẻ em của NCC thường bị bỏ qua. Khi triển khai thực tế, các khoản này làm đội chi phí so với dự toán ban đầu.
Sai cấu trúc chia phòng: Nhầm số phòng, nhầm loại phòng hoặc không tính phòng đơn khiến chi phí lưu trú không chính xác. Đây là lỗi nhỏ nhưng tác động lớn đến tổng giá vốn.
Không cộng chi phí dự phòng: Bỏ qua phần dự phòng 3–5% khiến dự toán không đủ “độ an toàn” trước phát sinh nhỏ như điều chỉnh menu, phụ phí địa phương hoặc thay đổi dịch vụ tại điểm đến.
Dùng báo giá cũ hoặc không cập nhật giá theo mùa: Dịch vụ du lịch biến động liên tục theo thời điểm, đặc biệt trong mùa cao điểm. Dùng báo giá cũ khiến giá vốn tính ra không sát với chi phí thực tế.
Thiếu bước rà soát cuối: Nhiều dự toán bị sai do các lỗi nhỏ như nhầm đơn vị, nhầm số ngày xe/HDV hoặc thiếu hạng mục. Nếu bỏ qua bước kiểm tra tổng thể, những sai lệch này dễ gây âm tour.
Tính năng lập dự toán tour, đặc biệt là khả năng lập dự toán tour tự động, không xuất hiện trong mọi phần mềm du lịch. Đây là một nghiệp vụ phức tạp, chỉ có thể vận hành chính xác khi hệ thống được xây dựng dựa trên dữ liệu đã chuẩn hóa: dịch vụ nhà cung cấp, bảng giá theo mùa, hành trình tour và thông tin booking. Những phần mềm quản lý công ty du lịch chỉ dừng ở mức quản lý đặt dịch vụ hoặc làm CRM sẽ không thể tự động hóa bước này.
Với phần mềm quản trị doanh nghiệp du lịch toàn diện, dữ liệu tour, dữ liệu booking, dữ liệu dịch vụ, dữ liệu khách hàng, dữ liệu Nhà cung cấp được liên thông theo cấu trúc rõ ràng. Nhờ vậy, ngay khi booking được chuyển sang điều hành, hệ thống có thể nhận diện các dịch vụ đã bán, đối chiếu với giá net hiện hành và hình thành các khoản mục chi phí theo đúng logic tính giá của từng tour. Điều hành không phải tự đoán, không phải tự bóc tách dịch vụ và cũng không bắt đầu từ một bảng tính trống; điều hành chỉ cần rà soát, kiểm tra và điều chỉnh theo đặc thù của đoàn.
Vai trò của phần mềm du lịch trong lập dự toán tour du lịch:
Tự động hình thành dự toán nhờ dữ liệu đã liên thông và cấu trúc tour rõ ràng.
Tính đúng – đủ chi phí, tránh thiếu dịch vụ, nhầm giá hoặc lệch room-share.
Chuẩn hóa quy trình tính giá, giúp mọi điều hành sử dụng chung một chuẩn dự toán.
Rút ngắn thời gian xử lý, đặc biệt với tour dài ngày hoặc nhiều dịch vụ.
Kiểm soát giá vốn tốt hơn, nhờ theo dõi được biến động chi phí và phiên bản dự toán theo thời điểm.
Nhờ cách tiếp cận dựa trên dữ liệu, phần mềm du lịch giúp doanh nghiệp duy trì độ chính xác, minh bạch và tính ổn định trong mọi dự toán tour - điều mà bảng tính excel rất khó đảm bảo khi quy mô vận hành ngày càng lớn.
Trên đây là bài viết “Lập dự toán tour: Quy trình chuẩn và phương pháp lập dự toán tự động”. Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn một góc nhìn đầy đủ hơn về cách xây dựng dự toán tour theo đúng chuẩn nghiệp vụ, cũng như những yếu tố cần kiểm soát để đảm bảo chi phí được tính chính xác và minh bạch trong suốt quá trình triển khai.
Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp giúp rút ngắn thời gian, giảm sai sót và duy trì sự nhất quán trong quá trình lập dự toán tour, giải pháp điều hành tour chuyên sâu như Phần mềm du lịch TravelMaster có thể là lựa chọn phù hợp.
Danh mục
