Cập nhật 11.11.2025 | Phần mềm du lịch
Phần mềm quản lý tour du lịch là giải pháp công nghệ giúp các doanh nghiệp du lịch lữ hành tối ưu hóa mọi nghiệp vụ liên quan tới Tour du lịch. Bao gồm xây dựng và thiết kế chương trình tour, tính giá tour, bán tour, điều hành tour, doanh thu, công nợ, khách hàng, nhà cung cấp dịch vụ cho tour, báo cáo, thống kê hiệu suất của tour,...
Khác với phần mềm CRM du lịch tập trung vào quản lý quan hệ khách hàng hay phần mềm ERP du lịch quản trị tổng thể hoạt động của cả doanh nghiệp, phần mềm quản lý Tour du lịch lấy sản phẩm Tour làm yếu tố cốt lõi và mọi tính năng được phát triển trên phần mềm đều liên quan tới Tour. Vì vậy, phần mềm này phù hợp với các doanh nghiệp lữ hành thuần ở cả thị trường inbound, outbound và nội địa.
Phần mềm quản lý tour du lịch ngày càng trở thành giải pháp cốt lõi trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp lữ hành hiện nay.
Phần mềm quản lý Tour du lịch giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tăng tốc triển khai, kiểm soát chi phí, nâng cao năng suất và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực - 5 yếu tố then chốt để vận hành hiệu quả và phát triển bền vững trong ngành lữ hành hiện nay.
Với phần mềm quản lý tour, toàn bộ quy trình điều hành - từ lập kế hoạch, xác nhận dịch vụ, đến theo dõi thực hiện - đều được số hóa và tự động ghi nhận theo thời gian thực. Mỗi tour có mã định danh riêng, giúp doanh nghiệp kiểm soát từng dịch vụ, nhà cung cấp, hướng dẫn viên và chi phí phát sinh tại một nơi duy nhất. Điều này giúp:
Loại bỏ các sai lệch khi chuyển thông tin giữa các bộ phận (điều hành, kế toán, kinh doanh).
Đảm bảo tour luôn được điều phối đúng tiến độ, không trùng lịch, không thiếu dịch vụ.
Giúp nhà quản lý nắm rõ tình trạng mọi tour đang diễn ra mà không phải kiểm tra thủ công.
👉 Kết quả: Quy trình điều hành tour nhất quán, dữ liệu rõ ràng, giảm đến 80% rủi ro sai sót thường gặp trong vận hành mùa cao điểm.
Thay vì phải tổng hợp thông tin từ nhiều bộ phận, phần mềm giúp đội ngũ xây dựng và thiết kế chương trình tour chỉ trong vài giờ thay vì vài ngày.
Hệ thống lưu sẵn hành trình, dịch vụ, giá nhà cung cấp, hình ảnh và mô tả, giúp nhân viên chỉ cần chọn, tùy chỉnh và cập nhật là có thể ra mắt sản phẩm mới.
Thông tin tour được hiển thị đồng bộ, không cần nhập lại.
Giá và lịch khởi hành tour tự động cập nhật, tránh sai lệch khi thay đổi chính sách bán.
Nhân viên dễ dàng quản lý hàng trăm sản phẩm tour theo mùa hoặc chiến dịch.
👉 Kết quả: Doanh nghiệp rút ngắn thời gian tung sản phẩm mới, linh hoạt điều chỉnh tour theo xu hướng thị trường và tăng tốc độ ra quyết định kinh doanh.
Mỗi tour đều có bảng chi phí riêng, bao gồm giá dịch vụ, nhà cung cấp, hướng dẫn viên, vận chuyển, và các chi phí phát sinh.
Phần mềm cho phép đối chiếu tự động giữa chi phí dự toán và chi phí thực tế, cảnh báo khi có sai lệch hoặc vượt định mức.
Theo dõi dòng tiền theo từng tour, từng đối tác hoặc từng loại dịch vụ.
Đánh giá biên lợi nhuận của mỗi chương trình để điều chỉnh giá bán hợp lý.
Phân tích dữ liệu tài chính để nhận diện tour sinh lời cao và tour cần tối ưu.
👉 Kết quả: Doanh nghiệp kiểm soát chặt chẽ chi phí, duy trì biên lợi nhuận ổn định, đồng thời ra quyết định dựa trên dữ liệu thực thay vì cảm tính.
>> Xem thêm: 6 bí quyết Sale Tour inbound hiệu quả
Phần mềm giúp tất cả các bộ phận - kinh doanh, điều hành, kế toán, chăm sóc khách hàng - làm việc trên một nền tảng dữ liệu thống nhất.
Mỗi bộ phận đều nhìn thấy cùng một thông tin tour, không cần gửi file, hỏi lại hoặc nhập liệu trùng lặp. Điều này giúp:
Giảm đáng kể thời gian trao đổi nội bộ, đối soát thủ công.
Đảm bảo thông tin giữa các bộ phận nhất quán và cập nhật theo thời gian thực.
Tăng năng suất làm việc của nhân viên điều hành và kinh doanh lên đến 30–40%.
👉 Kết quả: Bộ máy vận hành tinh gọn hơn, quy trình liên thông mượt mà, doanh nghiệp phục vụ khách hàng nhanh và chính xác hơn.
Phần mềm không chỉ lưu trữ mà còn phân tích dữ liệu hoạt động tour theo nhiều tiêu chí: doanh thu, chi phí, tỷ suất lợi nhuận, tỷ lệ hủy, hiệu quả và chất lượng nhà cung cấp,... Nhờ hệ thống báo cáo trực quan và theo thời gian thực, lãnh đạo có thể:
So sánh hiệu quả giữa các tour du lịch, mùa vụ hoặc nhóm sản phẩm.
Nhận diện tour bán chạy, tour lỗ, tour có biên lợi nhuận cao.
Đưa ra quyết định chính xác về giá, sản phẩm, đối tác và chính sách bán hàng.
👉 Kết quả: Doanh nghiệp chuyển từ mô hình quản lý thủ công sang mô hình quản trị dữ liệu (data-driven) - nền tảng vững chắc cho chuyển đổi số và tăng trưởng bền vững.
Các tính năng phần mềm quản lý tour du lịch được thiết kế xoay quanh sản phẩm Tour – trung tâm của mọi hoạt động lữ hành. Từ việc xây dựng, tính giá tour, bán hàng, điều hành cho đến báo cáo hiệu suất, tất cả đều được kết nối trên một nền tảng thống nhất, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời tour dễ dàng và chính xác hơn.
Trong doanh nghiệp lữ hành, dữ liệu tour thường bị phân tán ở nhiều nơi: hành trình lưu trong file Word, báo giá trong Excel, danh sách khách hàng trong email, hợp đồng ở kế toán. Sự rời rạc này khiến việc tìm kiếm, cập nhật và chia sẻ thông tin trở nên chậm trễ, dễ sai lệch và khó kiểm soát.
Phần mềm quản lý tour du lịch giúp doanh nghiệp số hóa toàn bộ dữ liệu tour trên một nền tảng thống nhất, đảm bảo tính nhất quán, chính xác và truy cập tức thì cho mọi bộ phận liên quan.
Lưu trữ tập trung toàn bộ thông tin tour: hành trình, lịch khởi hành, dịch vụ, giá bán, khách hàng, hợp đồng, nhà cung cấp và chứng từ.
Đồng bộ dữ liệu liên phòng ban: kinh doanh – điều hành – kế toán – chăm sóc khách hàng cùng làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu duy nhất.
Tìm kiếm nhanh & truy xuất thông tin theo mã tour, tên khách hoặc thời gian khởi hành, giúp tiết kiệm hàng giờ tổng hợp thủ công.
Phân quyền truy cập thông minh, đảm bảo bảo mật dữ liệu theo vai trò và vị trí công việc.
Kết nối dữ liệu liên hệ thống (phần mềm CRM du lịch, ERP du lịch, website du lịch, nền tảng bán tour), tạo nền tảng cho quản trị tập trung.
Khi dữ liệu được chuẩn hóa và đồng bộ, doanh nghiệp dễ dàng phân tích hiệu suất hoạt động, xác định xu hướng thị trường và ra quyết định dựa trên dữ liệu thực (data-driven management) – nền tảng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số ngành du lịch.
Phần mềm quản lý tour du lịch cho phép doanh nghiệp xây dựng, tùy chỉnh và quản lý chương trình tour ngay trên hệ thống, giúp rút ngắn thời gian xử lý, thống nhất dữ liệu và tối ưu khả năng cạnh tranh của sản phẩm.
Tạo và thiết kế tour linh hoạt: cho phép nhập hành trình, điểm đến, dịch vụ, hình ảnh, chính sách giá và điều kiện bán chỉ trong vài thao tác.
Tùy chỉnh theo loại tour: inbound, outbound, nội địa, MICE, free & easy, nhóm khách đoàn hoặc tour riêng.
Sao chép và tái sử dụng chương trình tour mẫu: giúp tiết kiệm thời gian khi xây dựng các tour tương tự, chỉ cần chỉnh sửa phần thay đổi (giá, dịch vụ, thời gian).
Thiết lập thông tin bán hàng chi tiết: ngày khởi hành, thời gian áp dụng, giá người lớn – trẻ em, phụ thu, chính sách giảm giá.
Đồng bộ chương trình tour lên website du lịch và nền tảng kinh doanh du lịch: khi cập nhật trong phần mềm, thông tin hiển thị tự động trên kênh bán hàng, đảm bảo thống nhất giá và nội dung.
Nhờ khả năng tự động hóa và chuẩn hóa quy trình thiết kế tour, doanh nghiệp không chỉ rút ngắn thời gian ra sản phẩm mới mà còn tăng độ chính xác, giảm phụ thuộc vào cá nhân. Đây là bước quan trọng giúp doanh nghiệp xây dựng danh mục sản phẩm chuyên nghiệp, sẵn sàng cho việc mở rộng quy mô và bán đa kênh trong thời đại số.
Phần mềm quản lý Tour du lịch giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình tính giá và kiểm soát giá bán tour trên một hệ thống duy nhất, đảm bảo giá được cập nhật nhanh, chính xác và đồng bộ giữa các bộ phận cũng như kênh bán hàng.
>> Xem thêm: Cách tính giá Tour du lịch
Thiết lập bảng giá linh hoạt: định nghĩa giá theo số lượng khách, theo mùa, hạng dịch vụ, hoặc loại hình tour (inbound, outbound, nội địa, MICE...).
Tự động tính giá Tour: tổng hợp chi phí từ dữ liệu nhà cung cấp (khách sạn, xe, HDV, vé tham quan, ăn uống, phụ thu...) và tính ra giá bán cuối cùng dựa trên tỷ suất lợi nhuận mong muốn.
Quản lý chính sách giá và chiết khấu: thiết lập giá người lớn – trẻ em, phụ thu, ưu đãi hoặc giảm giá cho từng tour, từng giai đoạn.
Kiểm soát giá nội bộ: cảnh báo khi nhân viên báo giá thấp hơn mức lợi nhuận tối thiểu hoặc vượt khung chi phí cho phép.
Đồng bộ giá bán đa kênh: cập nhật tự động lên website, nền tảng kinh doanh, cổng đại lý và hệ thống CRM du lịch, đảm bảo giá bán nhất quán trên toàn bộ kênh phân phối.
Lưu lịch sử thay đổi giá: giúp đối soát, so sánh hoặc phân tích biến động giá theo từng giai đoạn, từng sản phẩm.
Nhờ khả năng tự động hóa, doanh nghiệp có thể rút ngắn 70–80% thời gian tính giá, hạn chế sai sót trong báo giá và kiểm soát lợi nhuận ngay từ khâu xây dựng sản phẩm. Giá tour được cập nhật đồng bộ và thống nhất trên toàn hệ thống, giúp bộ phận kinh doanh báo giá nhanh, chính xác và nâng cao độ tin cậy trong mắt khách hàng.
Phần mềm quản lý Tour du lịch hỗ trợ doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng và đặt tour – từ khâu báo giá, xác nhận dịch vụ đến theo dõi booking – giúp bộ phận kinh doanh và điều hành làm việc đồng bộ, chính xác và nhanh chóng hơn.
Tạo và gửi báo giá Tour chỉ trong 1 phút: chọn sản phẩm tour có sẵn, điều chỉnh thông tin, hệ thống tự động cập nhật giá và tạo mẫu báo giá chuyên nghiệp.
Quản lý các phiên bản báo giá: lưu lại lịch sử chỉnh sửa, so sánh các lần báo giá, giúp theo dõi tiến trình đàm phán với khách hàng.
Xuất và gửi báo giá tự động: xuất file PDF hoặc gửi link báo giá trực tiếp qua email, tiết kiệm thời gian trao đổi và giảm rủi ro sai sót.
Tạo và quản lý Booking: theo dõi tình trạng tour (đã đặt, đang giữ chỗ, đã xác nhận, hủy), cập nhật thông tin khách đoàn, phòng, dịch vụ, và công nợ.
Tự động nhận booking từ website và đối tác đại lý: khi khách hàng hoặc đại lý đặt tour trực tuyến, hệ thống tự động ghi nhận, tạo booking và gửi thông báo đến bộ phận liên quan.
Đồng bộ dữ liệu bán hàng: doanh số, tỉ lệ lấp đầy và thông tin khách được cập nhật ngay vào hệ thống báo cáo, giúp ban điều hành theo dõi kết quả kinh doanh tức thì.
Nhờ tự động hóa các bước từ báo giá → booking → đối soát, doanh nghiệp có thể giảm tới 60-70% thời gian xử lý đơn hàng, hạn chế các công việc thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình bán hàng.
Phần mềm quản lý Tour du lịch giúp bộ phận điều hành kiểm soát toàn bộ quy trình vận hành tour trên một nền tảng duy nhất.
Đặt dịch vụ Nhà cung cấp tự động: hệ thống cho phép lựa chọn, đặt phòng khách sạn, phương tiện, nhà hàng, vé tham quan… trực tiếp từ danh sách nhà cung cấp đã lưu, với giá cập nhật theo hợp đồng.
Theo dõi tình trạng thực hiện dịch vụ: hiển thị tiến độ cung ứng, xác nhận hoàn thành, cập nhật chi phí và hóa đơn thanh toán cho từng tour.
Đối soát và thanh toán Nhà cung cấp: quản lý công nợ, hóa đơn, biên bản đối chiếu; cảnh báo khi có chênh lệch hoặc dịch vụ chưa xác nhận.
Hệ thống cảnh báo thông minh: tự động gửi thông báo khi có thay đổi lịch tour, trùng dịch vụ, hoặc thiếu thông tin cần thiết để tránh lỗi điều hành.
Lưu trữ lịch sử hoạt động điều hành: giúp dễ dàng tra cứu, thống kê hiệu suất nhân sự và đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo từng tour.
>> Xem thêm: Nghiệp vụ quản lý hệ thống nhà cung cấp dịch vụ du lịch
Phần mềm cung cấp hệ thống báo cáo chi tiết, lãnh đạo có cái nhìn toàn diện để đánh giá, dự báo và hoạch định kế hoạch kinh doanh dựa trên dữ liệu thực tế.
Báo cáo doanh thu – chi phí – lợi nhuận từng tour.
Thống kê tour bán chạy, tour bị hủy, tour lỗ, tour có hiệu suất cao nhất.
Báo cáo tổng hợp công nợ, tỉ lệ lấp đầy, hiệu quả nhà cung cấp và năng suất nhân viên.
Thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý Tour du lịch nhưng không phải giải pháp nào cũng phù hợp với mô hình và quy mô của từng doanh nghiệp lữ hành. Việc lựa chọn đúng phần mềm quản lý tour giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, dễ dàng triển khai và khai thác hiệu quả lâu dài, trong khi lựa chọn sai có thể gây lãng phí nguồn lực và gián đoạn vận hành.
Dưới đây là 6 tiêu chí quan trọng để doanh nghiệp cân nhắc trước khi đầu tư phần mềm quản lý tour du lịch:
Trước khi chọn phần mềm, doanh nghiệp cần xác định rõ quy mô hoạt động:
Là công ty lữ hành inbound, outbound hay nội địa?
Kinh doanh tour đoàn, tour ghép hay tour tự chọn?
Có bao nhiêu nhân sự trong mỗi bộ phận điều hành, kinh doanh, kế toán?
Với doanh nghiệp nhỏ, nên chọn giải pháp có giao diện đơn giản, dễ triển khai, chi phí hợp lý. Với doanh nghiệp vừa và lớn, nên chọn hệ thống có khả năng mở rộng, phân quyền người dùng, tích hợp nhiều bộ phận.
Một sai lầm phổ biến là chọn phần mềm du lịch “theo xu hướng”, chứ không dựa trên vấn đề thật sự của doanh nghiệp. Doanh nghiệp nên tự đặt câu hỏi:
Đang mất nhiều thời gian ở khâu nào?
Dữ liệu tour đang bị phân tán hay sai lệch ở đâu?
Hoạt động thiết kế tour có khó khăn gì không?
Quy trình bán hàng có nhanh không hay bị nghẽn ở bước nào?
Việc đối soát chi phí, công nợ có thường xuyên bị nhầm không?
Khi hiểu rõ điểm nghẽn, doanh nghiệp sẽ dễ dàng chọn phần mềm giải quyết đúng nhu cầu cốt lõi.
Một phần mềm quản lý tour du lịch tốt không chỉ mạnh về tính năng mà còn cần dễ sử dụng và có đội ngũ hỗ trợ chuyên nghiệp. Hãy xem xét:
Giao diện có thân thiện, dễ thao tác cho người không rành công nghệ không?
Có tài liệu hướng dẫn, video training và hỗ trợ trực tuyến 24/7 không?
Khi phát sinh lỗi, thời gian phản hồi và xử lý của nhà cung cấp có nhanh chóng không?
Doanh nghiệp lữ hành hiện nay không hoạt động đơn lẻ mà thường phải liên kết nhiều nền tảng khác nhau: website, CRM, phần mềm kế toán hay các OTA,... Vì vậy, khi chọn phần mềm quản lý tour, cần ưu tiên:
Giải pháp có API mở để kết nối với hệ thống khác.
Tương thích với website và nền tảng kinh doanh du lịch của doanh nghiệp.
Có khả năng mở rộng khi doanh nghiệp tăng quy mô hoặc mở chi nhánh.
Giá phần mềm quản lý tour chỉ là một phần nhỏ trong tổng chi phí vận hành dài hạn. Doanh nghiệp nên tính đến:
Chi phí bản quyền, triển khai, đào tạo và bảo trì hàng năm.
Hiệu quả mang lại: giảm bao nhiêu thời gian, tiết kiệm bao nhiêu nhân sự, tăng bao nhiêu doanh thu.
→ Phần mềm tốt là phần mềm mang lại giá trị lâu dài, không nhất thiết là phần mềm rẻ nhất.
Phần mềm được phát triển trong nước thường phù hợp hơn với quy trình và đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt Nam.
Giao diện tiếng Việt, dễ tiếp cận cho nhân viên.
Hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng, linh hoạt theo nhu cầu thực tế.
Am hiểu nghiệp vụ du lịch Việt Nam
→ Lựa chọn giải pháp công nghệ du lịch Make in Vietnam không chỉ giúp doanh nghiệp thuận tiện triển khai mà còn góp phần thúc đẩy hệ sinh thái công nghệ du lịch trong nước phát triển bền vững.
TravelMaster là phần mềm quản lý Tour du lịch được phát triển chuyên biệt cho các doanh nghiệp lữ hành tại Việt Nam.
Phần mềm du lịch TravelMaster giúp mọi hoạt động kinh doanh và vận hành được kết nối trong cùng một hệ thống thống nhất. Dữ liệu về hành trình, dịch vụ, nhà cung cấp, khách hàng, doanh thu, công nợ,… được đồng bộ tự động, đảm bảo thông tin luôn chính xác và cập nhật theo thời gian thực.
Với giao diện thân thiện, khả năng mở rộng linh hoạt và nền tảng kỹ thuật ổn định, Phần mềm TravelMaster phù hợp cho cả doanh nghiệp lữ hành nhỏ, vừa và lớn mong muốn tối ưu quy trình vận hành và thúc đẩy tăng trưởng bền vững.
Trên đây là bài viết “Phần mềm quản lý Tour du lịch: Lợi ích, tính năng và hướng dẫn lựa chọn”. Hy vọng rằng những chia sẻ này giúp bạn hiểu rõ hơn về vai trò của phần mềm trong việc quản lý tour, từ đó lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất cho mô hình hoạt động của doanh nghiệp.
Một hệ thống quản lý tour được thiết kế chuyên biệt không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, giảm sai sót mà còn tạo nền tảng để doanh nghiệp vận hành chuyên nghiệp, nâng cao trải nghiệm khách hàng và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp toàn diện, dễ triển khai và tối ưu cho doanh nghiệp lữ hành Việt, Phần mềm du lịch TravelMaster chính là lựa chọn đáng tin cậy.
Quản lý tour du lịch thông minh – Chọn Phần mềm TravelMaster.
1. Một số phần mềm quản lý tour du lịch nổi bật tại Việt Nam hiện nay?
Chỉ một số ít phần mềm quản lý tour du lịch tại Việt Nam đáp ứng được toàn vẹn nghiệp vụ quản lý và điều hành tour. Một số giải pháp có thể kể tới như Phần mềm du lịch TravelMaster, xlooca, iTourSys, Visoft,
2. Doanh nghiệp nên tự phát triển hay thuê phần mềm quản lý tour?
Với các doanh nghiệp du lịch vừa và nhỏ, việc thuê giải pháp sẵn có sẽ tiết kiệm thời gian, chi phí phát triển và đảm bảo tính ổn định. Chỉ những doanh nghiệp có nhu cầu đặc thù, quy trình nghiệp vụ riêng biệt mới cân nhắc tự xây dựng phần mềm.
3. Startup có nên áp dụng phần mềm quản lý tour ngay từ đầu không?
Có, việc áp dụng phần mềm từ sớm giúp startup chuẩn hóa quy trình, quản lý khách hàng và chi phí hiệu quả, đồng thời xây dựng nền tảng dữ liệu vững chắc cho việc mở rộng quy mô trong tương lai.
4. Chi phí triển khai phần mềm quản lý tour du lịch thường bao gồm những khoản gì?
Chi phí thường bao gồm bản quyền phần mềm, triển khai ban đầu, đào tạo nhân viên, chi phí bảo trì và nâng cấp hàng năm. Một số phần mềm quản lý tour có thể tính phí tùy theo số lượng người dùng hoặc số lượng tour quản lý.
Danh mục
