Phân hệ Sale hoạt động thế nào?

Phân hệ Sale là nơi chứa đựng tất cả các thông tin liên quan đến chuyến đi, bao gồm các mục chính là nhà cung cấp, chương trình tour và báo giá tour. Tại đây, bộ phận Sale của doanh nghiệp du lịch sẽ cập nhật các dữ liệu cần thiết làm cơ sở để hình thành lên một tour cụ thể, giúp các công việc điều phối về sau được thuận tiện hơn. 

Như vậy, phân hệ Sale là bước thực hiện tiền đề vô cùng quan trọng để bắt đầu cho một quy trình làm việc chuyên nghiệp và hiệu quả sau đó.

 >>> Xem thêm: 5 Câu hỏi quan trọng khi chọn Phần mềm du lịch

                          Nhập/Xuất dữ liệu trong phần mềm tưởng khó mà lại dễ

Tác dụng của phân hệ Sale

1. Tiết kiệm thời gian 

Thông thường, mọi dữ liệu của doanh nghiệp sẽ được cập nhật trong các bảng excel. Với lượng dữ liệu nhỏ, excel là phương pháp đơn giản, thuận tiện. Nhưng khi doanh nghiệp của bạn ngày càng phát triển mang lại nguồn thông tin về đối tác, khách hàng ngày càng lớn thì việc sử dụng excel sẽ rất cồng kềnh, phức tạp. 

Bởi vậy, chức năng Sale của Phần mềm TravelMaster đã được thiết kế rất thông minh giúp việc nhập liệu trở nên nhanh chóng hơn. Khu vực “Nhà cung cấp” được phân chia thành 13 dịch vụ cung cấp khác nhau như khách sạn, nhà hàng, xe ô tô, vé máy bay, vé tham quan, hướng dẫn viên… Tất cả các thông tin cần thiết liên quan đến dịch vụ cung cấp: thông tin, liên hệ, giá... đều được cấu hình sẵn trong phần mềm. Bạn chỉ cần nhập nội dung vào là có thể dễ dàng theo dõi và kiểm soát.

2. Giảm tải khối lượng công việc 

Nếu hệ thống vận hành và quản lý sử dụng các công cụ thủ công, bộ phận Sale sẽ phải báo cho bên điều hành về việc tiếp nhận tour bằng cách gửi email hay gọi điện nhắc nhở. Với TravelMaster, công việc này sẽ không còn cần thiết nữa bởi mọi thông tin bộ phận Sale cập nhật trên hệ thống sẽ được chuyển tự động vào email cá nhân vào người điều hành. Ngoài ra, người điều hành cũng có thể tiếp nhận các thông tin này trực tiếp trên hệ quản trị ở mục “Công việc”. 

>>> Như vậy, khi tiết kiệm được thời gian và giảm tải khối lượng công việc, cũng có nghĩa là doanh nghiệp có thể giảm được chi phí nhân sự lên đến 30% so với việc vận hành thủ công như trước đây. 

>>> Đăng ký dùng thử Phần mềm TravelMaster

3. Hệ thống dữ liệu chi tiết, linh hoạt 

TravelMaster đã thiết lập sẵn hệ thống thông tin liên quan đến tour và dịch vụ một cách chi tiết nhất giúp bạn có thể nhập vào hệ thống giá của từng dịch vụ nhỏ của mỗi nhà cung cấp hay giá tính theo số lượng người. Từ đó việc chiết tính tour sẽ trở nên đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều so với việc tạo lập công thức tính trên bảng excel. 

Bên cạnh đó hệ thống hoạt động cũng rất linh hoạt khi cho phép bộ phận Sale tạo một tour mới dựa theo nhu cầu của khách hàng chứ không nhất thiết phụ thuộc vào những tour có sẵn với các nhà cung cấp hay dịch vụ mặc định. 

Tham khảo thêm về thao tác trong vùng "Booking/ Request" 

4. Tạo ra sự kết nối giữa các bộ phận

Những thông tin được đưa vào phân hệ Sale giúp cho công việc của người điều hành tour thuận tiện hơn. Người điều hành tour sẽ biết được chuyến đi này sẽ sử dụng loại xe nào, hành khách sẽ ăn nghỉ ở đâu, hướng dẫn viên là ai… để điều phối cho tốt. Sau đó, bộ phận Kế toán cũng sẽ dựa vào những dữ liệu này làm căn cứ tính toán doanh thu, chi phí. Mọi bộ phận cùng làm việc với nhau trên một hệ quản trị duy nhất. Bởi vậy, khi phân hệ Sale đã được thiết lập chính xác thì những hiệu quả của những công việc phía sau cũng được nâng cao hơn.

Dù chỉ là một phần nhỏ nhưng phân hệ Sale có ý nghĩa rất quan trọng trong phần mềm TravelMaster. Những thao tác được thực hiện ở chức năng này sẽ là cơ sở để các chức năng tiếp theo trong quy trình vận hành doanh nghiệp du lịch trở nên đồng bộ, liên kết với nhau chặt chẽ hơn.