chia sẻ:

Hướng dẫn tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Cập nhật 11.10.2021 | Sale & Marketing

Một người dùng trung bình nhận được hơn 100 email mỗi ngày. Hầu hết chúng đều nhàm chán, thiếu chuyên nghiệp hoặc không liên quan gì đến sở thích và nhu cầu của họ. Con mắt của người dùng dễ dàng đánh dấu chúng là thư rác chỉ trong tích tắc. Và tất nhiên, bạn sẽ không muốn những email của mình bị đối xử như vậy.

Điều gì làm hấp dẫn người đọc hơn? - Chữ ký Email.

Chữ ký Email là gì và tại sao bạn cần một chữ ký email? Cùng VietISO tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Hướng dẫn tạo chữ ký Email chuyên nghiệp

Chữ ký Email là gì? 

Trong suốt quá trình làm việc của mình, bạn có thể đã tương tác và gửi email tới đối tác, chuyên gia và hầu hết các email của họ thường kết thúc bằng ảnh chụp chân dung, thông tin chi tiết liên hệ, địa chỉ website, logo và khẩu hiệu… Đó được gọi là chữ ký Email.

Chữ ký email đóng vai trò như một danh thiếp ảo. Chúng được cấu thành ở định dạng văn bản đơn giản hoặc được tô điểm với thiết kế bắt mắt, giống như tấm thiệp truyền thống. Một cách khác, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để thêm hình ảnh, CTA và các biểu tượng liên kết truyền thông xã hội.

Tại sao bạn cần một chữ ký email? 

Chữ ký email được chứng minh là có thể nâng cao độ tin cậy của email và giúp chúng đạt được mục đích của mình. 

Chữ ký cũng tạo thêm cá tính cho email của bạn. Nếu không có nó, email của bạn chỉ là những khối văn bản buồn tẻ, thậm chí có phần thô kệch. Mặt khác, một chữ ký sáng tạo thu hút sự chú ý của người đọc và làm cho email của bạn trở nên đáng nhớ.

Dưới đây là những lý do chính tại sao chữ ký email được coi là cần thiết với tư cách là một chuyên gia hoặc cho doanh nghiệp của bạn:

Mang lại sự ổn định cho thương hiệu hoặc hình ảnh cá nhân

Mỗi yếu tố trong chữ ký email, từ màu sắc biểu trưng, ​​cỡ chữ, căn lề và khẩu hiệu hoặc câu trích dẫn đi kèm đều giúp thiết lập thương hiệu của bạn trong ngành. Nó tạo nên tính đồng nhất và đáng tin cậy.

Trên thực tế, theo một báo cáo của Newoldstamp, hơn 80% chuyên gia tiếp thị qua email sử dụng chữ ký email của họ để mở rộng nhận thức về thương hiệu.

Huong-dan-tao-chu-ky-email

Thu hút sự quan tâm đến email

Email có thương hiệu gắn liền với tâm trí người đọc. Các doanh nghiệp nổi tiếng như McDonald's hay Amazon được nhận ra ngay lập tức khi bạn nhìn vào logo của họ.

Điều này xảy ra bởi vì hầu hết mọi người đều quan tâm đến thị giác - mắt của chúng ta chứa 70% các thụ thể cảm giác và chỉ mất một phần mười giây để xử lý một cảnh trực quan. Mặc dù thông tin liên hệ dưới dạng văn bản cũng có thể nhận biết được, nhưng hình ảnh và màu sắc lại thu hút sự chú ý tốt hơn nhiều.

Đơn giản hóa các liên kết giao tiếp

Chữ ký email cung cấp cho những khách hàng tiềm năng quan tâm tất cả thông tin cần thiết để có thể liên hệ với bạn. Bức tường giao tiếp giữa bạn và khách hàng dần thấp xuống.

Các loại chữ ký email

Tuỳ thuộc vào vị trí, vai trò và nhóm ngành của doanh nghiệp mà có các loại chữ ký email khác nhau. Ở bài viết này, người viết tập trung vào 3 mục tiêu chính là tính chuyên nghiệp, thiết kế thu hút và dễ đọc. Dưới đây là 5 loại chữ ký email được sử dụng phổ biến kèm theo các ví dụ.

Minimalistic - Tối giản

Chữ ký email trong một số trường hợp không cần quá nghệ thuật, với những bức ảnh và thiết kế chất lượng cao sẽ tốn nhiều thời gian tải.

Hãy tiếp cận theo phương thức tối giản bằng cách chỉ đưa ra những thông tin liên hệ cần thiết, chẳng hạn như họ tên, vị trí công việc và chữ ký của bạn. Vậy là đủ!

Professional - Chuyên nghiệp

Khi bạn muốn tập trung vào hình ảnh nhân hiệu của mình, chữ ký email của bạn phải bao gồm họ tên, thông tin liên hệ, chức vụ hoặc chuyên môn. Ngoài ra, bạn có thể bổ sung một số:

  • Liên kết đến Website chính của doanh nghiệp
  • Phát triển danh sách người dùng/ khách hàng tiềm năng bằng một liên kết đến Blog hoặc trang tin quảng cáo dịch vụ trực tiếp
  • Quảng cáo thương hiệu thông qua các biểu tượng truyền thông xã hội

Company - Doanh nghiệp 

Gửi email với tư cách một chuyên gia cá nhân khác với gửi email với tư cách là nhân viên của công ty. Thông thường, các tập đoàn có các mẫu chữ ký cho nhân viên của họ, vì vậy tất cả các thông tin liên lạc qua email đều đề cao thương hiệu.

Chữ ký email cho các thành viên công ty chứa thông tin liên hệ cơ bản, vị trí trong công ty, tên hoặc biểu tượng của công ty và các liên kết xã hội.

Creative - Sáng tạo

Email cho phép bạn tạo dựng mối quan hệ cá nhân với người đọc. Nếu mô hình kinh doanh và “màu sắc cá nhân” của bạn có chỗ cho sự hài hước thì một chữ ký sáng tạo sẽ làm tăng thêm sức hút cho email.

Thêm một hình ảnh vui nhộn của chính bạn hoặc một thiết kế sáng tạo để làm cho email của bạn sinh động hơn.

Mẹo tạo chữ ký email chuyên nghiệp

Chìa khóa để tạo một chữ ký email nằm duy nhất ở việc giữ cho nó đơn giản. Chỉ cần bạn đưa những thông tin cần thiết vào là đủ. Nhằm mục đích tạo ra các chữ ký email dễ đọc và đơn giản, không gây nhầm lẫn hoặc quá hào nhoáng gây khó chịu. Để đạt được điều này, hãy chú ý đến ba quy tắc sau:

1. Đừng lạm dụng nó với các liên kết trên mạng xã hội

Không thêm liên kết mạng xã hội vào chữ ký của bạn có nghĩa là một thiết sót lớn, nhưng lạm dụng nó sẽ gây bất lợi cho bạn. Thêm một loạt các liên kết vào chữ ký email của bạn làm giảm khả năng người đọc nhấp vào chúng.

Không có một công thức phù hợp với tất cả các trường hợp. Tuy nhiên, biết đối tượng mục tiêu, giữ liên kết với các nguyên tắc thương hiệu và mục đích của email sẽ cung cấp cho bạn một ước tính hợp lý. 

Người nhận email có sử dụng Twitter hay Linkedin không, họ dành thời gian trên những nền tảng truyền thông xã hội nào? Hãy cung cấp những kênh kết nối phù hợp nhất với họ.

2. Không cần thiết sao chép địa chỉ email

Địa chỉ email chắc chắn là một đầu mối liên hệ quan trọng. Nhưng nếu nó đã có trong tiêu đề email và là email mà bạn đang sử dụng để gửi thư đi, việc thêm nó vào chữ ký chỉ làm rối tung nó.

Sử dụng không gian đó cho thông tin hữu ích, chẳng hạn như phương tiện truyền thông xã hội hoặc liên kết danh mục đầu tư. Hướng người nhận đến công việc hoặc trang web thay vì đề cập đến điều gì đó mà họ đã biết. Nếu họ muốn liên hệ với bạn qua email, họ có thể làm điều đó bằng cách trả lời thư của bạn.

3. Càng đơn giản càng tốt

Mặc dù việc nhồi nhét tất cả các nội dung quan trọng trong chữ ký email chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý, nhưng nó khó chuyên nghiệp.

Thay vào đó, hãy sử dụng hình ảnh trang nhã. Thêm hình ảnh map vào chữ ký email thay vì mô tả cụ thể về vị trí của bạn. Càng đơn giản, bạn càng dễ để tạo ấn tượng và thu hút người nhận khi tiếp thị qua email để bán hàng.

Hướng dẫn tạo chữ ký email đơn giản

Với những lợi ích to lớn mà người viết đã đề cập ở phần 2, đây là lúc bạn cần xây dựng chữ ký email cho mình. 2 phương thức chính để tạo chữ ký email:

Tạo chữ ký email trực tiếp trên Gmail

Bước 1: Truy cập https://accounts.google.com/signin, nhập địa chỉ email và mật khẩu để đăng nhập tài khoản Gmail.

Bước 2: Tại giao diện chính của Gmail, bấm vào biểu tượng có hình bánh răng phía bên phải. Nhấn chọn Cài đặt.

tao-chu-ky-gmail

Bước 3: Chọn tab Chung sau đó đó kéo xuống dưới sẽ thấy mục Chữ ký. Đây là khu vực để cài đặt chữ ký email. Click vào ô tròn phía dưới dòng Không thêm chữ ký sau đó thêm chữ ký bạn cần vào đây. Ta có thể thêm tên của mình hoặc bất cứ thứ gì bạn muốn.

Tại khung trình bày chữ ký, bạn có thể tùy chỉnh hiển thị (gần tương tự như phần mềm MS Word):

  • Phông chữ: Lựa chọn phông chữ cho chữ ký. Cần lựa chọn các font chữ quen thuộc và chuyên nghiệp.
  • Kích cỡ: Chọn kích thước chữ, có 4 kích thước cho bạn lựa chọn.
  • In đậm, in nghiêng, gạch chân, thêm màu sắc cho chữ
  • Liên kết: Thêm một đường link liên kết.
  • Chèn hình ảnh: Thêm ảnh vào trong chữ ký, bạn có thể thêm ảnh từ Google Drive, từ máy tính đang sử dụng hoặc thêm ảnh trên internet.

tao-chu-ky-gmail

Bước 4: Nhấn “Lưu thay đổi” ở dưới cùng.

Sử dụng công cụ tạo chữ ký email Online

Bước 1: Chọn một ứng dụng tạo chữ ký email 

Trình tạo chữ ký làm cho quá trình đơn giản hơn và không yêu cầu kiến ​​thức về các công cụ thiết kế đồ họa. Dưới đây là 5 gợi ý về các ứng dụng / công cụ giúp cá nhân hóa chữ ký email của bạn:

  • Mail Signatures: Đơn giản như tên gọi của nó, ứng dụng trình bày nhiều mẫu để bạn lựa chọn và hướng dẫn bạn thực hiện từng bước trong quá trình tạo. Nó cũng giúp bạn thêm chữ ký kết quả vào một số nền tảng email phổ biến.
  • Newoldstamp: Ứng dụng này cung cấp cả chữ ký email miễn phí và trả phí. Gói miễn phí bao gồm khoảng 11 mẫu - đủ để đáp ứng các nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, gói trả phí có nhiều tùy chọn hơn để tùy chỉnh theo nhu cầu, thương hiệu và thị trường ngách.
  • Gimm.io: Mang đến vô số phông chữ và các tính năng tạo kiểu khác nhau. Bố cục hợp lý cùng sự liền mạch của các biểu tượng và biểu ngữ xã hội thể hiện các giá trị thương hiệu dễ dàng hơn.
  • MySignature: Công cụ này cho phép tạo ra các chữ ký email thanh lịch và hấp dẫn cho chính bạn hoặc nhân viên của bạn. Thể hiện tiếng nói thương hiệu thông qua các chữ ký có thể tùy chỉnh hoặc dựa trên mẫu có sẵn.
  • Hubspot: Cung cấp 6 template bố cục giúp bạn có thể dễ dàng tạo mẫu chữ kỳ email của mình chỉ cần thông qua thao tác nhập dữ liệu. Bắt đầu tại đây.

Bước 2: Chọn một mẫu và bắt đầu điền vào

Sau khi lựa chọn công cụ và một mẫu thích hợp, hãy tiến hành nhập tất cả những nội dung mà bạn muốn thể hiện trên chữ ký email. Nhớ rằng, đừng biến chữ ký email của bạn thành một khối văn bản nhàm chán.

Viết thật ngắn gọn, suc tích, không quá ba hoặc 4 dòng và sử dụng các tính năng tuỳ chỉnh của từng công cụ để chỉnh sửa cho đến khi bạn thấy chữ ký email phù hợp với tiến nói của thương hiệu, với thông điệp mà bạn muốn truyền tải.

Bước 3: Đính kèm chữ ký email

Sau khi hoàn tất mẫu trên công cụ tạo email, hãy đính kèm nó vào thư của bạn. Hầu hết các chương trình email đều có tuỳ chọn tạo chữ ký. Cách đơn giản nhất để thêm chữ ký email là dán mã HTML của nó vào ô có liên quan trong cài đặt tài khoản email (truy cập khu vực Setting chữ ký email theo hướng dẫn phía trên). 

Tóm lại

Chữ ký email chuyên nghiệp được đảm bảo màu sắc thương hiệu sẽ mang lại nhiều lợi ích cho hoạt động kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Nó cung cấp uy tín và tính xác thực cho thương hiệu và thu hút sự chú ý đến thông điệp của bạn.

Bạn đã sẵn sàng để tạo hoặc điều chỉnh chữ ký email của mình chưa? Với những hướng dẫn này, VietISO chúc bạn thành công!

 

>> Xem thêm: CTA là gì? Bí quyết tạo một CTA chất lượng & 75 ví dụ chi tiết

                        [FREE] 11 Mẫu File Excel trong quản lý Doanh nghiệp Du lịch