Cập nhật 05.05.2016 | Quản trị
Hệ thống nghiệp vụ của Ngành Du lịch nói chung và Lữ hành nói riêng có tính phức tạp và linh hoạt cao. Do đó, những thách thức đặt ra cho nhà quản trị dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, công việc, những vướng mắc trong quá trình cộng tác giữa các bộ phận phòng ban, những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình kiểm soát chất lượng dịch vụ, những khó khăn khi cung cấp dịch vụ tới khách hàng… Tất cả các vấn đề này nếu không được xử lý triệt để sẽ làm cản trở tăng trưởng của doanh nghiệp.
Là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực công nghệ du lịch, Chúng tôi đã phát triển một giải pháp toàn diện giúp tháo gỡ từng bài toán của doanh nghiệp - Phần mềm quản trị điều hành doanh nghiệp du lịch TravelMaster hoạt động trên môi trường điện toán đám mây (cloud).
Điểm nổi bật của TravelMaster so với các hệ thống tương tự tại nhiều quốc gia và sản phẩm Make in Vietnam khác đó là không chỉ thực hiện vai trò số hóa dữ liệu mà còn giúp tối ưu quy trình của 5 bộ phận phòng ban Sản phẩm, Sales & Marketing, Điều hành, Kế toán, Quản lý. Với TravelMaster, doanh nghiệp du lịch có thể:
Dữ liệu sản phẩm trong doanh nghiệp du lịch bao gồm 2 yếu tố chính là Dịch vụ Nhà cung cấp và chương trình tour. Để số hoá dữ liệu sản phẩm, TravelMaster đã phát triển hệ chức năng bám sát nghiệp vụ đặc thù của Ngành Du lịch - Lữ hành để tháo gỡ từng nút thắt, giải quyết từng bài toán cụ thể.
Để làm rõ vai trò và tầm quan trọng của phần mềm trong hoạt động Số hoá dữ liệu sản phẩm, cần đánh giá thực trạng của doanh nghiệp khi sử dụng các phương thức quản lý truyền thống và khi ứng dụng phần mềm như sau:
*Với cách làm truyền thống
*Với Phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch TravelMaster
Tương tự như dữ liệu Nhà cung cấp, việc quản lý Tour sản phẩm của hầu hết doanh nghiệp du lịch hiện nay được thực hiện bằng các phương thức truyền thống: viết chương trình và trình bày trên Word, tính giá trên Excel, lưu trữ trên thư mục máy tính hoặc Drive, khi cần sử dụng sẽ copy paste và điều chỉnh lại thông tin chi tiết. Những việc làm đó tất nhiên không sai nhưng có nhiều bất cập:
Để giải quyết những bất cập này, Phần mềm TravelMaster đã phát triển phân hệ chức năng quản lý Tour sản phẩm với điểm nhấn là công cụ chiết tính giá tự động. Nhờ đó, Doanh nghiệp du lịch có thể:
Giá trị sau cùng của việc Số hoá dữ liệu Sản phẩm là tối ưu hoá hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành quản lý, vận hành.
Trong vài năm trở lại đây, các hoạt động tiếp thị (Marketing) du lịch đã dần dịch chuyển lên môi trường số. Điều này là phù hợp với xu hướng và hành vi của người tiêu dùng. Họ “lý trí” hơn việc booking: tìm kiếm thông tin trên mạng, xem xét so sánh nhiều nhà cung cấp, tham khảo ý kiến đánh giá nhiều nơi trước khi liên hệ với doanh nghiệp. Sở hữu cả “thư viện tri thức” trong tay chỉ sau 1 vài cú click, đôi lúc khách hàng thậm chí chẳng cần đến sự hỗ trợ của nhân viên tư vấn.
Mục tiêu chính của hầu hết doanh nghiệp không hẳn lúc nào cũng là “tối ưu trải nghiệm khách hàng”, tuy nhiên bối cảnh kỷ nguyên số và cú huých CoVid-19 đã buộc doanh nghiệp phải thay đổi.
Để ứng phó với sự dịch chuyển không ngừng trong trong xu hướng hành vi, doanh nghiệp cần làm ra sự điều chỉnh tương thích - không chỉ trong marketing và sales mà còn cách chăm sóc, nuôi dưỡng nhu cầu khách hàng tiềm năng để tạo ra những trải nghiệm liền mạch.
Ngay từ giai đoạn tiếp cận và tương tác với khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng chatbot để thu hút tương tác và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Một số phần mềm chatbot nổi bật như FChat, Tawk.to, Subiz, vChat…
Trong phiên bản mới nhất, Phần mềm TravelMaster đã tích hợp hệ thống FChat để doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay trong quá trình phục hồi “hậu”CoVid-19, khi nhân lực giảm, chi phí đầu tư hạn chế và thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn.
Theo đó, nhân viên kinh doanh có thể theo dõi quá trình tương tác với khách hàng, đánh giá mức độ tiềm năng để sẵn sàng tham gia giai đoạn tư vấn chi tiết và chốt sale. Chỉ cần truy cập 1 hệ thống, nhân viên có thể tiếp nhận khách hàng từ nhiều kênh social khác nhau, thêm mới khách hàng, tạo báo giá, tạo booking và đồng bộ dữ liệu vào TaCRM cũng như hệ thống quản lý kinh doanh của phần mềm TravelMaster.
TaCRM là công cụ Chăm sóc khách hàng được tích hợp trong TravelMaster giúp doanh nghiệp tương tác và quản trị các trải nghiệm của khách hàng tại thời điểm hiện tại hoặc sẽ hình thành trong tương lai, từ đó hình thành các mối quan hệ trong kinh doanh, Chăm sóc, Doanh thu, Công nợ khách hàng ngay trong 01 khách hàng cụ thể, Khai thác vòng đời khách hàng hiệu quả.
Đặc biệt, Hệ thống được tích hợp trực tiếp Công cụ tính giá tour (Báo giá), tạo Booking, ngay trên hệ thống TaCRM mà không có bất cứ hệ thống CRM nào trên thị trường hiện tại có.
TaCRM giúp doanh nghiệp chủ động hơn với khách hàng của mình bằng hệ thống tự động (Automation) hỗ trợ TRƯỚC - TRONG - SAU khi sử dụng dịch vụ của Doanh nghiệp về CSKH, Chúc mừng sinh nhật, những dịp đặc biệt của khách hàng để bạn có thể xây dựng mối quan hệ thân thiết và cả những giao dịch với doanh nghiệp.
Hãy nhìn lại quá trình xây dựng và quản lý hệ thống báo giá của mình và trả lời những câu hỏi sau:
Hầu hết doanh nghiệp hiện nay khi xây dựng báo giá thường lấy giá vo do đó gặp nhiều rủi ro về việc bỏ sót dịch vụ hoặc không đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận tối thiểu dẫn đến tổ chức tour gần như hoà vốn hoặc lỗ. Đặc biệt, các mẫu file báo giá, chương trình tour khi gửi tới khách hàng không được chau chuốt về mặt nhận diện dễ làm mất điểm đối với khách hàng. Có thể khách không ưu tiên về yếu tố chi phí mà quan tâm đến phong cách làm việc chuyên nghiệp và sự tận tâm của nhân viên để quyết định đặt dịch vụ.
Vậy, nếu ứng dụng phần mềm điều hành và quản lý doanh nghiệp du lịch TravelMaster thì quy trình tạo có thể được tối ưu như thế nào? Dưới đây là một số ưu điểm hàng đầu:
Đối với hệ thống Booking, việc quản lý theo file excel hay ghi nhớ thủ công thường gặp phải nhiều vấn đề và khó khăn về tình trạng và nhầm lẫn doanh các khoản thu, chi, trả lại khách hàng. Đặc biệt quản lý công nợ khách hàng không tự động nhắc kế toán hoặc người bán hàng.
Với phần mềm điều hành du lịch TravelMaster, doanh nghiệp du lịch có thể quản lý danh sách Booking một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Các nghiệp vụ chiết tính giá, thêm mới hoặc điều chỉnh dịch vụ bổ sung, theo dõi tình trạng thanh toán, thêm khoản thu, xuất file bảng giá… cũng được tích hợp đầy đủ.
Quy trình điều hành tour bằng các phương pháp truyền thống của doanh nghiệp du lịch thường gặp phải 2 vấn đề lớn sau:
Sử dụng thời gian không hiệu quả (Tốn thời gian): Các thao tác để đặt dịch vụ, kiểm tra tính khả thi của dịch vụ và xử lý các thay đổi dịch vụ trước - trong khi đi tour không phải là một quá trình ngắn. Các trường hợp full dịch vụ hoặc chi phí dịch vụ tăng đòi hỏi nhân viên điều hành cần nhiều thời gian hơn để liên hệ xác nhận dịch vụ phù hợp.
Mất kiểm soát: Mọi thứ đều ổn trước khi có yêu cầu thay đổi dịch vụ từ khách hàng hoặc phản hồi của Nhà cung cấp về tình trạng dịch vụ khi bạn không online, không ở văn phòng và bắt buộc phải bàn giao tất cả đầu mối thông tin đó cho nhân sự phụ trách khác.
Xác định là một trong những chức năng quan trọng hàng đầu của hệ thống, phân hệ Điều hành trong TravelMaster giúp doanh nghiệp du lịch:
.png)
Không chỉ hỗ trợ người điều hành trong hoạt động tổ chức Tour, phần mềm TravelMaster còn bổ sung các chức năng giúp quản lý đánh giá và xếp hạng chất lượng dịch vụ. Từ đó, dễ dàng đưa ra lựa chọn Nhà cung cấp phù hợp cho các Tour về sau.
Yêu cầu tối quan trọng nhất trong một phần mềm quản lý và điều hành tour du lịch là có phân hệ Kế toán giúp nhà Quản lý kiểm soát được rõ dòng tiền thu chi của doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà Quản lý còn muốn theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp theo tháng, quý, năm, cũng như đối với công nợ của đại lý, khách hàng…
TravelMaster đã thỏa mãn đầy đủ tất cả những yêu cầu này của các doanh nghiệp du lịch Việt Nam với phân hệ Kế toán chính xác và chặt chẽ. Phân hệ Kế toán sẽ bao gồm các mục:
Phiếu thu là chứng từ thu tiền mặt hay chuyển khoản khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán. Phiếu thu cũng là một mẫu hóa đơn thể hiện một quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền đó. Tất cả các khoản thu từ khách hàng hay đại lý sẽ được hiển thị ở đây.
Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan. Dự kiến chi sẽ bao gồm tất cả các danh mục dịch vụ đang chờ, chưa được duyệt chi ở trong booking.
Phần mềm điều hành doanh nghiệp du lịch TravelMaster hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý và kiểm soát công việc một cách thông minh và chặt chẽ, nắm bắt tình hình của doanh nghiệp, hiệu suất công việc của nhân sự mọi lúc mọi nơi, không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng và không cần mất thời gian chờ đợi báo cáo từ các bộ phận. Từ đó, dễ dàng ra các quyết định đúng đắn, nhanh chóng và chính xác hơn.
Tái cấu trúc để doanh nghiệp hoạt động tinh gọn nhưng hiệu quả cao hơn, công việc trên TravelMaster được xử lý hàng ngày một cách tự động, nhân sự dịch chuyển sang tập trung khai thác và tìm kiếm khách hàng mới gia tăng doanh số cao hơn trước- một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể đã cho thấy tính hữu dụng và hiệu quả của TravelMaster khiến nhiều chủ doanh nghiệp tìm kiếm.
Nắm bắt được tầm quan trọng của việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp du lịch, VietISO đã nỗ lực xây dựng và tạo ra phần mềm TravelMaster với mong muốn có thể hỗ trợ các doanh nghiệp du lịch một cách tốt nhất trong quá trình vận hành quản lý doanh nghiệp du lịch của mình. Với tiêu chí đáp ứng 5 tiêu chuẩn nêu trên và hơn thế nữa, VietISO rất mong nhận được sự đón nhận từ các doanh nghiệp du lịch. Đăng ký dùng thử phần mềm TravelMaster của chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng đặc biệt của TravelMaster và thúc đẩy cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn.
.png)
