chia sẻ:

Tầm quan trọng của Phần mềm trong Điều hành và Quản lý doanh nghiệp Du lịch

Cập nhật 05.05.2016 | Quản trị

Ngày nay, công nghệ đã và đang thay đổi thế giới, những công việc được thực hiện theo cách thủ công ở những thập kỷ trước hiện nay được quản lý bởi các phần mềm hoặc hệ sinh thái công nghệ. Do đó, chúng ta có thể quản lý doanh nghiệp của mình một cách hiệu quả hơn và có thêm thời gian để tập trung cho kế hoạch kinh doanh, gia tăng doanh số.
Tầm quan trọng của phần mềm điều hành công ty du lịch trong quản lý doanh nghiệp du lịch

Hệ thống nghiệp vụ của Ngành Du lịch nói chung và Lữ hành nói riêng có tính phức tạp và linh hoạt cao. Do đó, những thách thức đặt ra cho nhà quản trị dữ liệu về nhà cung cấp, khách hàng, công việc, những vướng mắc trong quá trình cộng tác giữa các bộ phận phòng ban, những rủi ro tiềm ẩn trong quá trình kiểm soát chất lượng dịch vụ, những khó khăn khi cung cấp dịch vụ tới khách hàng… Tất cả các vấn đề này nếu không được xử lý triệt để sẽ làm cản trở tăng trưởng của doanh nghiệp.

Là doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực công nghệ du lịch, Chúng tôi đã phát triển một giải pháp toàn diện giúp tháo gỡ từng bài toán của doanh nghiệp - Phần mềm quản trị điều hành doanh nghiệp du lịch TravelMaster hoạt động trên môi trường điện toán đám mây (cloud).

Điểm nổi bật của TravelMaster so với các hệ thống tương tự tại nhiều quốc gia và sản phẩm Make in Vietnam khác đó là không chỉ thực hiện vai trò số hóa dữ liệu mà còn giúp tối ưu quy trình của 5 bộ phận phòng ban Sản phẩm, Sales & Marketing, Điều hành, Kế toán, Quản lý. Với TravelMaster, doanh nghiệp du lịch có thể:

Số hoá dữ liệu Sản phẩm

Dữ liệu sản phẩm trong doanh nghiệp du lịch bao gồm 2 yếu tố chính là Dịch vụ Nhà cung cấp và chương trình tour. Để số hoá dữ liệu sản phẩm, TravelMaster đã phát triển hệ chức năng bám sát nghiệp vụ đặc thù của Ngành Du lịch - Lữ hành để tháo gỡ từng nút thắt, giải quyết từng bài toán cụ thể.

Quản lý Nhà cung cấp

Để làm rõ vai trò và tầm quan trọng của phần mềm trong hoạt động Số hoá dữ liệu sản phẩm, cần đánh giá thực trạng của doanh nghiệp khi sử dụng các phương thức quản lý truyền thống và khi ứng dụng phần mềm như sau:

*Với cách làm truyền thống

  • Sử dụng các công cụ lưu trữ: Excel, Google Drive, sổ tay, danh bạ điện thoại...
  • Mỗi nhân viên sử dụng một file riêng và coi đó như một tài sản cá nhân, không chia sẻ
  • Phương thức sắp xếp dữ liệu lộn xộn, không đồng nhất và không theo một tiêu chuẩn chung (VD nhân viên A sắp xếp theo Vùng miền, Thành phố, nhân viên B sắp xếp theo mức độ thân thiết đối với Nhà cung cấp, nhân viên C lại sắp xếp theo loại hình dịch vụ hoặc số lượng dịch vụ khả thi)
  • Tốn nhiều thời gian để tìm kiếm dữ liệu
  • Dễ gặp rủi ro rò rỉ, thất thoát dữ liệu khi: bất cẩn trong quá trình quản lý và sử dụng dữ liệu, không kiểm soát được tình trạng chia sẻ dữ liệu hay khi nhân viên nghỉ việc…
  • Không lưu trữ thông tin quá trình tương tác & làm việc với Nhà cung cấp, do đó không có cơ sở để đánh giá và xếp hạng chất lượng dịch vụ của Nhà cung cấp
  • Hệ thống Hợp đồng Nhà cung cấp không được quản lý và lưu trữ đồng bộ
  • Không có sự gắn kết và chia sẻ dữ liệu đối với các bộ phận liên quan: bộ phận Kinh doanh, bộ phận Điều hành, Kế toán
  • Không cập nhật dữ liệu Nhà cung cấp (chính sách giá, liên hệ, tình trạng hoạt động…)  thường xuyên, được coi là “dữ liệu chết”
  • Tạo ra nhiều hoạt động, thao tác thủ công khác cho nhân sự dẫn đến hao phí thời gian làm việc, ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả công việc của nhân viên và chi phí của doanh nghiệp.

 

*Với Phần mềm quản lý doanh nghiệp du lịch TravelMaster

  • Quản lý hệ thống Nhà cung cấp tập trung trên 1 nền tảng duy nhất
  • Sắp xếp dữ liệu dựa theo loại hình dịch vụ cung cấp (Gồm 13 loại hình: Khách sạn, xe ô tô, hướng dẫn viên, nhà hàng, vé máy bay, vé thắng cảnh, cruise, train, thuyền, bus, dịch vụ visa, land tour và dịch vụ khác)
  • Thông tin chi tiết của mỗi loại hình dịch vụ cung cấp (Nhà cung cấp) được lưu trữ theo nghiệp vụ đặc thù (VD dữ liệu loại phòng, giá phòng, số người/ phòng đối với Nhà cung cấp Khách sạn hay dữ liệu hành trình, loại xe, số chỗ đối với Nhà cung cấp Xe ô tô)
  • Tìm kiếm dữ liệu chỉ trong 3s bằng phương pháp: nhập từ khoá, lọc theo quốc gia, thành phố, người tạo hoặc một số trường thông tin đặc thù khác (dòng khách sạn, số sao đối với Nhà cung cấp Khách sạn hay loại xe và số chỗ đối với Nhà cung cấp Xe ô tô)
  • Triệt tiêu rủi ro rò rỉ, thất thoát dữ liệu
  • Cho phép lưu trữ, ghi log quá trình tương tác & làm việc với Nhà cung cấp
  • Dễ dàng lưu trữ hệ thống Hợp đồng Nhà cung cấp, tìm kiếm và quản lý đồng bộ
  • Cập nhật tình trạng chất lượng dịch vụ của từng Nhà cung cấp dựa trên đánh giá khách quan của khách đi tour. Doanh nghiệp dễ dàng đưa ra lựa chọn Nhà cung cấp phù hợp cho các chương trình tour
  • Dữ liệu là trung tâm và được chia sẻ theo phân quyền. Các bộ phận Kinh doanh, Điều hành, Kế toán có thể thuận tiện truy cập và sử dụng
  • Tiết kiệm thời gian bằng cách cắt giảm các thao tác và công việc thủ công. Từ đó, tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Phan-mem-dieu-hanh-du-lich-TravelMaster

Quản lý Tour sản phẩm

Tương tự như dữ liệu Nhà cung cấp, việc quản lý Tour sản phẩm của hầu hết doanh nghiệp du lịch hiện nay được thực hiện bằng các phương thức truyền thống: viết chương trình và trình bày trên Word, tính giá trên Excel, lưu trữ trên thư mục máy tính hoặc Drive, khi cần sử dụng sẽ copy paste và điều chỉnh lại thông tin chi tiết. Những việc làm đó tất nhiên không sai nhưng có nhiều bất cập:

  • Không có hệ thống Tour sản phẩm (Tour mẫu) dùng chung mà được lưu trữ và phát triển riêng rẽ
  • Mỗi nhân viên xây dựng chương trình tour với phong cách khác nhau, không theo quy chuẩn
  • Thiếu yếu tố nhận diện thương hiệu trên file chương trình Tour, bỏ lỡ 1 cơ hội để dấu ấn thương hiệu khi làm việc với khách hàng
  • Tốn quá nhiều thời gian để chiết tính giá tour, giá dịch vụ trên Excel: Phải ghi nhớ nhiều công thức, phương thức tính giá của doanh nghiệp, dễ dàng bỏ sót dịch vụ hoặc nhầm lẫn dịch vụ...
  • Gặp nhiều khó khăn và tốn thời gian tìm kiếm Tour sản phẩm

 

Để giải quyết những bất cập này, Phần mềm TravelMaster đã phát triển phân hệ chức năng quản lý Tour sản phẩm với điểm nhấn là công cụ chiết tính giá tự động. Nhờ đó,  Doanh nghiệp du lịch có thể: 

  • Dễ dàng tìm kiếm Tour dựa theo: từ khoá, loại tour, loại hình du lịch, số ngày, tình trạng, người tạo
  • Chỉ cần nhập nội dung, bố cục và giao diện của file chương trình Tour đã được quy chuẩn
  • Dễ dàng chỉnh sửa thông tin chung và nội dung chương trình Tour theo nhu cầu
  • Chiết tính giá đơn giản, nhanh chóng do được kết nối trực tiếp với hệ thống dữ liệu Nhà cung cấp
  • Điều chỉnh giá dịch vụ của Nhà cung cấp, tuỳ chỉnh các ngày áp dụng và loại áp dụng (Biến đổi/ Cố định) một cách dễ dàng
  • Quản lý khoảng khách và khoảng thời gian áp dụng của bảng giá
  • Điều chỉnh mức Markup Rate (lợi nhuận mong muốn) để có giá bán cuối
  • Tải xuống File bảng tính giá, File chương trình tour
  • Tính giá Nett cho 1 pax của nhóm khách đối với Tour S.I.C
  • Đánh giá mức độ tiềm năng của Tour dựa trên số lượng Booking đã được tạo

 

Giá trị sau cùng của việc Số hoá dữ liệu Sản phẩm là tối ưu hoá hoạt động quản lý, tiết kiệm thời gian & chi phí vận hành quản lý, vận hành.

Quản lý hoạt động Tiếp thị & Kinh doanh

Trong vài năm trở lại đây, các hoạt động tiếp thị (Marketing) du lịch đã dần dịch chuyển lên môi trường số. Điều này là phù hợp với xu hướng và hành vi của người tiêu dùng. Họ “lý trí” hơn việc booking: tìm kiếm thông tin trên mạng, xem xét so sánh nhiều nhà cung cấp, tham khảo ý kiến đánh giá nhiều nơi trước khi liên hệ với doanh nghiệp. Sở hữu cả “thư viện tri thức” trong tay chỉ sau 1 vài cú click, đôi lúc khách hàng thậm chí chẳng cần đến sự hỗ trợ của nhân viên tư vấn.

Mục tiêu chính của hầu hết doanh nghiệp không hẳn lúc nào cũng là “tối ưu trải nghiệm khách hàng”, tuy nhiên bối cảnh kỷ nguyên số và cú huých CoVid-19 đã buộc doanh nghiệp phải thay đổi. 

Gia tăng trải nghiệm khách hàng

Để ứng phó với sự dịch chuyển không ngừng trong trong xu hướng hành vi, doanh nghiệp cần làm ra sự điều chỉnh tương thích - không chỉ trong marketing và sales mà còn cách chăm sóc, nuôi dưỡng nhu cầu khách hàng tiềm năng để tạo ra những trải nghiệm liền mạch.

Ngay từ giai đoạn tiếp cận và tương tác với khách hàng, doanh nghiệp có thể sử dụng chatbot để thu hút tương tác và hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng nhất. Một số phần mềm chatbot nổi bật như FChat, Tawk.to, Subiz, vChat… 

Trong phiên bản mới nhất, Phần mềm TravelMaster đã tích hợp hệ thống FChat để doanh nghiệp có thể ứng dụng ngay trong quá trình phục hồi “hậu”CoVid-19, khi nhân lực giảm, chi phí đầu tư hạn chế và thị trường cạnh tranh khốc liệt hơn.

Theo đó, nhân viên kinh doanh có thể theo dõi quá trình tương tác với khách hàng, đánh giá mức độ tiềm năng để sẵn sàng tham gia giai đoạn tư vấn chi tiết và chốt sale. Chỉ cần truy cập 1 hệ thống, nhân viên có thể tiếp nhận khách hàng từ nhiều kênh social khác nhau, thêm mới khách hàng, tạo báo giá, tạo booking và đồng bộ dữ liệu vào TaCRM cũng như hệ thống quản lý kinh doanh của phần mềm TravelMaster.

TaCRM - Phần mềm quản trị khách hàng

TaCRM là công cụ Chăm sóc khách hàng được tích hợp trong TravelMaster giúp doanh nghiệp tương tác và quản trị các trải nghiệm của khách hàng tại thời điểm hiện tại hoặc sẽ hình thành trong tương lai, từ đó hình thành các mối quan hệ trong kinh doanh, Chăm sóc, Doanh thu, Công nợ khách hàng ngay trong 01 khách hàng cụ thể, Khai thác vòng đời khách hàng hiệu quả.

Đặc biệt, Hệ thống được tích hợp trực tiếp Công cụ tính giá tour (Báo giá), tạo Booking, ngay trên hệ thống TaCRM mà không có bất cứ hệ thống CRM nào trên thị trường hiện tại có.

 

Phan-mem-dieu-hanh-doanh-nghiep-du-lich-TravelMaster

TaCRM giúp doanh nghiệp chủ động hơn với khách hàng của mình bằng hệ thống tự động (Automation) hỗ trợ TRƯỚC - TRONG - SAU khi sử dụng dịch vụ của Doanh nghiệp về CSKH, Chúc mừng sinh nhật, những dịp đặc biệt của khách hàng để bạn có thể xây dựng mối quan hệ thân thiết và cả những giao dịch với doanh nghiệp.

Tạo và quản lý hệ thống Báo giá - Booking

Hãy nhìn lại quá trình xây dựng và quản lý hệ thống báo giá của mình và trả lời những câu hỏi sau:

  • Thời gian trung bình để tạo một báo giá là bao lâu hoặc Khách hàng mất bao lâu để nhận được Báo giá?
  • Hành trình có được trình bày theo một tiêu chuẩn nào không? Thời gian để xây dựng hành trình Tour?
  • Bảng tính giá có bỏ sót dịch vụ không? Tỷ lệ lợi nhuận có được đảm bảo không?

 

Hầu hết doanh nghiệp hiện nay khi xây dựng báo giá thường lấy giá vo do đó gặp nhiều rủi ro về việc bỏ sót dịch vụ hoặc không đảm bảo tỷ lệ lợi nhuận tối thiểu dẫn đến tổ chức tour gần như hoà vốn hoặc lỗ. Đặc biệt, các mẫu file báo giá, chương trình tour khi gửi tới khách hàng không được chau chuốt về mặt nhận diện dễ làm mất điểm đối với khách hàng. Có thể khách không ưu tiên về yếu tố chi phí mà quan tâm đến phong cách làm việc chuyên nghiệp và sự tận tâm của nhân viên để quyết định đặt dịch vụ.

Vậy, nếu ứng dụng phần mềm điều hành và quản lý doanh nghiệp du lịch TravelMaster thì quy trình tạo có thể được tối ưu như thế nào? Dưới đây là một số ưu điểm hàng đầu:

  • Tạo báo giá nhanh chóng tiện lợi bằng phương pháp nhân bản báo giá mẫu hoặc xây dựng mới nhưng kế thừa dữ liệu bảng giá và hành trình từ hệ thống Tour sản phẩm (Tour mẫu)
  • Cho phép xuất file bảng giá, file chương trình tour theo quy chuẩn, đảm bảo nhận diện thương hiệu và tính chuyên nghiệp
  • Dễ dàng theo dõi tình trạng báo giá

 

Đối với hệ thống Booking, việc quản lý theo file excel hay ghi nhớ thủ công thường gặp phải nhiều vấn đề và khó khăn về tình trạng và nhầm lẫn doanh các khoản thu, chi, trả lại khách hàng. Đặc biệt quản lý công nợ khách hàng không tự động nhắc kế toán hoặc người bán hàng. 

Với phần mềm điều hành du lịch TravelMaster, doanh nghiệp du lịch có thể quản lý danh sách Booking một cách dễ dàng và thuận tiện nhất. Các nghiệp vụ chiết tính giá, thêm mới hoặc điều chỉnh dịch vụ bổ sung, theo dõi tình trạng thanh toán, thêm khoản thu, xuất file bảng giá… cũng được tích hợp đầy đủ.

Điều hành tự động

Quy trình điều hành tour bằng các phương pháp truyền thống của doanh nghiệp du lịch thường gặp phải 2 vấn đề lớn sau:

Sử dụng thời gian không hiệu quả (Tốn thời gian): Các thao tác để đặt dịch vụ, kiểm tra tính khả thi của dịch vụ và xử lý các thay đổi dịch vụ trước - trong khi đi tour không phải là một quá trình ngắn. Các trường hợp full dịch vụ hoặc chi phí dịch vụ tăng đòi hỏi nhân viên điều hành cần nhiều thời gian hơn để liên hệ xác nhận dịch vụ phù hợp.

Mất kiểm soát: Mọi thứ đều ổn trước khi có yêu cầu thay đổi dịch vụ từ khách hàng hoặc phản hồi của Nhà cung cấp về tình trạng dịch vụ khi bạn không online, không ở văn phòng và bắt buộc phải bàn giao tất cả đầu mối thông tin đó cho nhân sự phụ trách khác.

Xác định là một trong những chức năng quan trọng hàng đầu của hệ thống, phân hệ Điều hành trong TravelMaster giúp doanh nghiệp du lịch:

  • Đặt dịch vụ nhanh chóng và dễ dàng ngay trên phần mềm do được kết nối với hệ thống quản lý Nhà cung cấp
  • Tiếp nhận phản hồi về tính khả thi của dịch vụ ngay trên hệ thống
  • Hạn chế tối đa sai sót trong quá trình đặt dịch vụ: bỏ sót dịch vụ, gửi nhầm liên hệ Nhà cung cấp…
  • Kiểm soát tình trạng đặt dịch vụ
  • Quản lý danh sách booking, danh sách đoàn, chi phí ước tính, thực chi, tạm ứng Hướng dẫn viên & Lái xe...
  • Thay đổi linh hoạt thông tin dịch vụ (Số lượng, Nhà cung cấp). Dễ dàng điều chỉnh mức giá phù hợp theo từng thời điểm
  • Điều hành Hướng dẫn viên, Điều hành Xe…

 

Phan-mem-TravelMaster

 

Không chỉ hỗ trợ người điều hành trong hoạt động tổ chức Tour, phần mềm TravelMaster còn bổ sung các chức năng giúp quản lý đánh giá và xếp hạng chất lượng dịch vụ. Từ đó, dễ dàng đưa ra lựa chọn Nhà cung cấp phù hợp cho các Tour về sau.

Quản lý dữ liệu Kế toán

Yêu cầu tối quan trọng nhất trong một phần mềm quản lý và điều hành tour du lịch là có phân hệ Kế toán giúp nhà Quản lý kiểm soát được rõ dòng tiền thu chi của doanh nghiệp. Ngoài ra, các nhà Quản lý còn muốn theo dõi công nợ đối với từng nhà cung cấp theo tháng, quý, năm, cũng như đối với công nợ của đại lý, khách hàng…

TravelMaster đã thỏa mãn đầy đủ tất cả những yêu cầu này của các doanh nghiệp du lịch Việt Nam với phân hệ Kế toán chính xác và chặt chẽ. Phân hệ Kế toán sẽ bao gồm các mục:

  • Quỹ: bao gồm Phiếu thu, Phiếu chi và Dự chi

Phiếu thu là chứng từ thu tiền mặt hay chuyển khoản khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán. Phiếu thu cũng là một mẫu hóa đơn thể hiện một quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền đó. Tất cả các khoản thu từ khách hàng hay đại lý sẽ được hiển thị ở đây.

Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan. Dự kiến chi sẽ bao gồm tất cả các danh mục dịch vụ đang chờ, chưa được duyệt chi ở trong booking.

  • Công nợ: Bao gồm công nợ Khách hàng và công nợ Đại lý. Tất cả các công nợ sẽ được lọc mã booking, theo ngày hoặc theo tên khách hàng/ đại lý. Và mỗi khách hàng đều có 1 bảng chi tiết công nợ riêng giúp bộ phận Kế toán kiểm soát và theo dõi công nợ tốt hơn.
  • Giảm trừ: Đối với những khách hàng có thay đổi về dịch vụ mà họ đã chọn như hủy bỏ, hay giảm số lượng sau khi tạo Booking và chuyển thực hiện sang bộ phận điều hành. Khi đó, kế toán sẽ phải tạo Giảm trừ nhằm thay đổi công nợ của khách hàng cho đúng thực tế cũng như Giảm trừ công nợ của doanh nghiệp đối với từng dịch vụ khi mà khách hàng thay đổi không chọn sử dụng nữa hoặc có thay đổi về số lượng. Đây là một tính năng ưu việt của phần mềm quản lý và điều hành tour TravelMaster.
  • Quyết toán: Khi nhà Quản lý muốn biết lãi lỗ của từng tour thì mục Quyết toán tour sẽ thể hiện rõ ràng nhất lợi nhuận mà doanh nghiệp bạn đạt được trong tour đó.
  • Doanh thu/ doanh số: Nhà Quản lý sẽ biết được Tổng doanh thu của cả công ty hay của từng nhân viên kinh doanh theo tuần, tháng, quý hay năm. Như vậy nhà Quản lý sẽ nắm bắt tình hình kinh doanh của nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác nhất và sẽ có những khen thưởng kịp thời.

 

Cập nhật báo cáo mọi lúc, mọi nơi 

Phần mềm điều hành doanh nghiệp du lịch TravelMaster hỗ trợ các nhà lãnh đạo quản lý và kiểm soát công việc một cách thông minh và chặt chẽ, nắm bắt tình hình của doanh nghiệp, hiệu suất công việc của nhân sự mọi lúc mọi nơi, không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng và không cần mất thời gian chờ đợi báo cáo từ các bộ phận. Từ đó, dễ dàng ra các quyết định đúng đắn, nhanh chóng và chính xác hơn. 

Tái cấu trúc để doanh nghiệp hoạt động tinh gọn nhưng hiệu quả cao hơn, công việc trên TravelMaster được xử lý hàng ngày một cách tự động, nhân sự dịch chuyển sang tập trung khai thác và tìm kiếm khách hàng mới gia tăng doanh số cao hơn trước- một giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể đã cho thấy tính hữu dụng và hiệu quả của TravelMaster khiến nhiều chủ doanh nghiệp tìm kiếm.

 


Nắm bắt được tầm quan trọng của việc quản lý và điều hành trong các doanh nghiệp du lịch, VietISO đã nỗ lực xây dựng và tạo ra phần mềm TravelMaster với mong muốn có thể hỗ trợ các doanh nghiệp du lịch một cách tốt nhất trong quá trình vận hành quản lý doanh nghiệp du lịch của mình. Với tiêu chí đáp ứng 5 tiêu chuẩn nêu trên và hơn thế nữa, VietISO rất mong nhận được sự đón nhận từ các doanh nghiệp du lịch. Đăng ký dùng thử phần mềm TravelMaster của chúng tôi ngay hôm nay để trải nghiệm những tính năng đặc biệt của TravelMaster và thúc đẩy cho sự phát triển doanh nghiệp của bạn.


 

Liên hệ với VietISO ngay để được tư vấn!