Với tính chất công việc đặc thù nên việc hạch toán kế toán trong các doanh nghiệp du lịch mang những đặc điểm riêng. Vậy làm thế nào để bộ phận kế toán có thể theo dõi biến động về doanh thu - chi phí tour một cách chặt chẽ và hiệu quả nhất?
Hiện nay, các phần mềm dành cho bộ phận kế toán đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp hoạt động trong mọi lĩnh vực. Phần mềm giúp xử lý các con số nhanh hơn và hoàn toàn chính xác, giảm thiểu tối đa những nhầm lẫn, sai sót phát sinh trong quá trình làm việc thủ công trước đây trên giấy tờ, sổ sách…
Riêng đối với ngành du lịch, kế toán lại cần một phần mềm hỗ trợ công việc hơn bao giờ hết bởi việc hạch toán tại các doanh nghiệp du lịch cần những thao tác nghiệp vụ riêng biệt. Các phần mềm thông thường có thể giải quyết bài toán về nghiệp vụ kế toán rất tốt, nhưng lại thiếu đi những thao tác dành riêng cho ngành.
Phần mềm TravelMaster sẽ là một giải pháp tuyệt vời cho bộ phận kế toán tại các doanh nghiệp du lịch với những tính năng được tích hợp hoàn hảo giúp tối ưu chất lượng công việc của kế toán.
Bên cạnh phân hệ Sale và phân hệ điều hành, phần mềm TravelMaster còn phát triển phân hệ kế toán để hoàn thành quy trình làm việc khép kín, có tính kết nối cao giữa các phòng ban thực hiện những nhiệm vụ chính của một doanh nghiệp du lịch.
Với các chức năng chuyên biệt của phân hệ kế toán trong phần mềm, bộ phận kế toán có thể theo dõi sát sao những biến động về doanh thu - chi phí của mọi dịch vụ và hoạt động liên quan mà doanh nghiệp đang thực hiện cung cấp cho khách hàng.
Trong vùng làm việc của phân hệ kế toán, những người thực hiện kế toán sẽ nhận được tất cả những số liệu về giá - tình trạng thanh toán - diễn biến giao dịch của các dịch vụ. Việc tiếp nhận và kiểm tra số liệu này hoàn toàn chủ động bởi thông tin dữ liệu đã được cập nhật trong hệ thống trước đó bởi bộ phận Sale và điều hành, kế toán chỉ cần vào vùng làm việc của mình để kiểm tra tình hình và giải quyết việc thu, chi, quyết toán sao cho hợp lý nhất.
Phần mềm cũng cho phép xuất file doanh thu - doanh số chi tiết để phục vụ kế toán trong việc báo cáo kết quả.
Phân hệ kế toán được chia thành 5 mục giúp bộ phận kế toán thực hiện nghiệp vụ một cách chi tiết, có hệ thống và mang lại kết quả minh bạch, chính xác.
Quỹ: Tại đây doanh nghiệp có thể biết được Tổng thu hay Tổng chi theo khoảng ngày tự chọn hoặc theo Mã của từng Booking.
- Phiếu thu là chứng từ thu tiền mặt hay chuyển khoản khi phát sinh một nghiệp vụ kế toán. Phiếu thu cũng là một mẫu hóa đơn thể hiện một quá trình giao dịch đã hoàn thành đối với khoản tiền đó. Tất cả các khoản thu từ khách hàng hay nhà cung cấp sẽ được hiển thị ở đây.
- Phiếu chi được lập nhằm ghi nhận số tiền mặt, ngoại tệ… thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản chi có liên quan.
- Dự kiến chi sẽ bao gồm tất cả các danh mục dịch vụ đang chờ, chưa được duyệt chi ở trong booking.
Công nợ: Bao gồm công nợ Khách hàng và công nợ Đại lý. Tất cả các công nợ sẽ được lọc theo mã booking, theo ngày hoặc theo tên khách hàng/nhà cung cấp. Mỗi khách hàng đều có một bảng chi tiết công nợ riêng giúp bộ phận kế toán kiểm soát và theo dõi công nợ tốt hơn.
Giảm trừ: Khách hàng có thể có những thay đổi về dịch vụ mà họ đã chọn như hủy bỏ, hay giảm số lượng sau khi tạo Booking và chuyển thực hiện sang bộ phận điều hành. Khi đó, kế toán sẽ phải tạo Giảm trừ nhằm thay đổi công nợ của khách hàng cho đúng thực tế cũng như Giảm trừ công nợ của doanh nghiệp đối với từng dịch vụ khi mà khách hàng thay đổi không chọn sử dụng nữa hoặc có thay đổi về số lượng. Đây được xem là một tính năng vô cùng ưu việt của phần mềm TravelMaster.
Thao tác Giảm trừ công nợ khách hàng
Quyết toán: Khi nhà Quản lý muốn biết lãi lỗ của từng tour thì mục Quyết toán tour sẽ thể hiện rõ ràng nhất lợi nhuận mà doanh nghiệp đạt được từ tour đó.
Doanh thu/ doanh số: Người quản lý doanh nghiệp sẽ biết được Tổng doanh thu của cả công ty hay của từng nhân viên kinh doanh theo tuần, tháng, quý hay năm. Như vậy người quản lý sẽ nắm bắt tình hình kinh doanh của nhân viên một cách nhanh chóng, chính xác nhất và sẽ có những khen thưởng kịp thời. Từ kết quả doanh thu/ doanh số, doanh nghiệp cũng sẽ đưa ra những phương hướng điều chỉnh về chiến lược kinh doanh để đạt được những mục tiêu tiếp theo.
Phân hệ kế toán của TravelMaster giúp doanh nghiệp quản lý tốt hơn các sản phẩm và tài chính của mình, từ đó có những đánh giá chi tiết về tình hình phát triển chung của doanh nghiệp đồng thời kiểm soát chất lượng công việc của từng thành viên. Nếu doanh nghiệp du lịch của bạn đang tìm một giải pháp cho bộ phận kế toán, liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ thêm về phần mềm TravelMaster.
