Cập nhật 16.10.2018 | Quản trị
Trong công ty lữ hành, Điều hành viên chịu trách nhiệm liên hệ với các nhà cung cấp để đặt các dịch vụ có trong tour của khách hàng. Trước đây, các công việc này chủ yếu được thực hiện thông qua gọi điện, nhắn tin hoặc soạn email một cách thủ công, gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất lao động. Đặc biệt khi số lượng Booking tăng lên, Điều hành viên dễ rơi vào tình trạng quá tải, chậm trễ thậm chí bỏ sót dịch vụ làm ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Nhận thấy những bất cập này, đội ngũ phát triển Phần mềm TravelMaster đã tích hợp tính năng đặt dịch vụ tự động, giúp quy trình trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Điều hành viên chỉ cần thao tác đơn giản bằng cách chọn “Đặt dịch vụ” trên hệ thống.
Ngay lập tức, hệ thống sẽ tạo một email tự động với nội dung chuẩn hóa, bao gồm đầy đủ thông tin về dịch vụ như tên khách hàng, dịch vụ, số lượng dịch vụ, thời gian sử dụng, giá dịch vụ. Email này sẽ được gửi trực tiếp đến nhà cung cấp. Nhờ đó, Điều hành viên không chỉ tiết kiệm tối đa thời gian mà còn đảm bảo nội dung đặt dịch vụ luôn chính xác và chuyên nghiệp.
Gửi Email đặt dịch vụ tự động là một trong những tính năng vượt trội của phân hệ điều hành trong TravelMaster
Ngoài ra, phần mềm cũng hỗ trợ nhà cung cấp phản hồi email theo hai cách: trả lời trực tiếp qua email hoặc phản hồi thông qua biểu mẫu bằng cách nhấn vào đường link đính kèm. Khi nhà cung cấp thực hiện phản hồi qua biểu mẫu, hệ thống sẽ tự động cập nhật trạng thái trên phần mềm, giúp điều hành viên nhanh chóng nắm bắt tình trạng xác nhận dịch vụ.
Một trong những tính năng vượt trội của phân hệ điều hành trong TravelMaster là linh hoạt thay đổi dịch vụ theo yêu cầu của khách hàng. Trong suốt quá trình điều hành tour, việc thay đổi dịch vụ là điều khó tránh khỏi do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan. Nếu quy trình này không được quản lý chặt chẽ, doanh nghiệp có thể gặp nhiều rủi ro như nhầm lẫn trong việc cập nhật thông tin, chồng chéo trong việc đặt dịch vụ gây gián đoạn trong quá trình điều hành tour.
Phần mềm TravelMaster hỗ trợ thêm mới, thay đổi, hủy dịch vụ một cách nhanh chóng và chính xác. Mọi điều chỉnh theo yêu cầu khách hàng hay phát sinh từ thực tế đều được xử lý một cách kịp thời, chính xác. Nhờ đó, quy trình quản lý dịch vụ trở nên hiệu quả hơn, giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính nhất quán. Điều này không chỉ nâng cao trải nghiệm khách hàng mà còn tối ưu hóa hiệu suất kinh doanh và tăng cường lợi thế cạnh tranh.
>>> Xem thêm: Nghiệp vụ Thêm mới - Thay đổi - Hủy dịch vụ Tour trên Phần mềm du lịch TravelMaster
TravelMaster với tính năng tự động ghép xe sẽ giúp người điều hành giải quyết bài toán về việc xếp xe một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất. Người điều hành chỉ cần chọn đúng các đoàn cần ghép xe. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số người của các đoàn này và đưa ra chiếc xe có lượng ghế gần nhất với số người đó. Cụ thể như sau:
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 7 chỗ cho booking 4 khách
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 16 chỗ cho booking 15 khách
Bảng chiết tính tour với số chỗ của xe theo từng khoảng khách
Một trong những điểm vượt trội của Phần mềm TravelMaster là khả năng kết nối và tích hợp với Nền tảng số iTourism, giúp đồng bộ hóa hệ thống Hướng dẫn viên du lịch trên toàn quốc. Doanh nghiệp có thể tìm kiếm Hướng dẫn viên theo ngôn ngữ, theo mã số thẻ và kiểm tra thông tin Hướng dẫn viên trước khi hợp tác. Điều này giúp loại bỏ rủi ro khi thuê hướng dẫn viên tự do, nâng cao chất lượng dịch vụ và tối ưu hiệu quả vận hành.
Không chỉ hỗ trợ tìm kiếm, TravelMaster giúp doanh nghiệp quản lý lịch làm việc của hướng dẫn viên một cách khoa học và linh hoạt. Điều hành viên có thể nhanh chóng lọc lịch theo thời gian để xác định những ngày còn trống hoặc đã được phân công, theo dõi chi tiết công việc và tour mà hướng dẫn viên được sắp xếp,...Nhờ đó, việc xếp lịch và điều phối hướng dẫn viên không chỉ chính xác, kịp thời mà còn mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Trong hoạt động điều hành xe, TravelMaster giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình từ xếp lịch xe, phân bổ chỗ ngồi cho khách theo số ghế có sẵn đến theo dõi thông tin chi tiết về phương tiện như: thông tin xe, bao gồm biển số, loại xe, tài xế, tình trạng hoạt động và lịch trình di chuyển, giúp bộ phận điều hành dễ dàng kiểm soát việc vận hành.
Đặc biệt, TravelMaster cho phép doanh nghiệp xem lại toàn bộ quá trình điều hành xe giúp đánh giá hiệu quả khai thác phương tiện và đưa ra quyết định tối ưu cho những lần điều phối tiếp theo. Với tính năng này, doanh nghiệp không chỉ tiết kiệm thời gian, nâng cao khả năng kiểm soát mà còn cải thiện đáng kể chất lượng dịch vụ vận chuyển trong mỗi hành trình tour.
Ngoài các tính năng trên, Phần mềm TravelMaster giúp người điều hành có thể in ra nội dung chương trình tour, phiếu đặt dịch vụ, theo dõi Tour qua Sổ Tour,...giúp điều hành viên nắm bắt chi tiết thông tin tour, bao gồm danh sách dịch vụ, nhà cung cấp, tình trạng đặt chỗ và thanh toán, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý và điều phối tour.
.png)
