Với sự phát triển của công nghệ, giờ đây công việc của những người điều hành trong các công ty du lịch sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều nếu họ biết khai thác các tính năng thông minh của phần mềm TravelMaster.
Cùng khám phá xem những tính năng ấy là gì và chúng có ảnh hưởng tích cực tới công việc điều hành tour như thế nào.
1. ĐẶT DỊCH VỤ QUA EMAIL CÓ SẴN
Người điều hành trong các công ty du lịch có nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt các dịch vụ có trong tour của khách hàng. Cách thông thường để thực hiện công việc này là gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email - những thao tác được lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất lao động.
Nhận ra “bất cập” này, đội ngũ phát triển sản phẩm đã đưa vào phần mềm một tính năng vô cùng hữu ích giúp việc liên hệ trở nên nhanh chóng và thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty. Đó là tính năng đặt dịch vụ qua email có sẵn trên hệ thống.
Thay vì gọi điện trình bày nội dung hay soạn một đoạn tin dài để thông báo cho phía cung cấp dịch vụ, giờ đây những nội dung ấy đã tự động có trong một email mẫu trên hệ thống. Người điều hành chỉ cần chọn “Đặt dịch vụ” và phía nhà cung cấp sẽ ngay lập tức nhận được yêu cầu.
Thêm một tính năng cũng vô cùng hữu ích ở phân đoạn này là phía nhà cung cấp sẽ trả lời thư bằng cách ấn chọn vào đường link có trong email. Sau thao tác này, hệ thống phần mềm sẽ tự động cập nhật cho người điều hành biết rằng nhà cung cấp đã xác nhận yêu cầu.
Như vậy, bộ phận điều hành chỉ cần làm việc trên phần mềm mà không phải mất thời gian vào việc kiểm tra hộp thư nữa.
2. LINH HOẠT THAY ĐỔI DỊCH VỤ THEO YÊU CẦU KHÁCH HÀNG
Sau khi bộ phận Sale chuyển giao các booking sang cho bộ phận điều hành, nếu như có bất kì thay đổi nào bộ phận Sale sẽ lại phải tiếp nhận? Điều này là không cần thiết bởi ở giai đoạn này, chính người điều hành sẽ tự mình thay đổi các dịch vụ trên hệ thống theo yêu cầu của khách hàng. Tính năng chỉnh sửa dịch vụ có trong phân hệ điều hành của phần mềm giúp người điều hành giải quyết các vấn đề của khách hàng nhanh hơn và tổng thể quy trình làm việc của họ cũng trở nên linh hoạt hơn khi có thể chủ động sắp xếp công việc.
3. CHẾ ĐỘ GHÉP XE THÔNG MINH
Trong S.I.C tour, người điều hành tour sẽ giải quyết bài toán về việc xếp xe thế nào một cách nhanh nhất và thuận tiện nhất cho công việc của chính mình và doanh nghiệp?
TravelMaster với tính năng tự động ghép xe sẽ giúp người điều hành thực hiện công việc này.
Người điều hành chỉ cần chọn đúng các đoàn cần ghép xe. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số người của các đoàn này và đưa ra chiếc xe có lượng ghế gần nhất với số người đó.
Nếu không có phần mềm, người điều hành sẽ phải lặp lại công việc liên hệ với dịch vụ xe. Chế độ ghép xe tự động thực sự là một tính năng thông minh và rất cần thiết.
Cụ thể như sau:
- Đặt BKK1 có 4 khách, sử dụng xe ô tô 7 chỗ
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 7 chỗ cho booking 4 khách
- Đặt BKK2 có 15 khách, sử dụng xe ô tô 16 chỗ
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 16 chỗ cho booking 15 khách
- Như vậy số khách của 2 booking này là: 04 + 15 = 19 (khách). Sau khi chuyển thực hiện, hệ thống sẽ ghép số khách của 2 booking này vào một xe và check số chỗ của xe gần nhất trong bảng chiết tính tour.
Bảng chiết tính tour với số chỗ của xe theo từng khoảng khách
Sau khi chuyển thực hiện BKK1 và BKK2 thì dịch vụ Xe ô tô đã ghép số khách vào 1 xe 29 chỗ
Hệ thống linh hoạt trong việc ghép các booking vào một xe có số chỗ phù hợp hơn
Vậy đối với những trường hợp các đoàn muốn tách xe để đi riêng thì sao? Cơ chế linh hoạt, mềm dẻo của phần mềm vẫn hoàn toàn hỗ trợ người điều hành thực hiện việc tách xe này. Dù tách lẻ 10 đoàn hay tách một đoàn ra khỏi xe có 10 đoàn, thao tác thực hiện trên hệ thống cũng không quá phức tạp cho người điều hành.
4. CHỦ ĐỘNG XẾP LỊCH CHO HƯỚNG DẪN VIÊN
Việc liên hệ và điều phối hướng dẫn viên cũng được người điều hành thực hiện tương tự như với các nhà cung cấp dịch vụ khác. Các hướng dẫn viên sẽ nhận được email thông báo về lịch trình chuyến đi và phản hồi lại cho người điều phối biết khả năng tham gia của mình.
Với những công ty có sẵn đội hướng dẫn viên, việc điều phối sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều bởi người điều hành sẽ tự chủ động phân bổ nhân sự của mình vào các thời gian thích hợp theo bảng lịch trình có sẵn.
5. KIỂM SOÁT THÔNG TIN CHẶT CHẼ
Người điều hành tour phải giám sát hoạt động của tour để đảm bảo chuyến đi diễn ra thuận lợi và các dịch vụ được đưa đến khách hàng một cách đầy đủ, tận tâm nhất. Phần mềm TravelMaster giúp người điều hành có thể in ra nội dung chương trình tour, phiếu đặt dịch vụ… để tiện theo dõi lịch trình và kiểm soát thời gian, chất lượng tốt hơn. Ngoài ra phần mềm cũng cung cấp cho bộ phận điều hành mục Sổ tour để họ nắm được chi tiết thông tin các dịch vụ có trong tour, dịch vụ này đã được đặt của nhà cung cấp nào, đã được thanh toán hay chưa…
