Một trong những vấn đề mà các công ty du lịch đang gặp phải đó là sử dụng một số tiền lớn để mua phần mềm nhưng lại không thể vận hành và sử dụng phần mềm thành công cho doanh nghiệp của mình. Việc vận hành và sử dụng phần mềm cần có sự chuẩn bị kỹ càng về toàn bộ quy trình, bên cạnh đó, yếu tố con người cũng là một trong những nhân tố quan trọng mà chúng ta cần quan tâm. Hãy xem xét những lý do dưới đây:

 1. Không có sự hỗ trợ và tổ chức hiệu quả từ cấp trên

Việc vận hành và sử dụng thành công phần mềm điều hành công ty du lịch phần lớn phụ thuộc vào cách tổ chức của lãnh đạo công ty. Đơn giản là phần mềm không thể được vận hành và sử dụng trong công ty khi không có sự phân công và giao việc cụ thể từ giám đốc. Với tình trạng như vậy, nhân viên có thể thiếu sự tập trung và quan tâm tới phần mềm dẫn đến việc đầu tư vào phần mềm có thể không mang lại kết quả nào.

2. Xác định mục tiêu không chính xác

Một sai lầm lớn mà các doanh nghiệp du lịch thường mắc phải đó là cố gắng giới thiệu phần mềm tới nhân viên nhưng lại không dành thời gian cho các nhân viên tiếp cận và làm quen với phần mềm. Nếu mục tiêu khộng được xác định rõ ràng, những nhân viên sẽ không có sự cố gắng trong quá trình tiếp cận và sử dụng phần mềm, vì vậy, việc vận hành sẽ không được thực hiện theo kế hoạch hoặc không mang lại kết quả như mong đợi.

3. Chưa có sự tìm hiểu và nghiên cứu chuyên sâu về phần mềm

Bạn cần đầu tư thời gian vào việc tìm ra giải pháp tốt nhất cho doanh nghiệp của mình và nghiên cứu những phần mềm khác nhau để có thể đưa ra một quyết định đúng đắn. Bên cạnh đó, việc lường trước những vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong quá trình vận hành và tham khảo nhiều tài liệu khác nhau từ những nguồn khác nhau (báo, blog, tin tức) giúp hỗ trợ giới thiệu phần mềm tới nhân viên cũng là một việc cần lưu ý.

4. Phần mềm đã mua không đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp

Việc lựa chọn một phần mềm điều hành du lịch không phù hợp với nhu cầu của công ty có thể gây tổn thất lên tới 10 lần. Những lý do có thể là:

- Bạn đang cố gắng mua phần mềm với giá thấp nhất có thể. Thông thường, trong trường hợp này bạn sẽ không quan tâm nhiều đến việc áp dụng phần mềm vào giải quyết các vấn đề mà công ty gặp phải.

- Bạn không biết công ty mình cần gì và đưa ra quyết định dựa trên những thông tin mà bạn có được khi tìm hiểu về những phần mềm rẻ tiền.

- Bạn quá vội vàng khi mua phần mềm mà không có sự xem xét và cân nhắc về các thông số, tính năng và chất lượng vận hành của phần mềm.

- Bạn không tham khảo ý kiến của nhân viên khi quyết định mua phần mềm. Bên cạnh đó, bạn không nắm được những vấn đề mà nhân viên của mình gặp phải mỗi ngày và công việc hàng ngày của họ là gì.

5. Thiếu sự tham gia của nhân viên và không xác định người quản lý công việc

Những nhân viên trong công ty là những người đóng vai trò quan trọng trong sự thành công của công ty. Việc chỉ chú tâm tới những tính năng quan trọng trên phần mềm sẽ làm cho việc hiểu tổng quan về phần mềm của các nhân viên không được tốt. Trong khi đó, mục tiêu bạn muốn đạt được đó là các nhân viên của mình có thể hiểu toàn bộ quy trình của phần mềm từ vận hành đến các thao tác làm việc trên phần mềm. Bên cạnh đó, việc không xác định người chịu trách nhiệm giới thiệu và hướng dẫn sử dụng phần mềm tới nhân viên trong công ty cũng làm cho việc giới thiệu và áp dụng phần mềm không đạt hiệu quả.

6. Truyền tải thông tin không đầy đủ

Nhân viên cần nắm được các thông tin và thay đổi trong công ty. Tất cả các bộ phận làm việc trên phần mềm cần có sự tương tác lẫn nhau. Sự thiếu hiểu biết về vận hành, hệ thống và thiếu nhận thức về những lợi ích mà phần mềm có thể mang lại cho công ty cũng là một trong những nhân tố dẫn tới sự truyền tải thông tin kém.

7. Những mong đợi không thực tế

Khi bạn không thực sự tham gia vào việc vận hành phần mềm, bạn sẽ không thể biết được phần mềm có đáp ứng được những mong đợi của mình hay không. Hãy dành thời gian điều chỉnh tất cả những thay đổi theo mong muốn và hướng dẫn nhân viên một cách chi tiết về phần mềm. Lưu ý rằng việc yêu cầu quá nhiều thay đổi có thể làm cho thời gian tìm hiểu và tiếp cận phần mềm kéo dài lâu hơn và thậm chí gây tốn kém cho công ty.

8. Không thực hiện theo kế hoạch hoặc chỉ dựa vào kế hoạch riêng của bản thân

Làm việc theo kế hoạch là một trong những nhân tố quan trọng trong việc thực hiện thành công bất cứ việc gì và đặc biệt đối với việc vận hành phần mềm. Người hướng dẫn vận hành và sử dụng phần mềm sẽ giúp bạn hiểu về phần mềm và tiếp cận một cách nhanh nhất. Vì vậy hãy lắng nghe những gì họ nói.

Người hướng dẫn sử dụng phần mềm sẽ đề xuất cho bạn một lịch trình hướng dẫn tùy thuộc vào các phân hệ trên phần mềm và yêu cầu của công ty. Hãy cố gắng thực hiện theo lịch trình này để có thể được hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách bài bản và không lãng phí thời gian.

9. Bỏ lỡ việc hướng dẫn và không có hướng dẫn

Yêu cầu nhân viên ở lại văn phòng muộn và bắt họ phải lắng nghe cẩn thận trong suốt quá trình hướng dẫn sử dụng phần mềm không hề là một ý tưởng hay chút nào. Vào thời điểm đó, hầu hết các nhân viên của bạn sẽ không còn tâm trí nào để chú ý tới những gì mà bạn nói. Lên kế hoạch cho quá trình hướng dẫn cùng người hướng dẫn để có thể đưa ra một quy trình hướng dẫn hiệu quả nhất. Một trong những điều quan trọng cần lưu ý đó là nhà cung cấp phần mềm cần có hướng dẫn chính xác để có thể hỗ trợ công ty một cách nhanh chóng và hiệu quả.

10. Không dành thời gian cập nhật dữ liệu

Chúng ta đều biết rằng để cập nhật 100 khách sạn lên phần mềm không phải là một việc đơn giản và có thể được thực hiện một cách nhanh chóng. Nhưng việc kéo dài quá trình này càng làm cho tình trạng trở nên tồi tệ hơn. Khi mua một phần mềm điều hành du lịch, bạn cần sẵn sàng và chuẩn bị về thời gian để cập nhật dữ liệu về những sản phẩm mà bạn kinh doanh lên phần mềm. Như vậy bạn sẽ không cần thực hiện công việc này mỗi ngày mà chỉ cần thay đổi giá khi cần thiết. 

Trên đây là "10 lý do sử dụng phần mềm điều hành công ty du lịch không hiệu quả" mà chúng tôi gửi tới các bạn. Nếu bạn đang băn khoăn hay cần tư vấn về việc ứng dụng phần mềm quản trị và điều hành du lịch trong kế hoạch Chuyển đổi số doanh nghiệp của mình, hãy liên hệ ngay với VietISO để được tư vấn chi tiết!