Cập nhật 06.06.2023 | Quản trị
Tuy nhiên, việc tổ chức tour cho một nhóm lớn như vậy cũng đi kèm với không ít rắc rối mà nếu xử lý không tốt thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với sự không hài lòng của khách hàng. Làm thế nào để cung cấp trải nghiệm tuyệt vời, được cá nhân hoá cho từng người trong một nhóm lớn? Ở bài viết này chúng tôi sẽ chỉ bạn một số mẹo để giải quyết bài toán hóc búa này.
Group booking, hay còn gọi là booking theo nhóm, là quá trình đặt và tổ chức một chuyến du lịch cho một nhóm lớn người cùng tham gia. Thay vì mỗi người tự book tour riêng lẻ, một người đại diện nhóm sẽ tiến hành book và xử lý các yêu cầu cho cả nhóm.
Group booking thường áp dụng cho các chuyến du lịch như các tour du lịch tập thể, chuyến du lịch công ty, chuyến đi cho gia đình hoặc bạn bè, hoặc bất kỳ hoạt động du lịch nào liên quan đến việc đi cùng một nhóm đông người. Booking theo nhóm cho các tour hoặc các hoạt động hoạt động du lịch khác có thể thay đổi từ bốn người cho đến 20, 50 người hoặc hơn thế nữa.
Năm mẹo chính này sẽ giúp bạn vượt qua mọi booking theo nhóm lớn và tăng lượng booking theo nhóm của bạn theo thời gian.
Tự động hóa quy trình là bước đầu tiên bạn nên thực hiện, và nó cực kỳ đơn giản. Nếu bạn đang sử dụng hệ thống booking trực tuyến, hãy đảm bảo rằng bạn đã tự động hóa việc giao tiếp với khách hàng, bao gồm nhắc nhở và yêu cầu đánh giá sau. Điều này sẽ đảm bảo rằng mỗi người trong nhóm khách hàng lớn mà bạn nhận thông tin liên lạc sẽ nhận được tin nhắn rõ ràng và cá nhân hóa mà không cần bạn phải làm gì thêm. Tin nhắn tự động có thể hỗ trợ trải nghiệm tích cực của khách hàng, giảm thiểu số lượng khách không xuất hiện và tăng cường đánh giá và lời chứng thực từ khách hàng.
Bạn cần thực hiện tự động hoá quy trình để quản lý các nhóm khách lớn dễ hơn
Thỉnh thoảng, việc tìm các công ty Du lịch-Lữ hành đã thiết lập tốt cho các booking theo nhóm có thể gặp khó khăn, vì vậy nếu bạn muốn có nhiều booking theo nhóm lớn hơn, thì bạn nên tự mình quảng bá. Hãy xem xét những điều sau:
Thiết kế và quảng bá các gói tour theo nhóm có thời lượng dài hơn hoặc bao gồm dịch vụ ăn uống, tuỳ thuộc vào nhu cầu của khách hàng.
Cung cấp giảm giá hoặc ưu đãi cho các booking theo nhóm với mức giá tối thiểu nhất định.
Đăng video hoặc ảnh về những trải nghiệm trước đây của các nhóm khách lớn của bạn trên mạng xã hội của bạn để mọi người khác có thể thấy được những trải nghiệm thú vị như thế nào.
Cung cấp mức giá thương mại cho các lựa chọn du lịch team building hoặc các hình thức du lịch thương mại khác.
Khi bạn được biết đến là một người thân thiện với các nhóm khách du lịch lớn và mọi người đưa ra nhiều đánh giá tích cực về trải nghiệm nhóm của họ với bạn, bạn sẽ có vị trí hoàn hảo để tăng số lượng booking theo nhóm của mình và giảm thiểu việc để trống bất kỳ ngày nào.
Để tạo ra trải nghiệm vui vẻ, gắn kết và đáng nhớ cho các booking theo nhóm lớn và đồng thời tăng doanh thu, hãy cung cấp các dịch vụ bổ sung. Các nhóm thường quan tâm đến việc bổ sung những yếu tố đặc biệt vào booking của họ. Dưới đây là một số ví dụ:
Bạn có thể nâng cấp tùy chọn rượu sâm banh cho bữa sáng sau chuyến bay khinh khí cầu.
Nếu bạn sở hữu xe buýt của công ty, bạn có thể cung cấp dịch vụ đưa đón từ và đến các địa điểm trong thành phố.
Bạn cũng có thể cung cấp gói bổ sung trong đó mọi người trong nhóm đều nhận được ảnh hoặc video về trải nghiệm của họ.
Gia đình và nhóm bạn bè có thể quan tâm đến việc đầu tư vào một gói ảnh để lưu giữ những kỷ niệm đáng nhớ từ ngày lễ hay sinh nhật.
Bằng cách cung cấp những dịch vụ này, bạn sẽ không chỉ mang lại trải nghiệm tốt cho các booking theo nhóm, mà còn tạo ra nguồn doanh thu tăng cao.
Hãy cung cấp các dịch vụ bổ sung để tạo ra các trải nghiệm đặc biệt cho khách hàng
Nếu có thể, việc có hai hoặc nhiều hướng dẫn viên du lịch hoặc nhân viên túc trực để hỗ trợ booking theo nhóm lớn sẽ mang lại một số lợi ích mà bạn có thể:
Tối ưu hóa trải nghiệm của khách hàng
Tối ưu hóa các chiến lược quản lý rủi ro của bạn
Ủy quyền nhân viên để xử lý các khía cạnh khác nhau: ví dụ, một người tập trung vào vấn đề an toàn, và người khác cung cấp thông tin, giới thiệu điểm đến cho khách
Một số hệ thống quản trị doanh nghiệp Lữ hành sẽ bao gồm khả năng phân bổ nhân viên và nguồn lực cho các chuyến tham quan cụ thể, làm cho loại hình quản lý này trở nên đơn giản.
Booking cho nhóm lớn có thể mất thời gian và chuẩn bị thêm, những điều này trở nên dễ dàng hơn với phần mềm quản trị doanh nghiệp Lữ hành phù hợp. Trước ngày diễn ra, hãy chắc chắn:
Kiểm tra bảng điều khiển booking và danh sách ngày hàng ngày để xem liệu bạn có cần sắp xếp bất kỳ món ăn không chứa gluten hoặc chay nào hay không.
Lập kế hoạch trải nghiệm dựa trên các nhóm tuổi khác nhau hoặc cấp độ thể lực trong nhóm.
Ghi nhớ tên và sở thích để cung cấp dịch vụ cá nhân hóa.
Một gợi ý thêm cho các nhà điều hành: Nếu bạn sử dụng isoCMS, một nền tảng quản lý kinh doanh du lịch trực tuyến, để quản lý các booking (thông qua hệ thống Booking Engine tích hợp trong nền tảng) và Travel Master, một công cụ quản trị doanh nghiệp lữ hành, bạn sẽ có thể quản lý toàn bộ quá trình tour 360 độ, từ việc giảm thiểu lỗi sót cho đến tổ chức hiệu quả. Điều này đảm bảo rằng không ai trong nhóm khách lớn bị bỏ lại phía sau.
Hãy chuẩn bị thật kĩ để hạn chế các sai sót
Booking theo nhóm có thể giúp tận dụng công suất, tăng kinh doanh trong những thời điểm yên tĩnh và mang đến nhiều khách hàng hài lòng hơn, những người có thể chia sẻ về thương hiệu của bạn.
Khi bạn đã sẵn sàng tiếp nhận và thu hút các nhóm với những mẹo trên, bạn sẽ có thể đón chào mỗi booking theo nhóm mà không gặp bất kỳ áp lực nào đi kèm với những booking phức tạp này.
Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản trị doanh nghiệp Lữ hành mạnh mẽ với khả năng tích hợp linh hoạt, chúng tôi rất vui được giới thiệu TravelMaster đến bạn. Hãy đăng ký sử dụng phiên bản demo ngay hôm nay tại đây.
Nếu bạn thích bài viết này, hãy chắc chắn theo dõi blog của VietISO để cập nhật những kiến thức hay ho và thông tin mới nhất của ngành Du lịch.
