Quản lý booking là nhiệm vụ tất yếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp du lịch. Khi quản lý đúng tiêu chuẩn chúng ta mới có thể xử lý nhanh chóng để phục vụ khách hàng tốt hơn. Tuy nhiên hiện nay các doanh nghiệp vẫn còn khá loay hoay trong việc quản lý booking dẫn đến phát sinh những rắc rối không đáng có. Vậy thực trạng này đang diễn ra thế nào và bằng cách nào có thể giải quyết triệt để nhất? Cùng VietISO thảo luận trong bài viết dưới đây.

Thực trạng quản lý booking trong các doanh nghiệp du lịch hiện nay

Booking là một quy trình khép kín. Nó được tạo ra từ những yêu cầu về giá, dịch vụ hay các booking có sẵn, sau đó được nhà cung cấp xác nhận và người thực hiện booking sẽ chờ xác nhận từ khách hàng. Sau khi booking đã được xác nhận hoàn toàn, booking đó cũng có thể bị hủy. Như vậy, tình trạng của booking là không cố định mà thay đổi theo thời gian và phụ thuộc các nhân tố trực tiếp ảnh hưởng đến nó như nhà cung cấp, khách hàng… 

Để có thể kiểm soát các booking đòi hỏi người thực hiện booking (thường là bộ phận Sale) trong các doanh nghiệp du lịch phải linh hoạt, có kĩ năng quản lý tốt để luôn luôn nắm được tình trạng và thực hiện các công việc liên quan để hoàn thành booking đó. 

Tuy nhiên, đang tồn tại những thực trạng và cũng là khó khăn cho các doanh nghiệp du lịch trong quản lý booking hiện nay:

• Việc quản lý booking được thực hiện thủ công, không có quy trình dẫn đến kiểm soát lỏng lẻo, xảy ra nhiều sai sót. Các dữ liệu thuộc về booking được người thực hiện ghi nhận trên các công cụ văn phòng như word, excel hay thậm chí trên sổ sách.
• Mỗi giai đoạn biến đổi của booking được thể hiện trên bảng làm việc bằng cách xóa tình trạng cũ và ghi lại tình trạng mới. Đây chính là một bất cập bởi khi phải quản lý khối lượng lớn booking, việc xóa - thêm mới không đảm bảo tính đầy đủ và chính xác. Nếu không được ghi nhận kịp thời, chúng ta không thể xử lý các booking đang trong quá trình chờ duyệt và từ đó ảnh hưởng rất lớn đến quan hệ đối tác, khách hàng. 
• Nhân sự cũng là vấn đề chúng ta cần quan tâm. Khi một nhân sự rời đi, doanh nghiệp hay chính nhân sự này cũng không dễ dàng bàn giao công việc cho người mới bởi trước đó việc ghi nhận thông tin không được thực hiện chặt chẽ, dẫn đến hiện tại không nhận biết được đâu là booking đang hoạt động, đâu là booking cần đặt dịch vụ… 

Thắt chặt quản lý booking với sự hỗ trợ của phần mềm 

Các phần mềm ra đời với mục đích duy nhất là hỗ trợ công việc cho con người. Vậy tại sao các doanh nghiệp du lịch không áp dụng phần mềm vào vận hành để giảm bớt sự phức tạp của quá trình quản lý booking? 

Hệ thống quản lý booking của phần mềm sẽ mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như:

• Linh hoạt thay đổi tình trạng booking, giúp kiểm soát chặt chẽ và đồng bộ. 
• Phần mềm đã cài đặt sẵn các chế độ thể hiện tình trạng có thể xảy ra đối với một booking. Việc của người quản lý các booking này chỉ đơn giản là chuyển trạng thái bằng cách tích chọn để xác nhận tình trạng hoạt động.