Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch: Giải pháp Chuyển đổi số Ngành Du lịch địa phương

1. Thực trạng quản lý tài nguyên du lịch 

Tài nguyên du lịch có đặc điểm đa dạng về loại hình, phân bố rộng trên nhiều địa bàn và liên quan đến nhiều cơ quan, đơn vị trong quá trình điều tra, quản lý và khai thác. Cùng với quá trình số hóa và yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu tài nguyên du lịch, lượng thông tin cần thu thập và quản lý ngày càng lớn. Tuy nhiên, phương thức quản lý tại nhiều địa phương vẫn còn những hạn chế nhất định:

• Dữ liệu tài nguyên được quản lý phân tán: Thông tin về tài nguyên được hình thành từ nhiều nguồn như hồ sơ sẵn có, kết quả điều tra, khảo sát thực tế và dữ liệu do các đơn vị cung cấp. Việc lưu trữ trên nhiều file, hồ sơ hoặc hệ thống riêng lẻ khiến thông tin chưa được tập trung thành một nguồn dữ liệu thống nhất.

• Khó chuẩn hóa và kiểm soát chất lượng dữ liệu: Dữ liệu được thu thập ở nhiều thời điểm, bởi nhiều đơn vị và theo các phương thức khác nhau nên có thể không đồng nhất về cấu trúc, cách phân loại, mức độ chi tiết hoặc nội dung thông tin. Việc rà soát, đối chiếu và xác định chất lượng dữ liệu vì vậy mất nhiều thời gian.

• Hạn chế trong cập nhật, tra cứu và khai thác thông tin: Thông tin về hiện trạng, giá trị, khả năng khai thác hoặc đơn vị quản lý tài nguyên có thể thay đổi theo thời gian. Khi dữ liệu được lưu trữ phân tán, việc xác định thông tin mới nhất, tìm kiếm hồ sơ và khai thác dữ liệu phục vụ công việc thường không thuận tiện.

• Khó tổng hợp dữ liệu phục vụ thống kê, báo cáo và quản lý: Các yêu cầu thống kê theo địa bàn, nhóm tài nguyên, loại hình hoặc hiện trạng thường đòi hỏi tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn. Quá trình xử lý thủ công làm tăng thời gian tổng hợp, kiểm tra và hoàn thiện báo cáo.

• Dữ liệu điều tra chưa được kết nối với quá trình quản lý lâu dài: Kết quả điều tra tạo ra lượng thông tin quan trọng về tài nguyên du lịch nhưng có thể được lưu dưới dạng hồ sơ, bảng tính hoặc các tập tin riêng biệt sau khi hoàn thành. Việc tiếp tục cập nhật, theo dõi và khai thác nguồn dữ liệu này trong các hoạt động quản lý sau điều tra vì vậy chưa thực sự thuận lợi.

Những hạn chế trên đang tạo ra khoảng cách giữa lượng dữ liệu tài nguyên được thu thập và khả năng sử dụng dữ liệu trong công tác quản lý thực tế. Khi thông tin chưa được tổ chức và duy trì một cách thống nhất, việc theo dõi hiện trạng, tra cứu, tổng hợp và khai thác tài nguyên vẫn phụ thuộc nhiều vào phương thức xử lý thủ công. Đây là bối cảnh đặt ra yêu cầu về một phương thức quản lý phù hợp hơn với quy mô và đặc điểm dữ liệu tài nguyên du lịch hiện nay.

2. Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch là gì?

Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch là phần mềm chuyên biệt được thiết kế để quản lý thông tin và dữ liệu về tài nguyên du lịch trong phạm vi một địa phương hoặc đơn vị quản lý. Phần mềm cung cấp môi trường thống nhất để tổ chức và quản trị dữ liệu tài nguyên theo các tiêu chí, nhóm thông tin và phạm vi quản lý được xác định.

Đối tượng quản lý là các tài nguyên du lịch thuộc phạm vi điều tra, kiểm kê và quản lý của địa phương. Thông tin về tài nguyên được cập nhật và quản lý xuyên suốt trên hệ thống, tạo cơ sở cho cơ quan quản lý theo dõi, kiểm soát và khai thác dữ liệu trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Phần mềm có thể được triển khai cho Sở Du lịch, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch và các cơ quan, đơn vị có liên quan đến công tác quản lý tài nguyên du lịch tại địa phương.

3. Vai trò của phần mềm quản lý tài nguyên du lịch

Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch tạo ra môi trường quản lý tập trung cho dữ liệu tài nguyên, giúp cơ quan chuyên môn tổ chức và sử dụng thông tin thuận tiện hơn trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý tại địa phương. Vai trò của phần mềm được thể hiện ở các khía cạnh chính sau:

4. Chức năng chính của phần mềm quản lý tài nguyên du lịch

Xét theo nghiệp vụ quản lý, phần mềm quản lý tài nguyên du lịch cần đáp ứng các chức năng xuyên suốt vòng đời của dữ liệu: từ thu thập thông tin, hình thành hồ sơ tài nguyên, cập nhật và kiểm soát dữ liệu đến tra cứu, thống kê và khai thác phục vụ quản lý. Tùy theo phạm vi triển khai và yêu cầu quản lý của từng địa phương, các nhóm chức năng có thể được tổ chức như sau: 

5. Các yêu cầu đối với phần mềm quản lý tài nguyên du lịch

Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch cần phù hợp với đặc điểm dữ liệu và mô hình quản lý của từng địa phương. Bên cạnh khả năng đáp ứng các nghiệp vụ chuyên môn, hệ thống cần bảo đảm dữ liệu được tổ chức thống nhất, cập nhật lâu dài và có thể khai thác hiệu quả trong nhiều hoạt động quản lý. 

Một phần mềm đáp ứng được các yêu cầu trên sẽ có vai trò lớn hơn một công cụ lưu trữ hồ sơ tài nguyên. Hệ thống trở thành một lớp quản trị dữ liệu chuyên ngành, có khả năng tiếp nhận dữ liệu từ nhiều nguồn, duy trì dữ liệu theo thời gian và cung cấp dữ liệu cho các hệ thống khác trong hệ sinh thái số của địa phương.

6. Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý tài nguyên du lịch

Khi lựa chọn phần mềm quản lý tài nguyên du lịch, cần đánh giá đồng thời giải pháp công nghệ, mô hình dữ liệu, khả năng tích hợp và năng lực triển khai. Một số tiêu chí quan trọng gồm:

• Mức độ phù hợp với bài toán quản lý của địa phương: Đánh giá khả năng số hóa và vận hành các quy trình quản lý thực tế, bao gồm quản lý hồ sơ tài nguyên, điều tra, đánh giá, cập nhật hiện trạng, theo dõi và khai thác dữ liệu. Hệ thống cần có khả năng thích ứng với cơ cấu tổ chức, phạm vi địa bàn và phương thức quản lý của từng địa phương.

• Khả năng cấu hình và chuẩn hóa mô hình dữ liệu: Kiểm tra khả năng thiết lập danh mục, nhóm tài nguyên, trường dữ liệu, biểu mẫu, tiêu chí phân loại và các mối quan hệ dữ liệu theo yêu cầu chuyên ngành. Cấu trúc dữ liệu cần đủ linh hoạt để mở rộng khi địa phương bổ sung loại tài nguyên hoặc thay đổi yêu cầu quản lý.

• Năng lực GIS và quản lý dữ liệu không gian: Không chỉ kiểm tra việc phần mềm có bản đồ hay không, mà cần đánh giá khả năng quản lý tọa độ, lớp dữ liệu không gian, liên kết GIS với hồ sơ tài nguyên, truy vấn theo vị trí và mở rộng các lớp bản đồ phục vụ quản lý.

• Khả năng tiếp nhận, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu hiện có: Đánh giá phương án xử lý dữ liệu đang được lưu trữ dưới nhiều dạng như Excel, hồ sơ điện tử, cơ sở dữ liệu cũ hoặc dữ liệu GIS. Nhà cung cấp cần có khả năng mapping, làm sạch, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu trước khi đưa vào hệ thống mới, hạn chế việc địa phương phải nhập lại toàn bộ dữ liệu đã có.

• Khả năng liên thông trong kiến trúc dữ liệu của địa phương và ngành: Kiểm tra kiến trúc tích hợp, API, cơ chế trao đổi và đồng bộ dữ liệu với các hệ thống liên quan. Đặc biệt cần xem xét khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu chuyên ngành của cơ quan quản lý cấp trên, trung tâm dữ liệu hoặc nền tảng dữ liệu của địa phương, LGSP và các hệ thống dùng chung theo kiến trúc chính quyền số được triển khai.

• Khả năng chia sẻ và tái sử dụng dữ liệu: Đánh giá khả năng cung cấp dữ liệu cho các hệ thống khác như cổng thông tin du lịch, bản đồ du lịch, hệ thống quản lý điểm đến, nền tảng quảng bá hoặc các ứng dụng phân tích dữ liệu. Cần xác định rõ phương thức chia sẻ, phạm vi dữ liệu và cơ chế kiểm soát quyền khai thác.

• Khả năng vận hành mô hình quản lý đa cấp, đa đơn vị: Kiểm tra cách hệ thống tổ chức cơ quan, đơn vị, địa bàn và vai trò người dùng; khả năng phân định trách nhiệm tạo lập, cập nhật, kiểm tra, phê duyệt và khai thác dữ liệu giữa các đơn vị tham gia.

• Khả năng bảo đảm an toàn và truy vết dữ liệu: Đánh giá cơ chế xác thực, phân quyền, sao lưu, phục hồi, ghi nhật ký và truy vết thay đổi. Đối với dữ liệu được cập nhật bởi nhiều đơn vị, cần xác định được nguồn tạo lập và quá trình thay đổi dữ liệu khi phát sinh nhu cầu kiểm tra, đối soát.

• Khả năng mở rộng và phát triển hệ thống: Xem xét khả năng mở rộng số lượng tài nguyên, địa bàn, người dùng, nguồn dữ liệu, lớp GIS và các nghiệp vụ mới mà không phải thay đổi toàn bộ kiến trúc hệ thống. Kiến trúc công nghệ cũng cần hạn chế sự phụ thuộc vào một công nghệ hoặc cấu phần độc quyền gây khó khăn cho việc phát triển về sau.

• Năng lực và kinh nghiệm của đơn vị triển khai: Đánh giá năng lực thực tế trong khảo sát nghiệp vụ, xây dựng mô hình dữ liệu, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu, triển khai GIS, tích hợp hệ thống, đào tạo người dùng và vận hành sau triển khai. Kinh nghiệm với các dự án dữ liệu chuyên ngành và cơ quan quản lý nhà nước là một lợi thế quan trọng.

7. Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch iTourismID

Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch iTourismID được xây dựng để giải quyết bài toán quản lý tài nguyên du lịch trên môi trường số, trong đó dữ liệu về tài nguyên được tập hợp và quản lý thống nhất thay cho việc lưu trữ rời rạc theo từng hồ sơ, bảng tính hoặc nguồn dữ liệu. Cách tiếp cận này cho phép địa phương hình thành một cơ sở dữ liệu chung về tài nguyên, phục vụ công tác quản lý trên cùng một hệ thống.

Điểm quan trọng của mô hình là dữ liệu được quản lý theo đối tượng tài nguyên và được duy trì trong quá trình sử dụng. Thông tin hình thành từ các nguồn khác nhau có thể được đưa vào cùng cấu trúc dữ liệu; các thay đổi về tài nguyên trong quá trình quản lý tiếp tục được cập nhật trên dữ liệu hiện có. Nhờ đó, dữ liệu được hình thành qua nhiều thời điểm và từ nhiều đầu mối vẫn có thể được quản lý trong cùng một hệ thống thay vì tạo ra các bộ dữ liệu độc lập.

Với cách tổ chức này, iTourismID tạo cơ sở để địa phương chuyển từ quản lý thông tin tài nguyên theo từng hồ sơ sang quản lý dữ liệu tài nguyên theo một mô hình thống nhất, có thể sử dụng ở nhiều phạm vi quản lý và tiếp tục mở rộng khi nhu cầu dữ liệu phát triển. Đây cũng là cơ sở để dữ liệu tài nguyên được kết nối với các hoạt động và hệ thống liên quan trong quá trình chuyển đổi số du lịch.

8. Kết luận

Phần mềm quản lý tài nguyên du lịch giúp địa phương số hóa, tập trung và khai thác dữ liệu tài nguyên phục vụ công tác quản lý. Khi lựa chọn giải pháp, cần xem xét đồng thời khả năng đáp ứng nghiệp vụ, mô hình dữ liệu, hạ tầng công nghệ và định hướng phát triển dữ liệu của địa phương.

Với khả năng đáp ứng các yêu cầu về quản lý dữ liệu, bản đồ, khai thác thông tin và mở rộng hệ thống, phần mềm quản lý tài nguyên du lịch iTourismID là lựa chọn phù hợp cho các địa phương đang từng bước xây dựng cơ sở dữ liệu và chuyển đổi phương thức quản lý tài nguyên du lịch.