QUẢN LÝ TOUR HIỆU QUẢ & TIẾT KIỆM với TravelMaster

Tham gia cùng gần 1,000 doanh nghiệp sử dụng. TravelMaster là hệ thống quy trình khép kín trong vận hành và quản lí doanh nghiệp du lịch. Giúp bạn và doanh nghiệp của bạn kết nối quản lí điều hành công ty du lịch mọi nơi trên thế giới . Dễ dàng thiết lập, sử dụng và quản lý, cho phép bạn làm việc thông minh hơn và tập trung vào những gì quan trọng trong Công ty du lịch của mình.

Blog / Phần mềm

Bí quyết giúp người điều hành tour làm việc hiệu quả với đối tác

Làm thế nào để người điều hành tour giải quyết thật tốt công việc của mình, đồng thời có thể gây dựng nên hình ảnh chuyên nghiệp trong mắt đối tác? Bài viết dưới đây sẽ gợi ý cho các bạn một bí quyết để có thể trở thành người điều hành tour thành công.

Người điều hành tour phải đảm nhiệm rất nhiều công việc để thu xếp các chương trình du lịch cho du khách, trong đó có 3 công việc chính là: liên hệ đặt dịch vụ (nhà hàng, khách sạn…) - sắp xếp xe - điều hành hướng dẫn viên. Nếu tại công ty lữ hành họ làm việc không có sẵn các dịch vụ này, họ sẽ phải liên hệ và trực tiếp làm việc với các bên cung cấp các dịch vụ ấy để đảm bảo sẽ hình thành lên một chuyến đi hoàn chỉnh cho khách hàng. 

Dieu hanh tour lien he voi nha cung cap

Công việc liên hệ với các đối tác này không yêu cầu quá nhiều nghiệp vụ phức tạp, nhưng đòi hỏi người điều hành phải có kĩ năng xử lý các đầu việc nhanh và chính xác, hơn hết là cần xây dựng một quy trình cụ thể và thông minh để giảm tải những thao tác mang tính chất lặp lại khi có quá nhiều booking cần xử lý. 

Với phần mềm TravelMaster, việc liên hệ của người điều hành sẽ trở nên linh hoạt hơn bởi những tính năng của phần mềm sẽ giúp rút ngắn thời gian, tự động thực hiện những thao tác thủ công trước đây.

Cụ thể hơn, chúng ta sẽ xem xét việc liên hệ với các đối tác được người điều hành tour thực hiện thông qua phần mềm như thế nào. 

1. Đối với các nhà cung cấp  

Người điều hành trong các công ty du lịch có nhiệm vụ liên hệ với các nhà cung cấp để đặt các dịch vụ có trong tour của khách hàng. Cách thông thường để thực hiện công việc này là gọi điện, nhắn tin hoặc gửi email - những thao tác được lặp đi lặp lại gây lãng phí thời gian và giảm hiệu suất lao động. 

Phần mềm TravelMaster sẽ hỗ trợ người điều hành với tính năng đặt dịch vụ qua email có sẵn trên hệ thống. 

Thay vì gọi điện trình bày nội dung hay soạn một đoạn tin dài để thông báo cho phía cung cấp dịch vụ, giờ đây những nội dung ấy đã tự động có trong một email mẫu trên hệ thống. Người điều hành chỉ cần chọn “Đặt dịch vụ” và phía nhà cung cấp sẽ ngay lập tức nhận được yêu cầu. 

Thêm một tính năng cũng vô cùng hữu ích ở phần mềm là phía nhà cung cấp có thể trả lời thư bằng cách ấn chọn vào đường link có trong email và điền thông tin vào một bảng mẫu. Sau thao tác này, hệ thống sẽ tự động cập nhật cho người điều hành biết rằng nhà cung cấp đã xác nhận yêu cầu. 

Như vậy, bộ phận điều hành chỉ cần làm việc trên phần mềm mà không phải mất thời gian vào việc kiểm tra hộp thư nữa.

2. Đối với nhà xe

Nhà xe cũng là một loại hình nhà cung cấp, bởi vậy việc liên hệ cũng được thực hiện tương tự - đó là qua email tự động. Nhưng ngoài việc liên hệ, người điều hành còn phải chịu trách nhiệm về việc bố trí, sắp xếp xe sao cho hợp lý về số lượng và chi phí cho khách hàng. 

Người điều hành chỉ cần chọn đúng các đoàn cần ghép xe. Hệ thống sẽ tự động tính tổng số người của các đoàn này và đưa ra chiếc xe có lượng ghế gần nhất với số người đó. 

Nếu không có phần mềm, người điều hành sẽ phải lặp lại công việc liên hệ với dịch vụ xe. Chế độ ghép xe tự động thực sự là một tính năng thông minh và rất cần thiết.

Cụ thể như sau:
- Đặt BKK1 có 4 khách, sử dụng xe ô tô 7 chỗ
Dat booking xe co 7 choBảng chiết tính Sale hiển thị xe 7 chỗ cho booking 4 khách
- Đặt BKK2 có 15 khách, sử dụng xe ô tô 16 chỗ
            Dat booking xe co 16 cho
Bảng chiết tính Sale hiển thị xe 16 chỗ cho booking 15 khách
- Như vậy số khách của 2 booking này là: 04 + 15 = 19 (khách). Sau khi chuyển thực hiện, hệ thống sẽ ghép số khách của 2 booking này vào một xe và check số chỗ của xe gần nhất trong bảng chiết tính tour.
           ghep xe cho cac booking

Bảng chiết tính tour với số chỗ của xe theo từng khoảng khách


Sau khi chuyển thực hiện BKK1 và BKK2 thì dịch vụ Xe ô tô đã ghép số khách vào 1 xe 29 chỗ


Hệ thống linh hoạt trong việc ghép các booking vào một xe có số chỗ phù hợp hơn 
Vậy đối với những trường hợp các đoàn muốn tách xe để đi riêng thì sao? Cơ chế linh hoạt, mềm dẻo của phần mềm vẫn hoàn toàn hỗ trợ người điều hành thực hiện việc tách xe này. Dù tách lẻ 10 đoàn hay tách một đoàn ra khỏi xe có 10 đoàn, thao tác thực hiện trên hệ thống cũng không quá phức tạp cho người điều hành.

3. Đối với hướng dẫn viên

Việc liên hệ và điều phối hướng dẫn viên cũng được người điều hành thực hiện tương tự như với các nhà cung cấp dịch vụ khác. Các hướng dẫn viên sẽ nhận được email thông báo về lịch trình chuyến đi và phản hồi lại cho người điều phối biết khả năng tham gia của mình. 
Với những công ty có sẵn đội hướng dẫn viên, việc điều phối sẽ trở nên thuận tiện hơn nhiều bởi người điều hành sẽ tự chủ động phân bổ nhân sự của mình vào các thời gian thích hợp theo bảng lịch trình có sẵn. 
            Bang phan cong cong viec cho huong dan vien
Thông qua việc sử dụng phần mềm TravelMaster, người điều hành không chỉ giúp hình thành cho bản thân mình và công ty một quy trình làm việc chặt chẽ, chính xác mà còn xây dựng niềm tin cho đối tác về một đơn vị chuyên nghiệp, linh hoạt. Các thao tác được thực hiện nhanh chóng sẽ đưa cho người điều hành thêm nhiều thời gian và cơ hội để tập trung vào những việc quan trọng hơn. 
Bạn muốn tìm hiểu thêm về phần mềm du lịch TravelMaster? Liên hệ ngay với chúng tôi. 

Liên hệ với VietISO ngay để được tư vấn!


Chủ đề liên quan

Đăng ký nhận KHUYẾN MÃI mới nhất