Cách phân biệt portal với một ứng dụng web hoặc hệ thống quản trị nội dung

Giới thiệu

Hiện tại trên thị trường có khá nhiều giải pháp hoặc sản phẩm portal, mỗi sản phẩm có một sắc thái riêng, sử dụng công nghệ riêng, phụcvụ cho đối tượng riêng, ... và vô hình chung sự "đa dạng" này dẫn tới tình trạng khó chọn lựa một giải pháp phù hợp với nhu cầu cụ thể. Vì vậy, bài viết này nhằm mục đích cung cấp một cách thức phân biệt giữa giải pháp portal với một ứng dụng web hay một phần mềm quản trị nội dung, từ đó bạn có thể lựa chọn giải pháp phù hợp của nhiều nhà cung cấp, đảm bảo việc ứng dụng CNTT với portal là đúng hướng, mà không giới hạn portal phải theo một công nghệ nào.

Trước hết, cần lưu ý là mỗi portal được phát triển mới hoặc cung cấp từ những hệ thống có bản quyền thương mại đều tập trung giải quyết một lớp vấn đề nghiệp vụ cụ thể và thực tế, vì vậy không phải mọi tính năng về portal đều phải có trên portal mà bạn muốn kiểm nghiệm.

Lưu ý thứ hai là các tiêu chí được sử dụng để đánh giá nhằm phân biệt giữa portal với một ứng dụng web hay hệ thống quản trị nội dung là các tính năng bắt buộc phải có đối với một portal như đã giới thiệu trong bài viết về khái niệm portal.

Lưu ý thứ ba là bài viết này không có ý định đánh giá đối với những sản phẩm portal thương mại nổi tiếng trên toàn thế giới như IBM WebSphere Portal, ExoPortal, BEA Portal, Oracle Portal, ... mà phù hợp để sử dụng đánh giá các sản phẩm/giải pháp portal ở thị trường Việt Nam (do các doanh nghiệp Việt Nam phát triển hoặc triển khai).

Các bước phân biệt/đánh giá

1. Khả năng cá nhân hoá (Personalization)

Để đánh giá tính năng này, bạn cần yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức hệ thống cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau hoặc nhiều cấp độ người dùng khác nhau. Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Nếu với 2 người dùng khác nhau hoặc với 2 cấp độ sử dụng (quyền) khác nhau và thông tin hiển thị vẫn giống nhau, thì bạn có thể kết luận ngay rằng hệ thống này không có phép cá nhân hoá thông tin, và có thể đi đến kết luận cuối cùng rằng đó không phải là hệ thống portal.
2. Nếu với 2 cấp độ khác nhau, thông tin được sử dụng có sự khác nhau thì có thể đi đến kết luận hệ thống này cho phép cá nhân hoá thông tin theo thẩm quyền sử dụng.

2. Khả năng tích hợp nhiều loại thông tin (Content aggregation):

Đây là một đặc tính quan trọng bậc nhất của hệ thống portal, đặc tính này thể hiện portal có thể mở rộng được hay không. Đặc tính này thể hiện qua thuật ngữ "ghép là chạy", có nghĩa là khi cần mở rộng thêm thành phần (module) dịch vụ mới, thì chỉ cần điều chỉnh và tích hợp lại thông tin của module dịch vụ đó một cách đơn giản, nhanh chóng và tức thì đối với hệ thống mà không phải biên dịch lại hoặc viết lại mã chương trình.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức hệ thống tích hợp thông tin từ nhiều module dịch vụ khác nhau của hệ thống, ví dụ như hiển thị một nội dung bài viết trong một màn hình, bên cạnh đó là danh sách các chủ đề thảo luận trong forum. Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Nếu nhà cung cấp khi bổ sung ứng dụng/dịch vụ vào portal mà phải “bẻ” mã (code) của website ra để viết thêm module về màn hình, các liên kết trang, các truy cập cơ sở dữ liệu mới, một hệ thống phân quyền sử dụng mới, v.v... thì hệ thống đó không gọi là có tính mở được, vậy kết luận là hệ thống không có khả năng tích hợp ứng dụng theo kiểu “ghép là chạy”, và có thể kết luận ngay hệ thống đó không phải là giải pháp portal.
2. Nếu hệ thống cho phép "ghép" các ứng dụng lại với nhau, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp thay đổi nguồn hoặc kênh thông tin của các ứng dụng đã tích hợp, nếu không thế thì kết luận "đó là hệ thống giả portal" chứ không phải là giải pháp portal.
3. Nếu có thể tích hợp thêm ứng dụng dịch vụ, loại bỏ ứng dụng dịch vụ cũ thì kết luận hệ thống có tính năng mở, có thể tích hợp được ứng dụng và có thể là giải pháp portal.

3. Khả năng xuất bản thông tin theo tiêu chuẩn (Content syndication):

Một trong những đặc tính quan trọng của portal là xuất bản thông tin cho người dùng cuối qua các tiêu chuẩn đã được công bố và thừa nhận trên toàn thế giới. Với các dữ liệu được xuất bản theo tiêu chuẩn này, người dùng cuối có thể khai thác, sử dụng mà không cần thông qua giao diện tương tác của hệ thống mà sử dụng một số phần mềm của hãng thứ 3.

Hiện tại có nhiều chuẩn xuất bản thông tin, nhưng tất cả các chuẩn xuất bản thông tin được ủng hộ và sử dụng nhiều nhất trên thế giới đều lấy cơ sở ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XML (eXtensible Markup Language) làm nền tảng, đáng kể là RDF (Resource Description Format), RSS (Realy Simple Syndication), NITF (News Industry Text Format), NewsML và ATOM Syndication Format. Hiện tại có 2 tiêu chuẩn được sử dụng rộng rãi nhất là RSS và ATOM.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức hệ thống xuất bản thông tin từ một hoặc nhiều module dịch vụ khác nhau thành các tài liệu theo tiêu chuẩn RSS hoặc ATOM. Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Nếu nhà cung cấp không có khái niệm gì về RSS hay ATOM, thì có thể kết luận ngay rằng hệ thống của nhà cung cấp này không có khả năng xuất bản thông tin theo tiêu chuẩn.
2. Nếu hệ thống có thể xuất bản tài liệu ra tiêu chuẩn RSS, nhưng cần phải "bẻ" mã chương trình ra chỉnh sửa lại thì có thể kết luận hệ thống có khả năng xuất bản thông tin với chuẩn nhưng không phải là portal.
3. Nếu có khả năng xuất bản ngay tức thì nội dung thành RSS, bạn hãy yêu cầu xuất bản thông tin có đầy đủ nội dung chứ không chỉ tóm tắt như tài liệu RSS đã cung cấp, nếu nhà cung cấp không thể làm được hoặc không thể đưa ra được hướng giải quyết cụ thể thì có thể kết luận rằng hệ thống có khả năng xuất bản thông tin theo tiêu chuẩn nhưng chưa đầy đủ.
4. Nếu hệ thống cho phép xuất bản thành RSS và ATOM, chứa đầy đủ nội dung thông tin thì có thể kết luận hệ thống có khả năng đầy đủ để xuất bản thông tin với tiêu chuẩn công nghiệp.
5. Nếu nhà cung cấp đưa ra được giải pháp đồng bộ dữ liệu giữa nhiều hệ thống bằng tài liệu theo tiêu chuẩn như ATOM hay SSE (Simple Sharing Extension for ATOM and RSS) thì có thể kết luận rằng đó là hệ thống rất mạnh trong xuất bản thông tin.

4. Hỗ trợ nhiều môi trường hiển thị thông tin (Multidevice support):

Đây là một tính năng phụ nhưng khá quan trọng vì với xu thế hiện tại, người sử dụng có thể dùng nhiều loại thiết bị để truy cập hệ thống tại nhiều địa điểm khác nhau.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu nội dung được hiển thị trên thiết bị cầm nay như PDA, Pocket PC, iPhone, Nokia 9500, ... Nếu không thể hiển thị được trên các thiết bị này, có thì kết luận là hệ thống không hỗ trợ hiển thị dữ lilệu ở môi trường và thiết bị khác nhau.

5. Khả năng đăng nhập một lần (Single Sign On - SSO):

Tính năng này là một trong các tính năng tối quan trọng của giải pháp portal, vì số lượng người dùng và dịch vụ ứng dụng sẽ tăng dần theo thời gian. Khi hệ thống cung cấp tính năng này, người sử dụng chỉ cần đăng nhập đúng một (01) lần duy nhất khi bắt đầu sử dụng hệ thống, mỗi khi dịch chuyển giữa các màn hình làm việc hoặc các module nghiệp vụ thì không cần phải đăng nhập lại, và khi đó các thành phần của hệ thống phải tự nhận biết được đó là người sử dụng nào, thẩm quyền đến đâu.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức đăng nhập hệ thống, sau đó sử dụng ít nhất là 3 module nghiệp vụ (ví dụ: quản trị nội dung, diễn đàn, chia sẻ tài liệu). Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Nếu mỗi khi dịch chuyển sang các module nghiệp vụ mới, người dùng phải đăng nhập lại thì kết luận hệ thống không hỗ trợ khả năng SSO, và đây không phải là giải pháp portal.
2. Nếu khi dịch chuyển giữa các module nghiệp vụ vẫn xác định được người dùng, bạn hãy đăng xuất (thoát - sign out/log out) và quay về sử dụng một module nghiệp vụ khác, nếu thấy hệ thống vẫn nhận ra người dùng (mặc dù đã sign-out) thì có thể kết luận đó là hệ thống giả lập tính năng SSO, và đó không phải là giải pháp portal.
3. Nếu đăng nhập và đăng xuất đều tốt (không bị lỗi trong 2 tình huống trên), thì có thể kết luận hệ thống có hỗ trợ SSO. Khi đó bạn hãy yêu cầu điều hướng sử dụng sang một tên miền khác đang dùng chính hệ thống này, nếu vẫn giữ được thông tin đăng nhập thì kết luận là đã hỗ trợ SSO tốt, nếu không thì kết luận là hỗ trợ SSO chưa tốt.
4. Đồng thời, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp kết nối với hệ thống quản trị người dùng chuyên nghiệp với tiêu chuẩn LDAP để xác thực người dùng (ví dụ: đăng nhập bằng tài khoản của Microsoft Windows Domain của chính doanh nghiệp bạn), nếu không thể thực hiện thì kết luận rằng tính năng SSO chưa toàn vẹn, nếu được thì khẳng định tính năng SSO đã rất tốt.

Chú ý rằng tính năng này rất quan trọng nếu bạn có ý định triển khai hệ thống thông tin trong nội bộ doanh nghiệp, nếu với mỗi một module dịch vụ hoặc hệ thống riêng rẽ mà phải dùng tài khoản riêng, thì đó là "ác mộng" đối với tất cả các người dùng trong tổ chức của bạn.

6. Khả năng quản trị portal (Portal administration):

Tính năng này xác định cách thức hiển thị thông tin cho người dùng cuối với nhiều cách thức và nguồn khác nhau. Tính năng này không chỉ đơn giản là thiết lập các giao diện người dùng với các chi tiết đồ hoạ (look-and-feel), với tính năng này người quản trị phải định nghĩa được các thành phần thông tin, các kênh tương tác với người sử dụng cuối, định nghĩa nhóm người dùng cùng với các quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức điều chỉnh các màn hình hiển thị thông tin, tạo lập các nguồn thông tin khác nhau với nhiều thẩm quyền sử dụng thông tin.Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Nếu nhà cung cấp phải “bẻ” mã (code) của hệ thống ra thì mới điều chỉnh hoặc bổ sung được các nguồn thông tin hay màn hình hiển thị thì có thể kết luận ngay hệ thống đó không phải là giải pháp portal.
2. Nếu hệ thống cho phép điều chỉnh được, bạn hãy yêu cầu thay đổi các vị trí hiển thị của các khối thông tin, thay đổi các nội dung sẽ hiển thị trong một vài khối thông tin, nếu khi đó nhà cung cấp lại bắt buộc phải sửa mã chương trình thì kết luận ngay rằng hệ thống không có khả năng và đó không phải là giải pháp portal. Nếu được thì kết luận đó hệ thống có khả năng cho phép nhà quản trị thay đổi thông tin, nguồn tin, ... khi cần.

7. Khả năng quản trị người dùng (Portal user management):

Tính năng này cung cấp các khả năng quản trị người dùng cuối, tuỳ thuộc vào đối tượng sử dụng của hệ thống. Tại đây, người sử dụng có thể tự đăng ký trở thành thành viên hoặc được người quản trị tạo lập và gán quyền sử dụng tương ứng. Đồng thời, hệ thống phải hỗ trợ và tích hợp công việc quản trị và xác thực người dùng bằng tiêu chuẩn công nghiệp LDAP. Mặt khác, phân quyền sử dụng phải mềm dẻo và có thể thay đổi được khi cần.

Để kiểm định tính năng này, bạn hãy yêu cầu nhà cung cấp trình diễn hoặc giới thiệu cách thức đăng ký tài khoản hoặc người quản trị tạo lập tài khoản sử dụng mới trong hệ thống, tạo lập các nhóm quyền sử dụng và gán các quyền sử dụng này cho thành viên. Tại đây có thể có nhiều kết quả khác nhau, như:

1. Việc đăng ký tài khoản mới hoặc tạo lập tài khoản mới rất đơn giản, nhưng không thể tạo lập các nhóm quyền sử dụng mới mà chỉ dùng được các nhóm quyền sử dụng sẵn có của hệ thống, thì kết luận hệ thống không hỗ trợ khả năng quản trị người dùng, và đây không phải là giải pháp portal.
2. Nếu việc đăng ký/tạo tài khoản mới và tạo lập các nhóm sử dụng mới suôn sẻ, hãy yêu cầu nhà cung cấp gán quyền sử dụng nào đó trong một module nghiệp vụ cụ thể với nhóm người sử dụng này. Sau khi thực hiện xong, người sử dụng mới không thể khai thác được theo quyền đã được cấp thì kết luận hệ thống không thực sự hỗ trợ quản trị người dùng vì đó chỉ là "giả lập", và khi đó hệ thống này không thể gọi là portal được. Nếu tất cả đều hoạt động tốt, kết luận là đã hỗ trợ tốt tính năng quản trị người dùng.
3. Nếu đã hỗ trợ tốt tính năng quản trị người dùng, hãy yêu cầu nhà cung cấp điều chỉnh là cấu hình để hệ thống kết nối với hệ thống quản trị người dùng chuyên nghiệp với tiêu chuẩn LDAP, sử dụng hệ thống LDAP này để xác thực người dùng (ví dụ: đăng nhập bằng tài khoản của Microsoft Windows Domain của chính doanh nghiệp bạn), nếu không thể thực hiện thì kết luận rằng tính năng quản trị người dùng chưa hỗ trợ tiêu chuẩn công nghiệp, nếu thực hiện được ngay thì kết luận hệ thống đã hoàn thiện trong tính năng quản trị người dùng.

Kết luận

1. Nếu hệ thống chỉ thoả mãn từ 5 tính năng nêu trên trở xuống (thoả mãn 5 hoặc thoả mãn ít hơn 5 tính năng) thì kết luận đó là ứng dụng web hoặc phần mềm quản trị nội dung chứ không phải là giải pháp portal.
2. Nếu thoả mãn 6 tính năng 1,2,3,5,6,7 mà không thoả mãn tính năng 4 (support multi-device) thì kết luận đó thực sự là giải pháp portal, và có ghi chú kèm bên cạnh là sử dụng tối ưu trên máy tính.
3. Nếu thoả mãn tất cả cả 7 tính năng trên, thì đó thực sự là giải pháp portal và có khả năng hoạt động trên nhiều môi trường/thiết bị khác nhau.